規(guī)范廉潔檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強公司廉潔文化建設(shè)，規(guī)范公司員工廉潔檔案管理，強化對員工廉潔從業(yè)情況的監(jiān)督和管理，預(yù)防和遏制腐敗行為的發(fā)生，根據(jù)國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、勞務(wù)派遣員工等。（三）基本原則1.真實性原則：廉潔檔案內(nèi)容應(yīng)如實記錄員工廉潔從業(yè)情況，確保檔案信息真實可靠。2.完整性原則：全面收集員工廉潔相關(guān)信息，涵蓋各類廉潔風(fēng)險點及涉及的活動，保證檔案內(nèi)容完整。3.保密性原則：嚴(yán)格保密廉潔檔案信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露，維護(hù)員工隱私。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工崗位變動、廉潔情況變化等，及時更新檔案內(nèi)容，實施動態(tài)跟蹤管理。二、廉潔檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族。2.政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)。3.入職時間、所在部門、崗位、職務(wù)。4.聯(lián)系方式（手機號碼、電子郵箱）。（二）廉潔從業(yè)承諾員工入職時簽署的廉潔從業(yè)承諾書，明確廉潔從業(yè)責(zé)任和義務(wù)。（三）廉潔培訓(xùn)記錄1.參加公司組織的廉潔培訓(xùn)課程、講座、研討會等活動的記錄，包括培訓(xùn)時間、內(nèi)容、培訓(xùn)師等信息。2.個人自主學(xué)習(xí)廉潔相關(guān)知識的情況說明，如閱讀的書籍、文章，參加的線上學(xué)習(xí)課程等。（四）廉潔風(fēng)險防控1.個人對所在崗位廉潔風(fēng)險點的識別及分析情況，包括風(fēng)險點內(nèi)容、可能產(chǎn)生的后果、風(fēng)險等級等。2.針對崗位廉潔風(fēng)險點制定的防控措施及落實情況。（五）廉潔從業(yè)情況記錄1.受到的各類廉潔表彰、獎勵情況，包括表彰時間、表彰單位、獎勵名稱等。2.發(fā)生的違規(guī)違紀(jì)行為記錄，詳細(xì)說明違規(guī)違紀(jì)事實、發(fā)生時間、涉及金額、處理結(jié)果等。違規(guī)違紀(jì)行為包括但不限于：接受供應(yīng)商、客戶或其他利益相關(guān)方的賄賂、回扣、禮品、宴請、旅游等不正當(dāng)利益。利用職務(wù)之便為本人或他人謀取私利，如違規(guī)承攬業(yè)務(wù)、插手干預(yù)項目招投標(biāo)、物資采購等。違反公司財務(wù)制度，進(jìn)行虛假報銷、挪用公款等行為。泄露公司商業(yè)機密或敏感信息，給公司造成損失。其他違反廉潔從業(yè)規(guī)定的行為。（六）廉潔談話記錄1.公司開展的廉潔談話情況，包括談話時間、談話人、談話對象、談話內(nèi)容等。2.員工主動要求進(jìn)行廉潔談話的記錄，以及談話結(jié)果。（七）其他廉潔相關(guān)材料1.員工提交的廉潔自律情況報告，定期匯報個人廉潔從業(yè)情況。2.涉及廉潔問題的信訪舉報材料及調(diào)查處理結(jié)果。3.其他與員工廉潔從業(yè)相關(guān)的重要文件、資料等。三、廉潔檔案建立與更新（一）建立流程1.員工信息收集：人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工基本信息，形成廉潔檔案基礎(chǔ)資料。2.廉潔承諾簽署：新員工入職時，由人力資源部門組織其簽署廉潔從業(yè)承諾書，并將承諾書原件存入廉潔檔案。3.培訓(xùn)記錄登記：培訓(xùn)管理部門定期將員工廉潔培訓(xùn)情況反饋至人力資源部門，由人力資源部門負(fù)責(zé)登記在廉潔檔案中。4.風(fēng)險防控信息錄入：員工根據(jù)崗位實際情況，填寫廉潔風(fēng)險防控相關(guān)信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，錄入廉潔檔案。5.初始檔案建立：人力資源部門根據(jù)收集到的各項信息，建立員工初始廉潔檔案，并進(jìn)行編號管理。（二）更新流程1.定期更新：員工每年應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)，對個人廉潔檔案內(nèi)容進(jìn)行自查更新，重點更新廉潔從業(yè)情況記錄、廉潔談話記錄等內(nèi)容。自查更新后，將檔案提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.即時更新：如員工發(fā)生崗位變動、廉潔相關(guān)事件等，應(yīng)在事件發(fā)生后[x]個工作日內(nèi)，將相關(guān)信息告知人力資源部門，由人力資源部門及時更新廉潔檔案。3.審核歸檔：所在部門負(fù)責(zé)人對員工提交的廉潔檔案更新內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后簽字確認(rèn)。人力資源部門負(fù)責(zé)將更新后的廉潔檔案進(jìn)行歸檔保存。四、廉潔檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司紀(jì)檢監(jiān)察部門因工作需要，可查閱員工廉潔檔案。查閱時需填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到人力資源部門查閱相關(guān)檔案。員工所在部門負(fù)責(zé)人在必要時，可查閱本部門員工廉潔檔案，但需提前向人力資源部門提出申請，說明查閱目的和范圍，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人同意后方可查閱。人力資源部門在辦理員工晉升、調(diào)動、獎懲等人事手續(xù)時，可根據(jù)工作需要查閱廉潔檔案。2.外部查閱因司法機關(guān)、政府監(jiān)管部門等依法履行職責(zé)需要查閱員工廉潔檔案的，公司應(yīng)積極配合。