防疫物資歸檔管理制度?（一）目的為加強公司防疫物資的管理，規范防疫物資的歸檔工作，確保防疫物資管理的規范化、科學化、信息化，保障公司防疫工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有防疫物資的采購、存儲、使用、調配及處置等環節所涉及的文件、資料、記錄等的歸檔管理。（三）基本原則1.真實性原則：歸檔的防疫物資相關資料應真實反映防疫物資管理的實際情況。2.完整性原則：涵蓋防疫物資管理全過程的各類文件、記錄等應全面歸檔，不得遺漏。3.規范性原則：按照統一的格式、標準和流程進行歸檔，確保檔案的規范性和一致性。4.保密性原則：對涉及公司機密的防疫物資信息嚴格保密，防止信息泄露。二、防疫物資分類及編號（一）防疫物資分類1.防護用品：口罩（醫用外科口罩、N95口罩等）、防護服、護目鏡、手套、鞋套等。2.消殺用品：含氯消毒劑、酒精、過氧乙酸、消毒濕巾等。3.檢測用品：新冠病毒抗原檢測試劑、核酸檢測采樣工具等。4.藥品：退燒藥、止咳藥、感冒藥等（如有配備）。5.其他：如防疫宣傳資料、體溫檢測設備等。（二）編號規則采用分類代碼與順序號相結合的方式進行編號。分類代碼按照上述防疫物資分類設定，順序號為每類物資從001開始依次編排。例如，醫用外科口罩的編號為F001，84消毒液的編號為X001等。三、防疫物資采購歸檔（一）采購計劃文件1.年度防疫物資采購計劃：詳細列出各類防疫物資的預計需求數量、規格、采購時間等，由各部門根據實際工作需要提前提交，經審核后作為年度采購預算和采購安排的依據。2.月度防疫物資采購計劃：根據實際使用情況和庫存狀況，每月動態調整采購計劃，明確當月急需采購的防疫物資品種、數量等信息。3.采購計劃的審批記錄：包括部門負責人、分管領導、財務部門等相關審批意見和簽字，確保采購計劃的合理性和合規性。（二）采購合同1.與供應商簽訂的防疫物資采購合同，應包含物資名稱、規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式、售后服務等條款。2.合同變更記錄：如因市場價格波動、物資規格調整等原因導致合同變更的相關文件，包括變更申請、協商記錄、補充合同等。（三）采購發票及支付憑證1.采購發票原件，應與采購合同及實際到貨情況相符，注明物資名稱、數量、金額等信息。2.付款申請單、銀行轉賬記錄等支付憑證，記錄防疫物資采購款項的支付情況。（四）采購驗收文件1.驗收報告：由質量檢驗部門或相關驗收人員出具，對采購的防疫物資的質量、數量、規格等進行檢驗和確認，記錄驗收結果是否合格。2.不合格物資處理記錄：對于驗收不合格的防疫物資，詳細記錄處理方式（如退貨、換貨、補貨等）及處理結果。四、防疫物資存儲歸檔（一）倉庫布局規劃文件1.防疫物資倉庫平面布局圖，標明各類防疫物資的存儲區域、通道、貨架位置等。2.倉庫分區標識記錄：如按照防護用品、消殺用品、檢測用品等不同類別進行分區，并設置明顯的標識牌。（二）庫存臺賬1.每日庫存明細表：記錄每日防疫物資的出入庫情況，包括物資名稱、編號、規格、數量、出入庫時間、經手人等信息。2.定期庫存盤點記錄：每月或每季度對防疫物資進行全面盤點，記錄實際庫存數量，并與庫存臺賬進行核對，形成盤點報告，注明盤盈、盤虧情況及原因分析。（三）存儲條件記錄1.溫濕度記錄：對于有溫濕度要求的防疫物資，如部分藥品、檢測試劑等，記錄倉庫內每日的溫濕度數據，確保存儲環境符合要求。2.通風、防潮、防蟲等措施記錄：如倉庫的通風設備運行記錄、防潮物資的使用記錄、防蟲措施的實施情況等。（四）庫存安全管理文件1.倉庫安全管理制度：明確倉庫安全責任、安全操作規程、消防設施配備及維護要求等。2.安全檢查記錄：定期對倉庫進行安全檢查，記錄檢查時間、檢查人員、發現的問題及整改情況。3.應急處置預案：制定防疫物資倉庫火災、泄漏等突發事件的應急處置預案，并記錄演練情況。五、防疫物資使用歸檔（一）領用記錄1.部門領用申請表：各部門填寫的防疫物資領用申請表，注明領用物資名稱、數量、用途、領用時間、領用人等信息。2.領用審批記錄：包括部門負責人、分管領導等的審批意見和簽字。3.發放憑證：倉庫管理人員根據審批后的領用申請表發放防疫物資，并填寫發放記錄，包括發放日期、物資名稱、規格、數量、領用人等。（二）使用情況記錄1.個人使用登記表：對于直接發放到個人的防疫物資，如口罩、手套等，記錄個人的領用數量、使用時間、剩余數量等信息。2.消殺使用記錄：詳細記錄各類消殺用品的使用時間、使用場所、使用濃度、使用量、操作人員等信息。3.檢測使用記錄：記錄新冠病毒抗原檢測、核酸檢測等的檢測時間、檢測對象、檢測試劑使用數量等情況。（三）使用效果評估1.定期對防疫物資的使用效果進行評估，如口罩的防護效果、消殺用品的消毒效果等。2.評估報告應記錄評估方法、評估結果、存在問題及改進建議等內容。