集團會務公司管理制度?一、總則（一）目的為規范集團會務公司的運營管理，提高會議服務質量和效率，確保各項會議活動順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于集團會務公司全體員工，包括但不限于會議策劃、場地布置、設備維護、接待服務等崗位人員。（三）基本原則1.服務至上原則：以客戶需求為導向，提供優質、高效、專業的會議服務，確保客戶滿意度。2.規范運作原則：建立健全各項管理制度和工作流程，確保會務服務工作規范化、標準化。3.團隊協作原則：強調團隊成員之間的溝通、協作與配合，共同完成會議服務任務。4.創新發展原則：鼓勵員工積極創新，不斷提升會議服務的質量和水平，滿足市場多樣化需求。二、組織架構與職責（一）組織架構集團會務公司設立總經理、副總經理、各部門經理及員工崗位，形成層級分明、分工明確的組織架構。（二）職責分工1.總經理職責全面負責會務公司的運營管理工作，制定公司發展戰略和年度經營計劃。負責與集團及客戶的溝通協調，確保公司業務順利開展。監督各部門工作執行情況，對重大問題進行決策。2.副總經理職責協助總經理開展工作，負責分管部門的日常管理。組織制定分管部門的工作計劃和工作流程，確保工作有序進行。對分管部門的工作質量和效率進行監督和評估，提出改進意見。3.部門經理職責負責本部門的團隊建設和員工管理，組織員工培訓和績效考核。制定本部門的工作計劃和預算，確保各項工作任務按時完成。與其他部門密切協作，共同完成會議服務項目。4.員工職責按照公司規定和工作流程，認真完成本職工作任務。積極參加公司組織的培訓和學習活動，不斷提升自身業務能力。及時反饋工作中遇到的問題，提出合理化建議。三、會議策劃與組織（一）需求溝通1.與客戶建立溝通機制，詳細了解會議的主題、目的、時間、地點、參會人數、會議議程等需求信息。2.安排專人負責與客戶對接，確保溝通順暢，及時解答客戶疑問。（二）方案制定1.根據客戶需求，組織相關人員制定會議策劃方案，包括會議場地選擇、會議議程安排、餐飲服務、住宿安排、設備租賃、宣傳推廣等內容。2.方案應具有可操作性和預算合理性，經客戶確認后實施。（三）組織實施1.按照會議策劃方案，協調各部門開展會議籌備工作，明確各部門職責和工作時間節點。2.定期召開籌備會議，檢查工作進展情況，及時解決存在的問題。3.在會議召開前，對會議場地、設備、餐飲、住宿等進行全面檢查和調試，確保各項準備工作就緒。四、場地布置與設備管理（一）場地布置1.根據會議主題和客戶需求，設計合理的場地布置方案，營造良好的會議氛圍。2.安排專業人員進行場地布置，確保布置效果符合要求，按時完成布置任務。3.會議結束后，及時清理場地，恢復原狀。（二）設備管理1.建立設備臺賬，對會議所需的音響、燈光、投影儀、麥克風等設備進行詳細登記。2.定期對設備進行維護保養，確保設備正常運行。3.在會議召開前，對設備進行調試和檢查，確保設備性能良好。4.會議結束后，及時對設備進行清理和入庫保管，防止設備損壞和丟失。五、接待服務管理（一）接待準備1.了解參會人員的基本信息，包括姓名、職務、性別、聯系方式等。2.根據參會人員的身份和需求，安排相應的接待規格和服務內容。3.準備好接待資料，如會議資料、歡迎牌、禮品等。（二）接待流程1.參會人員到達前，安排專人在指定地點迎接，并引導至簽到臺簽到。2.為參會人員提供茶水、咖啡等飲品，安排專人協助辦理入住手續。3.在會議期間，為參會人員提供必要的服務支持，如會議引導、資料分發、餐飲服務等。4.會議結束后，安排專人送別參會人員，并收集反饋意見。六、餐飲與住宿管理（一）餐飲管理1.根據會議規模和客戶需求，制定合理的餐飲方案，包括菜品選擇、用餐形式、用餐時間等。2.選擇資質良好的餐飲供應商，簽訂合作協議，確保餐飲質量和食品安全。3.在會議期間，安排專人負責餐飲服務，及時了解參會人員的用餐需求，提供優質的餐飲服務。4.會議結束后，與餐飲供應商進行結算。（二）住宿管理1.根據參會人員的住宿需求，選擇合適的酒店或住宿場所，簽訂合作協議。2.協助參會人員辦理入住和退房手續，提供必要的服務支持。3.對住宿場所的服務質量進行監督和檢查，及時解決存在的問題。七、安全與應急管理（一）安全管理1.建立健全安全管理制度，加強對會議場地、設備、人員等方面的安全管理。2.對會議場地進行安全檢查，消除安全隱患，確保參會人員的人身和財產安全。3.加強對員工的安全教育，提高員工的安全意識和應急處理能力。（二）應急管理1.制定應急預案，明確應急處置流程和責任分工。2.定期組織應急演練，提高應對突發事件的能力。3.在會議期間，密切關注可能出現的突發事件，及時采取有效措施進行處置。八、財務管理（一）預算管理1.根據會議策劃方案，編制會議服務預算，包括場地租賃、設備租賃、餐飲住宿、人員薪酬、宣傳推廣等費用。2.嚴格控制預算執行，確保各項費用支出在預算范圍內。3.定期對預算執行情況進行分析和評估，及時調整預算。（二）費用報銷1.制定費用報銷制度，明確報銷流程和審批權限。2.員工按照規定填寫費用報銷單，附上相關發票和憑證，經部門經理審核后報財務部門。3.財務部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。九、人事管理（一）人員招聘1.根據公司業務發展需要，制定人員招聘計劃。2.通過多種渠道發布招聘信息，吸引優秀人才應聘。3.對應聘人員進行面試、筆試等考核，擇優錄用。（二）培訓與發展1.建立員工培訓體系，根據員工崗位需求和職業發展規劃，制定培訓計劃。2.組織內部培訓和外部培訓，提高員工的業務能力和綜合素質。3.為員工提供晉升機會和職業發展通道，激勵員工積極進取。（三）績效考核1.制定績效考核制度，明確考核指標和考核標準。2.定期對員工進行績效考核，考核結果與員工薪酬、晉升、獎勵等掛鉤。3.根據績效考核結果，對員工進行績效反饋和輔導，幫助員工改進工作。十、客戶關系管理（一）客戶維護1.建立客戶檔案，記錄客戶基本信息、會議需求、服務反饋等內容。2.定期回訪客戶，了解客戶對會議服務的滿意度，及時解決客戶提出的問題。3.為客戶提供優質的售后服務，增強客戶忠誠度。（二）客戶拓展1.制定客戶拓展計劃，積極開拓新客戶。2.參加行業展會、商務活動等，宣傳公司品