食品公司采購(gòu)管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)工作流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的公開(kāi)、公平、公正，保證所采購(gòu)食品的質(zhì)量安全，降低采購(gòu)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有食品及相關(guān)物資的采購(gòu)活動(dòng)，包括原材料、包裝材料、生產(chǎn)設(shè)備、辦公用品等。3.采購(gòu)原則質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：所采購(gòu)食品及物資必須符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定的質(zhì)量要求，確保產(chǎn)品質(zhì)量安全。公開(kāi)透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，遵守法律法規(guī)和職業(yè)道德，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)部門采購(gòu)部經(jīng)理負(fù)責(zé)采購(gòu)部的日常管理工作，制定采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)預(yù)算。組織采購(gòu)人員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，選擇合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。審核采購(gòu)合同，監(jiān)督采購(gòu)合同的執(zhí)行情況。協(xié)調(diào)采購(gòu)過(guò)程中的各種問(wèn)題，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)完成。采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，負(fù)責(zé)具體的采購(gòu)工作，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、下單等。與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。收集供應(yīng)商信息，評(píng)估供應(yīng)商的供貨能力和信譽(yù)，為供應(yīng)商的選擇和評(píng)價(jià)提供依據(jù)。協(xié)助采購(gòu)部經(jīng)理進(jìn)行采購(gòu)成本控制和采購(gòu)數(shù)據(jù)分析。2.其他相關(guān)部門質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)食品及物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保所采購(gòu)產(chǎn)品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇，提供質(zhì)量方面的意見(jiàn)和建議。對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行跟蹤和處理，防止不合格產(chǎn)品進(jìn)入公司。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購(gòu)合同，監(jiān)督采購(gòu)資金的支付情況。協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)成本核算和分析，提供財(cái)務(wù)方面的支持和建議。對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)，確保采購(gòu)資金的合理使用。生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，及時(shí)向采購(gòu)部門提供所需食品及物資的需求信息。參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇，提供生產(chǎn)方面的意見(jiàn)和建議。對(duì)采購(gòu)回來(lái)的食品及物資進(jìn)行驗(yàn)收和使用，反饋質(zhì)量和使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、庫(kù)存情況等，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需食品及物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息?！恫少?gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。2.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門收到各部門的《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，進(jìn)行匯總和分析。結(jié)合公司庫(kù)存情況、生產(chǎn)計(jì)劃、市場(chǎng)供應(yīng)情況等，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)食品及物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)預(yù)算等內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)人員通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選出符合基本要求的供應(yīng)商，并向其發(fā)送《供應(yīng)商調(diào)查表》，要求供應(yīng)商提供公司簡(jiǎn)介、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、價(jià)格清單等相關(guān)資料。采購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商提供的資料進(jìn)行審核，實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)水平、售后服務(wù)等情況，評(píng)估供應(yīng)商的供貨能力和信譽(yù)。根據(jù)供應(yīng)商的評(píng)估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，將合格供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為A、B、C三類，A類為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B類為合格供應(yīng)商，C類為一般供應(yīng)商。4.詢價(jià)與比價(jià)采購(gòu)人員向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，詢價(jià)單應(yīng)明確采購(gòu)食品及物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。供應(yīng)商根據(jù)詢價(jià)單要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。采購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和比較，分析價(jià)格差異原因。除價(jià)格因素外，采購(gòu)人員還應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。5.議價(jià)與合同簽訂采購(gòu)人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的價(jià)格和交易條件。議價(jià)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情和供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)，合理運(yùn)用談判技巧，維護(hù)公司利益。經(jīng)雙方協(xié)商一致后，簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)食品及物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，加蓋公司公章，正式生效。6.采購(gòu)訂單下達(dá)根據(jù)采購(gòu)合同，采購(gòu)人員及時(shí)下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)食品及物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。7.到貨驗(yàn)收采購(gòu)的食品及物資到貨前，采購(gòu)人員應(yīng)通知質(zhì)量控制部門和倉(cāng)庫(kù)管理人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。貨物到貨后，質(zhì)量控制部門按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范對(duì)采購(gòu)食品及物資進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括外觀、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量證明文件等。倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)貨物的數(shù)量、包裝等進(jìn)行核對(duì)，并辦理入庫(kù)手續(xù)。對(duì)驗(yàn)收合格的貨物，填寫《入庫(kù)單》；對(duì)驗(yàn)收不合格的貨物，填寫《不合格品處理單》，并及時(shí)通知采購(gòu)人員與供應(yīng)商協(xié)商處理。