六、防疫物資調配歸檔（一）調配申請與審批文件1.部門間防疫物資調配申請表：注明調配物資名稱、數量、調配原因、調出部門、調入部門等信息。2.調配審批記錄：包括調出部門負責人、調入部門負責人、分管領導等的審批意見和簽字。（二）調配記錄1.物資調配清單：記錄調配物資的名稱、編號、規格、數量、調出時間、調入時間、經手人等信息。2.運輸過程記錄：如采用何種運輸方式、運輸工具、運輸時間等，確保防疫物資安全、及時調配。（三）調配后的庫存調整記錄根據防疫物資調配情況，及時更新庫存臺賬和倉庫布局，記錄庫存調整的時間、調整原因、調整前后的庫存數量等信息。七、防疫物資處置歸檔（一）報廢申請與審批文件1.防疫物資報廢申請表：注明報廢物資名稱、編號、規格、數量、報廢原因、報廢時間等信息。2.報廢審批記錄：包括部門負責人、財務部門、分管領導等的審批意見和簽字。（二）報廢處置記錄1.報廢物資清單：詳細記錄報廢防疫物資的名稱、編號、規格、數量等信息。2.報廢處理方式記錄：如銷毀、回收等，并注明處理時間、處理地點、處理人員等。3.銷毀記錄：對于需銷毀的防疫物資，記錄銷毀過程，如銷毀時間、銷毀方式（如焚燒、粉碎等）、監督人員等信息。（三）處置后的資產核銷記錄按照公司財務制度，及時辦理防疫物資報廢后的資產核銷手續，記錄核銷時間、核銷金額、相關財務憑證等信息。八、防疫物資檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定防疫物資檔案管理的各項規章制度和工作流程。2.集中統一管理防疫物資檔案，確保檔案的完整性、準確性和安全性。3.對防疫物資檔案進行分類、編號、整理、裝訂、存儲等工作。4.提供防疫物資檔案的查詢、借閱服務，并做好相關記錄。（二）物資管理部門職責1.負責收集、整理、保管本部門防疫物資管理過程中產生的各類文件、記錄等資料，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好防疫物資檔案的查詢、借閱等工作，確保檔案資料的有效利用。3.對本部門防疫物資檔案的真實性、完整性負責。（三）使用部門職責1.按照規定及時、準確地填寫和提交防疫物資領用、使用等相關記錄。2.妥善保管本部門使用的防疫物資相關資料，不得隨意丟失或損壞。3.協助檔案管理部門和物資管理部門做好防疫物資檔案的管理工作。九、防疫物資檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式存儲。紙質檔案應分類裝訂成冊，存放于專門的檔案柜中；電子檔案應存儲在服務器或移動存儲設備上，并進行備份。2.按照防疫物資類別和時間順序，對檔案進行有序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.防疫物資采購合同、驗收報告等重要文件的保管期限為[X]年。2.庫存臺賬、領用記錄、使用記錄等日常管理文件的保管期限為[X]年。3.其他臨時性防疫物資管理文件的保管期限根據實際情況確定，但不得少于[X]年。（三）保管環境1.檔案存儲場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發霉、蟲蛀等。2.配備必要的防火、防盜、防蟲、防潮等設施設備，確保檔案的安全。十、防疫物資檔案的查詢與借閱（一）查詢1.公司內部人員因工作需要查詢防疫物資檔案的，應填寫檔案查詢申請表，注明查詢內容、查詢原因等信息。2.檔案管理部門根據申請進行審核，審核通過后提供相應的檔案資料供查詢人員查閱。3.查詢人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱防疫物資檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經部門負責人、分管領導審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應對所借閱的檔案妥善保管，按時歸還，不得擅自復印、摘錄、傳播檔案內容。如因保管不善造成檔案丟失、損壞的，應承擔相應的責任。十一、防疫物資檔案的保密與安全（一）保密措施1.對防疫物資檔案中涉及公司機密的信息，如采購價格、庫存數量、物資來源等，嚴格保密，未經授權不得泄露給任何單位和個人。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得私自向他人透露檔案內容。在檔案整理、存儲、查詢、借閱等過程中，采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強防疫物資檔案存儲場所的安全管理，設置門禁系統，限制無關人員進入。2.定期對檔案存儲設備進行檢查和維護，確保電子檔案數據的安全存儲。對于紙質檔案，要做好