財務ukey管理制度?總則目的為了加強公司財務Ukey的管理，確保財務信息的安全與準確，規范財務Ukey的使用流程，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部涉及財務Ukey使用的所有部門和人員。定義1.財務Ukey：是指用于公司財務相關電子業務辦理，如網上納稅申報、發票開具、財務系統登錄等，存儲有數字證書和電子簽名的安全硬件設備。職責分工信息管理部門1.負責財務Ukey的采購、發放、回收和注銷工作。2.定期對財務Ukey的使用情況進行檢查和統計。財務部門1.負責制定財務Ukey的使用規范和操作流程。2.指導和監督財務人員正確使用財務Ukey。3.負責財務Ukey的日常保管和維護，確保其安全可靠。4.及時向信息管理部門反饋財務Ukey的使用需求和問題。使用人員1.嚴格按照規定的操作流程使用財務Ukey，確保財務工作的順利進行。2.妥善保管個人使用的財務Ukey，不得隨意轉借他人。3.如發現財務Ukey丟失、損壞或被盜用等情況，應立即報告財務部門。財務Ukey的采購與發放采購1.根據公司財務工作的實際需求，由信息管理部門提出財務Ukey的采購申請，經公司領導審批后，按照相關規定進行采購。2.采購過程中，應選擇具有良好信譽和資質的供應商，確保所采購的財務Ukey符合國家相關標準和公司要求。發放1.財務Ukey采購到貨后，信息管理部門應進行驗收，核對數量、型號等是否與采購合同一致。2.驗收合格后，信息管理部門按照財務部門提供的人員名單，將財務Ukey發放給使用人員，并做好發放記錄，包括發放時間、Ukey編號、使用人員姓名等。3.使用人員在領取財務Ukey時，應簽字確認，并承諾遵守本制度的相關規定。財務Ukey的使用與保管使用規范1.操作流程使用財務Ukey進行財務業務操作時，應嚴格按照財務軟件或相關系統的提示步驟進行，確保操作準確無誤。在進行網上納稅申報、發票開具等重要操作前，應仔細核對相關財務數據，確認無誤后再插入Ukey進行操作。操作完成后，應及時安全退出相關系統，并拔出財務Ukey。2.使用環境財務Ukey應在安全、穩定的計算機環境下使用，避免在公共場所或存在安全風險的網絡環境中操作。嚴禁在連接互聯網的計算機上隨意插入財務Ukey，如需進行網上操作，應先對計算機進行病毒查殺和安全檢測。3.密碼管理財務Ukey的初始密碼由信息管理部門統一設置，使用人員領取Ukey后應及時修改密碼，并妥善保管。密碼應設置為包含字母、數字和特殊字符的強密碼，且定期更換，以確保密碼安全。保管要求1.專人專用財務Ukey實行專人專用制度，使用人員應妥善保管自己的Ukey，不得將其交給他人使用。2.存放安全財務Ukey應存放在安全可靠的地方，如保險柜、專用抽屜等，防止丟失、損壞或被盜。不得將財務Ukey與其他物品混放，避免受到擠壓、碰撞等損壞。3.防止泄露使用人員應嚴格保密財務Ukey的密碼和相關信息，不得向他人透露。在使用過程中，如發現密碼可能泄露，應立即更換密碼，并報告財務部門。財務Ukey的交接與離職處理交接1.財務人員因工作調動、崗位輪換等原因需要交接財務Ukey時，應填寫《財務Ukey交接清單》，詳細記錄交接的Ukey編號、密碼、使用情況等信息。2.交接雙方應在監交人的監督下進行現場交接，核對Ukey的外觀、功能等是否正常，確認無誤后簽字確認。3.交接完成后，交接清單應一式三份，交接雙方各執一份，財務部門留存一份。離職處理1.財務人員離職時，應將所使用的財務Ukey交回財務部門。2.財務部門在收到離職人員交回的Ukey后，應進行檢查和核對，如發現Ukey存在問題或相關財務業務未處理完畢，應及時與離職人員溝通解決。3.確認無誤后，財務部門將Ukey交回信息管理部門進行注銷處理，并在員工離職手續辦理記錄中注明Ukey已收回。財務Ukey的維護與更換維護1.財務Ukey使用一段時間后，可能會出現一些故障或性能下降的情況，使用人員應及時向財務部門反饋。2.財務部門定期對財務Ukey進行檢查和維護，如發現Ukey存在硬件損壞、軟件故障等問題，應及時聯系信息管理部門或相關技術支持人員進行維修。3.在維護過程中，應做好相關記錄，包括維護時間、維護內容、維修人員等，以便跟蹤和查詢。更換1.當財務Ukey出現嚴重故障無法修復，或因國家政策、業務需求等原因需要更換Ukey時，由信息管理部門按照采購與發放的流程進行更換。2.更換Ukey后，使用人員應及時將新Ukey的相關信息告知財務部門，并按照要求進行初始化設置和密碼修改等操作。3.原Ukey由信息管理部門進行回收和注銷處理。安全與風險防范安全措施1.加強對財務Ukey使用人員的安全培訓，提高其安全意識和操作技能，防止因操作不當導致信息泄露或安全事故。2.定期對財務Ukey的使用環境進行安全檢查，確保計算機系統安裝有最新的殺毒軟件和防火墻，并及時更新病毒庫和系統補丁。3.建立財務Ukey使用的審計機制，對重要財務操作進行記錄和審計，以便及時發現和處理異常情況。風險防范1.丟失風險如發現財務Ukey丟失，使用人員應立即報告財務部門，并采取掛失等措施，防止Ukey被他人冒用。財務部門應及時通知信息管理部門，對丟失的Ukey進行注銷處理，并根據需要重新采購和發放。2.被盜用風險加強對財務Ukey使用人員的管理和監督，如發現有可疑行為或Ukey被盜用的跡象，應立即采取措施，如修改密碼、凍結相關業務操作等，并及時報告公司領導和相關部門。配合相關部門進行調查，提供必要的信息和證據，以挽回公司損失。3.技術風險關注國家相關政策法規和技術標準的變化，及時調整財務Ukey的管理和使用策略，以應對可能出現的技術風險。定期對財務Ukey的技術性能進行評估，如發現存在潛在風險，應及時采取措施進行升級或更換。監督與檢查定期檢查1.信息管理部門和財務部門應定期對財務Ukey的使用情況進行檢查，檢查內容包括Ukey的保管情況、使用記錄、密碼安全等。2.檢查人員應填寫檢查記錄，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。不定期抽查公司內部審計部門或相關領導將不定期對財務Ukey的管理和使用情況進行抽查，以確保制度的嚴格執行。違規處理對于違反本制度規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰：1.警告：對于首次違反規定，情節較輕，未造成嚴重后果的，給予警告處分，并責令其立即改正。2.罰款：對于多次違