公司介紹信管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司介紹信的管理，規(guī)范介紹信的開具、使用和保管流程，確保介紹信的嚴肅性和有效性，維護公司的正常運營秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)，全體員工因公務需要開具和使用介紹信的情況。（三）基本原則1.嚴格審批原則：介紹信的開具必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保使用事由真實、合理、必要。2.規(guī)范使用原則：介紹信應按照規(guī)定的格式和用途使用，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借或用于其他非公務目的。3.妥善保管原則：介紹信的保管應安全、保密，防止丟失、被盜用或濫用。二、介紹信的定義與種類（一）定義公司介紹信是公司出具的用于證明員工身份、介紹員工前往有關單位辦理公務的書面憑證。（二）種類1.正式介紹信：用于員工前往政府部門、企事業(yè)單位等辦理重要公務，如項目申報、商務洽談、合同簽訂等。2.普通介紹信：用于員工前往相關單位辦理一般性公務，如業(yè)務咨詢、資料索取、會議參加等。3.專用介紹信：針對特定業(yè)務或項目，由公司專門開具的介紹信，如招投標介紹信、資質(zhì)審核介紹信等。三、介紹信的開具（一）開具流程1.申請人填寫申請表：員工因公務需要開具介紹信時，應填寫《介紹信申請表》，詳細說明使用事由、前往單位、預計使用時間等信息，并簽字確認。2.部門負責人審批：申請表經(jīng)所在部門負責人審核，確認事由真實、合理后，簽署審批意見并簽字。3.分管領導審批：申請表提交至分管領導處，分管領導根據(jù)具體情況進行審批，簽署意見并簽字。4.綜合管理部門審核：申請表經(jīng)部門負責人和分管領導審批后，提交至綜合管理部門。綜合管理部門對申請表內(nèi)容進行審核，重點審核使用事由、前往單位、有效期等是否符合規(guī)定，審核通過后加蓋公司公章。5.介紹信開具：綜合管理部門根據(jù)審核通過的申請表，按照規(guī)定格式開具介紹信，并將介紹信發(fā)放給申請人。（二）開具要求1.格式規(guī)范：介紹信應使用公司統(tǒng)一印制的格式，內(nèi)容完整、準確，包括公司名稱、員工姓名、職務、前往單位、事由、有效期等信息。2.內(nèi)容真實：介紹信內(nèi)容必須真實反映員工的身份和公務事由，不得虛假開具或隱瞞重要信息。3.有效期明確：根據(jù)公務需要合理確定介紹信的有效期，有效期一般不超過[x]個工作日。四、介紹信的使用（一）使用范圍介紹信僅限于在申請表中明確的前往單位和事由范圍內(nèi)使用，不得用于其他任何單位和事項。（二）使用方式1.當面遞交：員工應親自將介紹信遞交至前往單位，并在對方的介紹信回執(zhí)上簽字確認。2.郵寄送達：如因特殊情況需要郵寄介紹信，應選擇安全可靠的郵寄方式，并留存郵寄憑證。員工應及時跟蹤介紹信的郵寄情況，確保對方按時收到。（三）注意事項1.不得轉(zhuǎn)借：員工不得將介紹信轉(zhuǎn)借他人使用，否則將追究相關人員的責任。2.不得涂改：介紹信內(nèi)容不得擅自涂改，如有涂改，應重新開具。3.妥善保管：員工應妥善保管介紹信，如因保管不善導致介紹信丟失或被盜用，應及時向公司報告，并采取相應措施防止損失擴大。五、介紹信的保管（一）保管部門公司介紹信由綜合管理部門統(tǒng)一保管，并指定專人負責。（二）保管要求1.專柜存放：介紹信應存放在專用的保險柜或文件柜中，確保安全。2.登記管理：建立介紹信使用登記臺賬，詳細記錄介紹信的開具時間、編號、申請人、前往單位、事由、有效期、領取時間、歸還時間等信息。3.定期盤點：綜合管理部門應定期對介紹信進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)介紹信丟失或短缺，應及時查明原因，并報告公司領導。六、介紹信的核銷（一）核銷流程1.員工歸還：員工使用完介紹信后，應及時將介紹信原件交回綜合管理部門。2.審核確認：綜合管理部門對交回的介紹信進行審核，確認介紹信已按規(guī)定使用，無涂改、轉(zhuǎn)借等違規(guī)情況后，在介紹信使用登記臺賬上進行核銷登記。3.存檔備案：核銷后的介紹信應作為公司檔案資料進行存檔備案，保存期限為[x]年。（二）逾期處理如介紹信超過有效期仍未歸還或使用，綜合管理部門應及時通知申請人說明情況。如無正當理由，應按照公司相關規(guī)定進行處理。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.虛假開具介紹信：故意提供虛假信息開具介紹信。2.轉(zhuǎn)借介紹信：將介紹信轉(zhuǎn)借他人使用。3.涂改介紹信：擅自涂改介紹信內(nèi)容。4.超范圍使用介紹信：超出申請表中明確的前往單位和事由使用介紹信。5.介紹信保管不善：因保管不善導致介紹信丟失或被盜用。（二）處理措施1.批評教育：對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予批評教育，責令其作出書面檢討。2.警告處分：對于違規(guī)情節(jié)較重的員工，給予警告處分，并在公司內(nèi)部進行通報批評。3.經(jīng)濟處罰：對于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應的經(jīng)濟處罰。4.解除勞動合同：對于違規(guī)情節(jié)嚴重，給公司造成重大損失或惡劣影響的員工，公司將依法解除勞動合同，并追究其法律責任。八、附則