8.付款結(jié)算采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)表》，附上采購(gòu)發(fā)票、入庫(kù)單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。《付款申請(qǐng)表》經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核無(wú)誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款結(jié)算手續(xù)。四、采購(gòu)成本控制1.預(yù)算控制采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃，編制采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)食品及物資的種類、數(shù)量、金額等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行，控制采購(gòu)成本，確保采購(gòu)支出不超過(guò)預(yù)算額度。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算管理規(guī)定辦理相關(guān)審批手續(xù)。2.價(jià)格控制采購(gòu)人員應(yīng)密切關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，分析價(jià)格走勢(shì)。通過(guò)與供應(yīng)商談判、招標(biāo)、詢價(jià)等方式，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。建立價(jià)格評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行評(píng)估。對(duì)比不同供應(yīng)商的價(jià)格水平，分析價(jià)格差異原因，總結(jié)價(jià)格控制經(jīng)驗(yàn)，不斷優(yōu)化采購(gòu)價(jià)格。3.庫(kù)存控制采購(gòu)部門應(yīng)與倉(cāng)庫(kù)管理部門密切配合，合理控制庫(kù)存水平。根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、銷售情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，制定合理的庫(kù)存定額和補(bǔ)貨計(jì)劃。避免因庫(kù)存積壓或缺貨導(dǎo)致的成本增加。定期對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，及時(shí)清理呆滯庫(kù)存，降低庫(kù)存占用資金。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入管理建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的基本條件，如具有合法的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等資質(zhì)文件，具備良好的信譽(yù)和供貨能力，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況良好等。潛在供應(yīng)商向公司提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》及相關(guān)資料，采購(gòu)部門對(duì)其進(jìn)行初步審核。審核通過(guò)后，組織實(shí)地考察，評(píng)估其是否符合供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)實(shí)地考察合格的供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商名錄，并簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.供應(yīng)商考核與評(píng)價(jià)建立供應(yīng)商考核評(píng)價(jià)體系，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格水平等方面進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)周期為每季度一次。采購(gòu)人員根據(jù)日常采購(gòu)情況，填寫《供應(yīng)商考核評(píng)價(jià)表》，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分。質(zhì)量控制部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門等相關(guān)部門也應(yīng)提供相應(yīng)的評(píng)價(jià)意見(jiàn)。根據(jù)供應(yīng)商考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類調(diào)整。對(duì)考核評(píng)價(jià)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策；對(duì)考核評(píng)價(jià)不合格的供應(yīng)商，提出整改要求，如仍不滿足要求，暫?；蛉∠浜献髻Y格。3.供應(yīng)商激勵(lì)與約束建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)募?lì)措施，如增加采購(gòu)份額、提供預(yù)付款、給予價(jià)格優(yōu)惠等，以提高供應(yīng)商的積極性和忠誠(chéng)度。同時(shí)，建立供應(yīng)商約束機(jī)制，明確供應(yīng)商的違約責(zé)任。如供應(yīng)商出現(xiàn)供貨質(zhì)量問(wèn)題、交貨期延誤、售后服務(wù)不到位等情況，按照合同約定進(jìn)行處罰，如扣除貨款、支付違約金、暫停合作等。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解食品及物資的市場(chǎng)供求關(guān)系、價(jià)格波動(dòng)、政策變化等信息，分析市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的影響。制定應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)的策略，如簽訂長(zhǎng)期采購(gòu)合同、套期保值、尋找替代供應(yīng)商等，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司采購(gòu)成本和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的影響。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)食品及物資的質(zhì)量控制，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量條款和違約責(zé)任，確保供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。定期對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行評(píng)估和審核，督促供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取退貨、換貨、補(bǔ)貨等措施，避免不合格產(chǎn)品流入公司。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面評(píng)估和管理，選擇信譽(yù)良好、供貨能力強(qiáng)的供應(yīng)商合作。建立供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，如經(jīng)營(yíng)狀況惡化、資金鏈斷裂、法律糾紛等。與供應(yīng)商保持密切溝通，了解其經(jīng)營(yíng)動(dòng)態(tài)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在風(fēng)險(xiǎn)隱患，及時(shí)采取措施，如暫停采購(gòu)、要求提供擔(dān)保、更換供應(yīng)商等，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司采購(gòu)活動(dòng)的影響。七、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部設(shè)立采購(gòu)監(jiān)督小組，由采購(gòu)部、質(zhì)量控制部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門人員組成。采購(gòu)監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保采購(gòu)過(guò)程的公開(kāi)、公平、公正。采購(gòu)監(jiān)督小組定期對(duì)采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等采購(gòu)文件進(jìn)行審查，檢查采購(gòu)活動(dòng)是否符合公司制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。對(duì)采購(gòu)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促采購(gòu)部門進(jìn)行整改。對(duì)違規(guī)行為，按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.審計(jì)監(jiān)督公司審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，審查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)成本的合理性、供應(yīng)商管理的有效性