運輸公司印章管理制度?總則目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及下屬各分公司、子公司的所有印章，包括但不限于行政章、合同章、財務(wù)章、法人章等。印章種類及用途1.行政章：用于公司對外的正式文件、信函、報表等的蓋章確認(rèn)，代表公司行使行政權(quán)力。2.合同章：專門用于簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。3.財務(wù)章：主要用于財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等相關(guān)財務(wù)業(yè)務(wù)。4.法人章：在特定財務(wù)或法律文件上代表法人簽字確認(rèn)，一般與財務(wù)章配合使用。印章的刻制與啟用印章刻制1.公司印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)實際工作需要填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、材質(zhì)、用途等信息。2.申請表經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批同意后，由行政部門選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。3.刻制完成的印章必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定，印章上應(yīng)清晰顯示公司名稱、印章類別等信息。印章啟用1.新印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時填寫《印章啟用申請表》，附上印章印模，并提交公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)在公司內(nèi)部發(fā)布印章啟用通知，明確印章啟用時間、使用范圍、保管責(zé)任人等事項。3.同時，行政部門應(yīng)將印章啟用信息記錄在《印章管理臺賬》中，包括印章名稱、啟用時間、保管人等內(nèi)容。印章的保管保管原則1.公司印章實行專人保管制度，確保印章安全存放，防止丟失、被盜用或濫用。2.保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，不得擅自將印章交予他人使用。保管職責(zé)1.行政章保管人職責(zé)負(fù)責(zé)行政章的日常保管，確保印章存放安全，未經(jīng)批準(zhǔn)不得帶出公司辦公區(qū)域。嚴(yán)格按照印章使用流程審核用印申請，對不符合規(guī)定的申請有權(quán)拒絕蓋章。對每次用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用印日期、文件名稱、文號、用印份數(shù)、申請人等信息，并定期將用印登記情況報送行政部門負(fù)責(zé)人。在用印過程中，應(yīng)監(jiān)督用印過程，確保用印文件內(nèi)容與申請一致，用印后及時將印章歸位保管。發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或遺失時，應(yīng)立即向行政部門負(fù)責(zé)人報告，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，如登報聲明作廢等。2.合同章保管人職責(zé)負(fù)責(zé)合同章的保管工作，按照合同簽訂流程審核合同文本，確保合同條款合法合規(guī)、無歧義。在合同簽訂過程中，根據(jù)授權(quán)要求，在合同指定位置準(zhǔn)確加蓋合同章，并對蓋章后的合同文本進(jìn)行妥善保管。定期清理合同章使用情況，對已履行完畢的合同進(jìn)行歸檔整理，并將合同章使用記錄報送行政部門備案。如遇合同章使用異常情況或合同糾紛，應(yīng)及時向行政部門和法務(wù)部門報告，并協(xié)助提供相關(guān)資料。3.財務(wù)章保管人職責(zé)負(fù)責(zé)財務(wù)章的保管，嚴(yán)格按照財務(wù)制度和審批流程使用財務(wù)章，確保財務(wù)業(yè)務(wù)操作的準(zhǔn)確性和安全性。在辦理各類財務(wù)票據(jù)開具、資金收付等業(yè)務(wù)時，根據(jù)財務(wù)負(fù)責(zé)人的審批意見加蓋財務(wù)章，并對每筆業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。定期核對財務(wù)章使用記錄與財務(wù)賬目，發(fā)現(xiàn)問題及時向財務(wù)負(fù)責(zé)人匯報并進(jìn)行處理。妥善保管財務(wù)章相關(guān)的印鑒卡片、授權(quán)書等資料，防止丟失或泄露。4.法人章保管人職責(zé)負(fù)責(zé)法人章的保管，法人章一般由法定代表人或其授權(quán)的專人保管。在涉及法人簽字確認(rèn)的財務(wù)或法律文件上，按照法定代表人的指示加蓋法人章，并確保蓋章位置準(zhǔn)確無誤。嚴(yán)格控制法人章的使用范圍和頻率，對每次使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，留存相關(guān)文件復(fù)印件以備查。如法人章保管人發(fā)生變更，應(yīng)及時辦理交接手續(xù)，并在《印章管理臺賬》中進(jìn)行記錄更新。