門窗公司采購管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司門窗采購管理工作，確保采購活動的順利進行，保證所采購門窗的質(zhì)量符合要求，降低采購成本，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有門窗采購活動，包括原材料采購、成品門窗采購等。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：所采購門窗必須符合國家相關(guān)標準和公司規(guī)定的質(zhì)量要求，以確保公司產(chǎn)品質(zhì)量。2.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商有平等的參與機會。4.及時供應(yīng)原則：根據(jù)公司生產(chǎn)和項目進度需求，確保門窗按時供應(yīng)，不影響生產(chǎn)和項目交付。二、采購流程（一）需求申請1.項目部門或生產(chǎn)部門根據(jù)項目計劃、生產(chǎn)訂單等，填寫《門窗采購需求申請表》，詳細注明門窗的規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、質(zhì)量要求等信息。2.將申請表提交給部門負責人審核，審核通過后轉(zhuǎn)交給采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門接到需求申請后，進行匯總和分析。2.根據(jù)公司庫存情況、采購周期等因素，制定詳細的采購計劃，明確采購時間、采購數(shù)量、采購預(yù)算等。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，篩選出符合基本要求的供應(yīng)商名單。3.對篩選后的供應(yīng)商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、價格水平、售后服務(wù)等。4.根據(jù)評估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果等。（四）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購計劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送《采購訂單》，明確訂單的各項要求，如門窗規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等。2.要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)確認訂單，如無異議，則訂單生效。（五）采購合同簽訂1.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括門窗質(zhì)量標準、價格條款、交貨方式、付款方式、違約責任等。3.采購合同簽訂前，需提交法律部門或相關(guān)專業(yè)人員進行審核，確保合同合法合規(guī)。（六）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進度、質(zhì)量狀況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)問題，如交貨延遲、質(zhì)量不合格等，應(yīng)及時采取措施，要求供應(yīng)商整改或更換供應(yīng)商。3.定期向需求部門反饋采購進度，確保需求部門及時了解采購情況。（七）到貨驗收1.門窗到貨前，采購部門應(yīng)提前通知質(zhì)量檢驗部門和需求部門做好驗收準備。2.到貨時，質(zhì)量檢驗部門按照相關(guān)標準和合同要求對門窗進行檢驗，包括外觀、尺寸、性能等方面。3.需求部門對門窗的數(shù)量、規(guī)格等進行核對。4.驗收合格后，填寫《門窗到貨驗收單》，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。（八）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)合同約定和到貨驗收情況，填寫《付款申請單》，附上相關(guān)單據(jù)，如采購訂單、驗收單、發(fā)票等。2.按照公司財務(wù)審批流程，提交付款申請單，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理付款手續(xù)。3.財務(wù)部門對付款憑證進行審核，確保付款準確無誤。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門會同財務(wù)部門等相關(guān)部門，根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和項目預(yù)算，編制年度采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)明確各類門窗的采購數(shù)量、采購金額、采購時間等，并分解到季度和月度。3.預(yù)算編制過程中，應(yīng)充分考慮市場價格波動、供應(yīng)商價格調(diào)整等因素，確保預(yù)算的合理性和準確性。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門嚴格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得隨意突破預(yù)算。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進行申請和審批。（三）預(yù)算監(jiān)控與分析1.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控，對比實際采購支出與預(yù)算的差異。2.采購部門分析預(yù)算差異原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施，不斷提高采購預(yù)算管理水平。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準入1.供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)，具有良好的商業(yè)信譽。2.提供的門窗產(chǎn)品應(yīng)符合國家相關(guān)標準和公司要求，具備質(zhì)量保證能力。3.具有一定的生產(chǎn)規(guī)模和生產(chǎn)能力，能夠滿足公司的采購需求。4.提供詳細的產(chǎn)品報價和售后服務(wù)承諾。5.符合公司其他相關(guān)規(guī)定和要求。（二）供應(yīng)商評估1.定期對供應(yīng)商進行評估，評估周期一般為每年一次。2.評估內(nèi)容包括質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)、創(chuàng)新能力等方面。3.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎勵措施，如優(yōu)先合作、增加采購量、提供合作優(yōu)惠等。2.對于不合格供應(yīng)商，采取警告、減少采購量、暫停合作、取消合作資格等約束措施。3.建立供應(yīng)商溝通機制，及時反饋供應(yīng)商在合作過程中的問題和改進建議，促進供應(yīng)商不斷提高自身水平。（四）供應(yīng)商檔案管理1.為每個供應(yīng)商建立檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量情況等。2.定期更新供應(yīng)商檔案，確保檔案信息的準確性和完整性。五、采購風(fēng)險管理（一）市場風(fēng)險1.關(guān)注門窗市場價格波動情況，及時掌握市場動態(tài)，通過與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂價格調(diào)整條款等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.建立市場價格預(yù)警機制，當市場價格出現(xiàn)大幅波動時，及時調(diào)整采購策略。（二）質(zhì)量風(fēng)險1.加強對供應(yīng)商的質(zhì)量控制，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，定期對供應(yīng)商產(chǎn)品進行抽檢。2.在采購合同中明確質(zhì)量標準和違約責任，如因質(zhì)量問題導(dǎo)致的損失，由供應(yīng)商承擔。3.建立質(zhì)量反饋機制，及時處理采購過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題。（三）交貨風(fēng)險1.與供應(yīng)商明確交貨時間和違約責任，要求供應(yīng)商制定合理的生產(chǎn)計劃，確保按時交貨。2.建立交貨跟蹤機制，及時了解供應(yīng)商生產(chǎn)進度，如發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)交貨延遲的情況，提前采取措施，如催貨、調(diào)整采購計劃等。（四）法律風(fēng)險1.采購合同簽訂前，進行法律審核，確保合同合法合規(guī)，避免合同糾紛。2.關(guān)注國家法律法規(guī)政策變化，及時調(diào)整采購策略和合同條款，防范法律風(fēng)險。六、信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應(yīng)廣泛收集門窗市場信息，包括產(chǎn)品價格、質(zhì)量、供應(yīng)商情況等。2.關(guān)注行業(yè)動態(tài)和新技術(shù)、新產(chǎn)品信息，為公司采購決策提供參考。（二）采購信息分析與利用1.對收集到的采購信息進行分析和整理，形成有價值的信息報告。2.根據(jù)信息分析結(jié)果，優(yōu)化采購策略，提高采購效率和效益。（三）采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計與報表1.采購部門定期對采購數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，包括采購金額、采購數(shù)量、供應(yīng)商情況等。2.按照公司要求，及時編制采購報表，上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。（二）采購人員考核1.建立采