查閱時需出具相關(guān)單位的正式函件和查閱人員的有效證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人力資源部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。其他外部單位或個人因特殊原因需要查閱員工廉潔檔案的，必須經(jīng)公司董事長批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議，方可查閱相關(guān)檔案。（二）查閱程序1.申請：查閱人需填寫廉潔檔案查閱申請表，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。申請表經(jīng)審批通過后，提交至人力資源部門。2.登記：人力資源部門對查閱申請表進(jìn)行登記，記錄查閱人信息、查閱時間、查閱檔案編號等內(nèi)容。3.查閱：人力資源部門安排專人負(fù)責(zé)提供廉潔檔案，并在現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程。查閱人只能查閱與申請目的相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案信息。4.歸還：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將廉潔檔案歸還人力資源部門，由人力資源部門核對檔案完整性后，將檔案歸檔保存。（三）使用規(guī)定1.廉潔檔案僅供查閱人在規(guī)定的查閱范圍內(nèi)使用，不得用于其他任何目的。2.查閱人應(yīng)對查閱過程中知悉的檔案信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。如因查閱人原因?qū)е聶n案信息泄露，查閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.公司嚴(yán)禁利用廉潔檔案對員工進(jìn)行打擊報復(fù)或其他不正當(dāng)行為。五、廉潔檔案保管與保密（一）保管方式1.廉潔檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案由人力資源部門負(fù)責(zé)整理、裝訂，并存放于專門的檔案柜中，實行分類管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（二）保管期限1.員工在職期間，廉潔檔案應(yīng)妥善保管。2.員工離職后，廉潔檔案繼續(xù)保管[x]年，以確保對員工離職后的廉潔情況進(jìn)行持續(xù)監(jiān)督。3.對于涉及嚴(yán)重違規(guī)違紀(jì)行為的員工廉潔檔案，應(yīng)長期保管。（三）保密措施1.人力資源部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)廉潔檔案的保管工作，保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將檔案帶出檔案室或泄露檔案內(nèi)容。2.檔案室應(yīng)具備必要的安全防范設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等，確保廉潔檔案的安全。3.對廉潔檔案的查閱、借閱等情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備查詢和審計。六、廉潔檔案考核與應(yīng)用（一）考核指標(biāo)1.廉潔檔案完整性：考核廉潔檔案內(nèi)容是否齊全，各項記錄是否完整。2.信息真實性：通過調(diào)查核實等方式，考核檔案信息是否真實可靠，有無虛假記錄。3.更新及時性：檢查員工是否按照規(guī)定時間更新廉潔檔案內(nèi)容，檔案更新是否及時反映員工廉潔從業(yè)情況變化。（二）考核方式1.人力資源部門定期對員工廉潔檔案進(jìn)行檢查和考核，每年至少進(jìn)行一次全面考核。2.考核可采用查閱檔案、數(shù)據(jù)比對、實地調(diào)查等方式進(jìn)行，確保考核結(jié)果客觀公正。（三）結(jié)果應(yīng)用1.與績效掛鉤：將廉潔檔案考核結(jié)果納入員工績效考核體系，作為員工績效評定、薪酬調(diào)整、晉升晉級的重要參考依據(jù)。對于廉潔檔案考核優(yōu)秀的員工，在績效評定中給予加分獎勵；對于存在廉潔問題的員工，根據(jù)問題嚴(yán)重程度相應(yīng)扣減績效分?jǐn)?shù)，并取消當(dāng)年評優(yōu)評先資格。2.崗位調(diào)整參考：在進(jìn)行崗位調(diào)整時，人力資源部門應(yīng)參考員工廉潔檔案情況。對于廉潔從業(yè)表現(xiàn)不佳的員工，原則上不得晉升到關(guān)鍵崗位或涉及重要業(yè)務(wù)的崗位。3.紀(jì)律處分依據(jù)：廉潔檔案中的違規(guī)違紀(jì)記錄可作為公司對員工進(jìn)行紀(jì)律處分的重要依據(jù)。對于違反廉潔從業(yè)規(guī)定的員工，公司將根據(jù)相關(guān)規(guī)定給予嚴(yán)肅處理，處理結(jié)果將記錄在廉潔檔案中，并作為后續(xù)監(jiān)督管理的重要參考。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體1.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對廉潔檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效實施。2.內(nèi)部審計部門可定期對廉潔檔案管理情況進(jìn)行審計，檢查檔案管理是否規(guī)范、信息是否安全等。（二）檢查內(nèi)容1.廉潔檔案的建立、更新、查閱、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.檔案信息的真實性、完整性、保密性是否得到有效保障。3.各部門在廉潔檔案管理工作中的職責(zé)履行情況。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督檢查部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定詳細(xì)的整改措施，并在規(guī)定時間內(nèi)將整改情況書面報告監(jiān)督檢查部門。3.監(jiān)督檢查部門對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，