集成公司文檔管理制度?一、總則（一）目的為加強公司文檔管理，確保公司各類文檔的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，促進公司規范化運作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集成公司總部及各分支機構的所有部門和員工。（三）定義1.文檔：指公司在經營管理活動中形成的各種形式的信息記錄，包括但不限于文件、報告、合同、協議、圖紙、圖表、數據、電子郵件等。2.電子文檔：以電子形式存儲的文檔，如辦公軟件生成的文檔、掃描件、電子表格、演示文稿等。3.紙質文檔：以紙張為載體的文檔，如打印文件、手寫記錄、圖紙等。二、文檔管理職責（一）綜合管理部1.負責制定和完善公司文檔管理制度，并監督執行。2.設立文檔管理崗位，配備專職或兼職文檔管理人員，負責公司文檔的日常管理工作。3.負責公司各類文檔的收集、整理、歸檔、保管和查閱服務。4.定期對公司文檔管理工作進行檢查和評估，提出改進意見和建議。5.負責公司文檔管理系統的維護和更新，確保文檔管理工作的信息化、規范化。（二）各部門1.負責本部門文檔的形成、收集、整理和初步審核工作，并按照公司文檔管理制度的要求及時移交綜合管理部歸檔。2.明確本部門兼職文檔管理人員，負責本部門文檔管理工作的具體實施，并協助綜合管理部做好相關工作。3.嚴格遵守公司文檔管理制度，確保本部門文檔的安全和保密。（三）員工1.自覺遵守公司文檔管理制度，在工作中妥善保管好自己使用的文檔，不得擅自銷毀、涂改或丟失。2.按照公司文檔管理要求，及時將工作中形成的文檔提交給本部門兼職文檔管理人員或綜合管理部。3.未經批準，不得擅自查閱、復制公司機密文檔。三、文檔分類與編號（一）文檔分類1.行政文件：包括公司發布的各類規章制度、通知、通報、報告、請示、批復等。2.人事檔案：包括員工個人簡歷、入職登記表、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓記錄、績效考核記錄等。3.財務檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.業務文檔：包括項目文檔（項目計劃、項目報告、項目合同、項目圖紙等）、市場文檔（市場調研報告、營銷策劃方案、客戶資料等）、技術文檔（技術方案、技術標準、技術圖紙、技術說明書等）。5.其他文檔：不屬于上述分類的其他文檔，如會議紀要、活動記錄、榮譽證書等。（二）編號規則1.文檔編號采用"年份+部門代碼+文檔類別代碼+順序號"的格式。2.年份：取文檔形成年份的后兩位數字，如"23"表示2023年。3.部門代碼：根據公司部門設置，為每個部門分配一個兩位代碼，如綜合管理部為"01"，財務部為"02"等。4.文檔類別代碼：根據文檔分類，為每個類別分配一個兩位代碼，如行政文件為"01"，人事檔案為"02"等。5.順序號：按照文檔形成的先后順序，為每一份文檔分配一個四位順序號，從"0001"開始。例如，綜合管理部2023年第5份行政文件的編號為：2301010005。四、文檔的形成與收集（一）文檔形成1.各部門和員工在工作中應按照公司業務流程和規范要求，及時、準確地形成各類文檔。2.文檔內容應真實、完整、清晰，語言表達準確、規范，格式符合公司統一要求。3.涉及多個部門的文檔，由主辦部門負責牽頭起草，相關部門配合提供資料和意見，并會簽后形成正式文檔。（二）文檔收集1.各部門兼職文檔管理人員應定期收集本部門員工形成的文檔，確保文檔的完整性和及時性。2.對于重要會議、活動等形成的文檔，相關部門應在會議或活動結束后及時整理并提交給綜合管理部。3.員工離職時，應將本人保管的公司文檔全部移交所在部門兼職文檔管理人員或綜合管理部。五、文檔的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文檔形成的規律和特點，保持文檔之間的有機聯系。2.區分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機管理和信息檢索。（二）整理方法1.對收集到的文檔進行分類、編號、編目，填寫文檔目錄清單。2.去除文檔中的金屬物，對破損或褪色的文檔進行修復。3.按照一定順序排列文檔，如時間順序、重要程度等。4.對電子文檔進行分類存儲，并建立相應的文件夾結構，命名應規范、清晰，便于查找。（三）歸檔要求1.各部門兼職文檔管理人員應在文檔形成后的[X]個工作日內，將整理好的文檔移交綜合管理部歸檔。2.綜合管理部文檔管理人員收到移交的文檔后，應及時進行審核，對不符合要求的文檔退回原部門重新整理。3.歸檔的文檔應一式兩份，一份紙質文檔，一份電子文檔，確保兩者內容一致。4.文檔管理人員應按照檔案管理的要求，將歸檔文檔裝入檔案盒或檔案袋，并在封面和脊背標注文檔編號、名稱、保管期限等信息。六、文檔的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權益、核心機密、歷史記錄等重要文檔，如公司章程、股東會議記錄、重大合同協議、財務審計報告等。