保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，保險柜或保管箱應(yīng)設(shè)置密碼和鑰匙，密碼由保管人自行設(shè)定并嚴(yán)格保密，鑰匙應(yīng)妥善保管，不得隨意交予他人。2.存放印章的保險柜或保管箱應(yīng)放置在公司內(nèi)部安全區(qū)域，如行政辦公室或財務(wù)室等，確保印章存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防火、防盜。3.對于暫時不需要使用的印章，應(yīng)及時鎖入保險柜或保管箱內(nèi)，非保管人不得擅自接觸印章。4.印章保管人因出差、請假等原因需要暫時離崗時，應(yīng)提前將印章交接給公司指定的臨時保管人，并辦理書面交接手續(xù)，明確交接時間、交接內(nèi)容、雙方責(zé)任等事項。臨時保管人在保管期間應(yīng)嚴(yán)格按照印章管理規(guī)定使用印章，不得擅自擴大使用范圍或違規(guī)操作。印章的使用使用流程1.用印申請公司員工因工作需要使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、文件名稱、文號、用印份數(shù)、用途等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。申請表應(yīng)根據(jù)用印類別分別提交給相應(yīng)的審批負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，審批流程如下：行政章使用：涉及公司對外發(fā)文、重要文件簽署等事項，由部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；一般性文件、信函等由部門負(fù)責(zé)人審批。合同章使用：合同文本經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門審核通過后，根據(jù)合同金額大小按照以下審批權(quán)限執(zhí)行：合同金額在[X]萬元以下的，由業(yè)務(wù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批；合同金額在[X]萬元以上至[X]萬元的，由公司總經(jīng)理審批；合同金額在[X]萬元以上的，需經(jīng)公司董事會審批。財務(wù)章使用：所有財務(wù)業(yè)務(wù)用印均需經(jīng)過財務(wù)負(fù)責(zé)人審批，涉及重大資金支出或特殊財務(wù)事項的，還需報公司總經(jīng)理審批。法人章使用：法人章使用需經(jīng)法定代表人或其授權(quán)的專人審批。2.審批審核審批負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核用印申請，檢查用印事項是否符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)實際需求，文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤、合法合規(guī)。對于不符合規(guī)定的用印申請，審批負(fù)責(zé)人應(yīng)明確指出問題并拒絕審批，同時向申請人說明原因。3.印章加蓋用印申請經(jīng)審批通過后，申請人攜帶審批通過的《印章使用申請表》及相關(guān)文件到印章保管人處辦理用印手續(xù)。印章保管人應(yīng)再次核對用印申請內(nèi)容與文件內(nèi)容是否一致，確認(rèn)無誤后，在文件規(guī)定位置加蓋相應(yīng)印章，并確保印章清晰、端正、完整。加蓋印章后，印章保管人應(yīng)在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄用印日期、文件名稱、文號、用印份數(shù)、申請人、審批人等信息，并要求申請人簽字確認(rèn)。4.文件存檔用印后的文件由申請人負(fù)責(zé)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理和存檔，確保文件保存完整、便于查閱。對于涉及重要合同、協(xié)議等文件，應(yīng)在蓋章后及時復(fù)印留存副本，分別交行政部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。使用范圍1.行政章使用范圍公司對外發(fā)布的各類正式文件，如通知、通報、報告、請示等。公司與外部單位簽訂的合作意向書、協(xié)議書等非合同類文件。公司員工的各類證明文件，如工作證明、收入證明、學(xué)歷證明等。其他需要以公司名義對外表示正式意見或確認(rèn)的文件。2.合同章使用范圍公司簽訂的各類合同、協(xié)議，包括但不限于運輸合同、租賃合同、采購合同、服務(wù)合同等。具有法律效力的補充協(xié)議、變更協(xié)議等合同相關(guān)文件。3.財務(wù)章使用范圍財務(wù)票據(jù)的開具，如發(fā)票、收據(jù)、支票等。銀行結(jié)算業(yè)務(wù)中的印鑒使用，如支票背書、電匯憑證蓋章等。財務(wù)報表、財務(wù)報告等文件的蓋章確認(rèn)。其他涉及財務(wù)資金收付、結(jié)算等業(yè)務(wù)的文件蓋章。4.法人章使用范圍公司法定代表人在財務(wù)或法律文件上的簽字確認(rèn)，如銀行開戶申請書、貸款合同、擔(dān)保合同等。其他需要法定代表人簽字蓋章的重要文件。使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。特殊情況下，如因業(yè)務(wù)需要必須預(yù)先加蓋印章的，需經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人書面批準(zhǔn)，并在蓋章后對空白文件的用途、使用范圍進(jìn)行嚴(yán)格限定和跟蹤管理。2.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的用途和范圍進(jìn)行，不得擅自更改用印內(nèi)容或擴大用印范圍。如遇特殊情況需要調(diào)整用印事項，應(yīng)重新提交用印申請并按規(guī)定進(jìn)行審批。3.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何部門和個人不得將公司印章攜帶外出用于非公司業(yè)務(wù)活動。如因工作需要確需攜帶印章外出的，必須經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由專人負(fù)責(zé)攜帶和保管印章，確保印章安全。在印章外出使用期間，應(yīng)嚴(yán)格按照公司印章使用規(guī)定進(jìn)行操作，使用完畢后及時將印章帶回公司妥善保管。印章的停用與銷毀停用情形1.公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整等原因?qū)е略≌虏辉龠m用。2.印章磨損、損壞嚴(yán)重，無法正常使用。3.因業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因，經(jīng)公司研究決定停用的印章。停用流程1.當(dāng)出現(xiàn)印章停用情形時，由行政部門填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明印章停用原因、停用時間等信息，并提交公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)發(fā)布印章停用通知，告知公司各部門及相關(guān)人員印章已停用，并要求各部門清理在用印文件中涉及該印章的相關(guān)業(yè)務(wù)，及時辦理印章變更或其他后續(xù)手續(xù)。3.同時，行政部門應(yīng)將印章停用信息記錄在《印章管理臺賬》中，注明停用日期、停用原因等內(nèi)容。銷毀程序1.對于停用的印章，由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀前，行政部門應(yīng)會同相關(guān)部門對印章進(jìn)行清理核對，確保需要銷毀的印章與《印章管理臺賬》記錄一致。2.印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保印章無法恢復(fù)使用。一般可采用切割、粉碎等物理方法進(jìn)行銷毀，對于重要的印章，也可采用化學(xué)銷毀等更為安全可靠的方式。3.在印章銷毀過程中，應(yīng)由行政部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，并填寫《印章銷毀登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。4.銷毀完成后，《印章銷毀登記表》應(yīng)與《印章管理臺賬》一同歸檔保存，作為公司印章管理的重要檔案資料。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由行政部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)定期對公司印章管理情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保印章管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查頻率等要求。檢查內(nèi)容包括印章保管情況、使用流程執(zhí)行情況、用印登記記錄等方面。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門或責(zé)任人限期整改，并跟蹤整改落實情況。對違反印章管理制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。定期檢查1.行政部門每月應(yīng)對印章保管情況進(jìn)行一次自查，檢查內(nèi)容包括印章存放是否安全、保管人職責(zé)履行情況等。自查結(jié)束后，應(yīng)形成自查報告，報送行政部門負(fù)責(zé)人。2.公司每季度組織一次全面的印章管理檢查，由監(jiān)督小組對各部門印章管理情況進(jìn)行實地檢查和資料審查。檢查結(jié)果應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行通報，并作為部門績效考核的重要依據(jù)之一。違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度的行為，如未經(jīng)審批擅自使用印章、違規(guī)將印章帶出公司、在空白文件上加蓋印章等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：情節(jié)較輕的，給予警告處分，并責(zé)令責(zé)任人立即整改；情節(jié)嚴(yán)重的，給予記過、記大過等處分，并處以一定金額的罰款；給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他嚴(yán)重后果的，依法追究責(zé)任人的法律責(zé)任。2.因印章保管不善導(dǎo)致印章丟失、