2.定期保管：30年：主要涉及公司經營管理活動中的重要業務文檔，如長期項目文檔、重要客戶資料等。10年：一般性業務文檔，如年度工作計劃、總結、一般性合同等。5年：時效性較強的文檔，如季度報表、短期項目文檔等。（二）保管方式1.紙質文檔保管：設立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保紙質文檔的安全保管。檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度和濕度適宜。按照檔案類別和保管期限，對紙質文檔進行分類存放，并建立檔案索引，便于查找。2.電子文檔保管：采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備，對電子文檔進行備份存儲，確保數據的安全性和可靠性。定期對電子文檔進行檢查和維護，防止數據丟失或損壞。建立電子文檔索引目錄，方便快速檢索和查詢。（三）保管期限的調整與銷毀1.隨著公司業務發展和時間推移，需要對文檔的保管期限進行調整時，由綜合管理部提出申請，經公司領導審批后執行。2.對于已到保管期限且無繼續保存價值的文檔，由綜合管理部組織相關部門進行鑒定，填寫《文檔銷毀申請表》，經公司領導批準后進行銷毀。3.文檔銷毀應采用安全、可靠的方式，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄，包括銷毀文檔的名稱、編號、數量、銷毀時間、銷毀方式等，銷毀記錄應保存[X]年。七、文檔的查閱與借閱（一）查閱規定1.公司員工因工作需要查閱文檔時，應填寫《文檔查閱申請表》，注明查閱文檔的名稱、編號、查閱目的等，經所在部門負責人審批后，到綜合管理部查閱。2.綜合管理部文檔管理人員應根據審批意見，提供相應的文檔，并在《文檔查閱登記表》上記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱文檔名稱及編號等信息。3.查閱文檔時，應在綜合管理部指定的地點進行，不得擅自將文檔帶出。如需復印或摘錄文檔內容，應經綜合管理部同意，并按照規定辦理相關手續。4.涉及公司機密的文檔，查閱人應嚴格遵守公司保密制度，不得向無關人員透露文檔內容。（二）借閱規定1.公司員工因工作需要借閱文檔時，應填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等，經所在部門負責人和綜合管理部負責人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人應妥善保管借閱的文檔，不得轉借他人，不得擅自涂改、復印、摘錄、銷毀文檔內容。4.借閱人歸還文檔時，應確保文檔完整無損，如有損壞或丟失，應照價賠償。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位或個人因工作需要查閱或借閱公司文檔時，應提前向公司提出書面申請，說明查閱或借閱的目的、內容、范圍等。2.經公司領導批準后，由綜合管理部安排專人陪同查閱或借閱，并按照公司相關規定辦理查閱或借閱手續。3.外部人員查閱或借閱公司文檔時，應嚴格遵守公司文檔管理制度和保密制度，不得將文檔用于與申請目的無關的其他用途。八、文檔的保密（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密、客戶信息等重要信息的文檔。2.公司尚未公開的重大決策、業務計劃、市場策略等文檔。3.其他按照公司規定需要保密的文檔。（二）保密措施1.對保密文檔進行標識，明確標注"機密"、"秘密"等字樣。2.嚴格限制保密文檔的查閱和借閱范圍，未經批準，任何人不得擅自查閱或借閱。3.在文檔的形成、傳遞、存儲、使用等過程中，采取加密、訪問控制等技術手段，確保文檔信息的安全。4.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，簽訂保密協議，明確保密責任。（三）保密責任1.公司員工應嚴格遵守公司保密制度，對接觸到的保密文檔負有保密責任。2.如發現保密文檔丟失、泄露等情況，應及時向所在部門負責人和綜合管理部報告，并采取相應的措施進行處理。3.對于違反公司保密制度的行為，公司將依法追究相關人員的責任。九、文檔管理信息化（一）建立文檔管理系統1.公司應建立統一的文檔管理系統，實現文檔的電子化存儲、檢索、借閱、審批等功能。2.文檔管理系統應具備權限管理功能，根據員工的工作職責和權限，設置不同的文檔訪問級別。3.定期對文檔管理系統進行維護和升級，確保系統的穩定性和安全性。（二）電子文檔的錄入與維護1.文檔管理人員應及時將紙質文檔掃描錄入文檔管理系統，并確保錄入內容準確無誤。2.對于新形成的電子文檔，應按照文檔分類和編號規則進行命名和存儲，并及時更新文檔管理系統的索引目錄。3.定期對電子文檔進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于