供熱部記錄管理制度?一、總則（一）目的為加強供熱部記錄管理，確保記錄的真實性、完整性、準確性和可追溯性，規范供熱生產運行、設備維護、安全管理等各項工作，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于供熱部各部門、各崗位在供熱生產、運行、管理過程中形成的各類記錄。（三）職責分工1.供熱部綜合管理辦公室負責制定、修訂和完善記錄管理制度。指導、監督各部門記錄管理工作。負責記錄的統一歸檔和保管期限的確定。定期對記錄管理情況進行檢查和考核。2.各部門負責本部門記錄的收集、整理、分類和保管。按照規定的格式、內容和要求及時、準確地填寫記錄。定期將本部門記錄移交供熱部綜合管理辦公室歸檔。二、記錄的分類與編號（一）記錄分類1.生產運行記錄包括供熱參數記錄（如溫度、壓力、流量等）、設備運行記錄、能耗記錄等。反映供熱生產過程中的實時數據和運行狀態。2.設備維護記錄設備巡檢記錄、維修記錄、保養記錄、設備故障記錄等。記錄設備維護情況，確保設備正常運行。3.安全管理記錄安全檢查記錄、隱患排查記錄、事故記錄、安全教育記錄等。保障供熱生產安全，防范安全事故。4.質量檢驗記錄供熱水質檢驗記錄、熱計量裝置校驗記錄等。確保供熱質量符合標準要求。5.客戶服務記錄客戶投訴記錄、維修工單記錄、用戶滿意度調查記錄等。處理客戶問題，提高客戶滿意度。6.行政管理記錄文件收發記錄、會議記錄、考勤記錄、培訓記錄等。支持供熱部日常行政管理工作。（二）記錄編號1.記錄編號采用統一格式，由部門代碼、記錄類別代碼、年份、月份、順序號組成。2.部門代碼：按照供熱部各部門名稱縮寫確定，如生產部為SCB，維修部為WxB等。3.記錄類別代碼：根據記錄分類確定，如生產運行記錄為SY，設備維護記錄為SB等。4.年份：取公元紀年的后兩位數字，如2023年為23。5.月份：用兩位數字表示，如1月為01。6.順序號：從001開始依次編號。7.示例：生產部2023年5月第10份生產運行記錄編號為：SCBSY2305010。三、記錄的填寫要求（一）基本要求1.記錄應使用黑色或藍色中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色墨水填寫。2.記錄內容應真實、準確、完整，不得隨意涂改、偽造或遺漏。如確需修改，應在原記錄上劃一條橫線，在其上方填寫正確內容，并由修改人簽名或蓋章。3.記錄應及時填寫，不得事后補記。（二）具體填寫規范1.生產運行記錄供熱參數記錄應按照規定的時間間隔準確記錄溫度、壓力、流量等數據，數據來源應真實可靠，可采用自動監測設備或人工讀取方式。設備運行記錄應記錄設備啟動、停止時間，運行狀態參數（如電流、電壓等），以及設備運行過程中的異常情況及處理措施。能耗記錄應詳細記錄供熱生產過程中的水、電、氣等能源消耗數據，以及能耗計算依據和方法。2.設備維護記錄設備巡檢記錄應記錄巡檢時間、巡檢人員、巡檢部位、設備運行狀況、發現的問題及處理情況等。維修記錄應包括設備維修日期、維修人員、維修設備名稱及型號、故障現象、維修內容及更換的零部件等信息。保養記錄應記錄設備保養時間、保養人員、保養內容、保養效果評估等。設備故障記錄應詳細描述故障發生時間、地點、現象、原因分析、處理過程及結果等。3.安全管理記錄安全檢查記錄應記錄檢查時間、檢查人員、檢查部位、發現的安全隱患及整改措施、整改期限等。隱患排查記錄應按照隱患排查治理制度要求，詳細記錄隱患排查情況，包括隱患描述、排查人員、排查時間、隱患等級、治理措施及治理結果等。事故記錄應包括事故發生時間、地點、經過、原因分析、損失情況、處理結果等內容，并附上事故現場照片、事故報告等相關資料。安全教育記錄應記錄培訓時間、培訓地點、培訓內容、培訓講師、參加人員名單及考核情況等。4.質量檢驗記錄供熱水質檢驗記錄應記錄水質采樣時間、采樣地點、水樣編號、檢驗項目、檢驗結果、檢驗標準及是否合格等信息。熱計量裝置校驗記錄應記錄校驗時間、校驗機構、校驗設備名稱及型號、校驗項目、校驗結果、校驗證書編號等。5.客戶服務記錄客戶投訴記錄應詳細記錄投訴時間、投訴人姓名及聯系方式、投訴內容、處理過程及處理結果、回訪情況等。維修工單記錄應記錄工單編號、報修時間、報修地址、用戶姓名及聯系方式、故障描述、維修人員、維修時間及維修結果等。用戶滿意度調查記錄應記錄調查時間、調查方式、調查對象、調查內容及用戶滿意度得分等信息。6.行政管理記錄文件收發記錄應記錄文件名稱、文號、收文或發文日期、收發部門、文件內容摘要、處理情況等。會議記錄應記錄會議時間、地點、主持人、參會人員、會議主題、會議內容及決議事項等。考勤記錄應記錄員工出勤情況，包括出勤、遲到、早退、請假、曠工等信息，以及考勤統計周期。培訓記錄應記錄培訓名稱、培訓時間、培訓地點、培訓講師、培訓內容、參加人員名單及培訓效果評估等。四、記錄的收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責記錄的收集工作，確保記錄按時、完整收集。2.記錄收集人員應按照規定的記錄類別和編號要求，對本部門形成的各類記錄進行分類整理，確保記錄編號連續、不重復。（二）整理要求1.記錄應按照類別進行整理，同一類別的記錄應按照時間順序排列。2.對于紙質記錄，應去除無關的附件，如紙張碎片、訂書釘等，保持記錄的整潔。3.對于電子記錄，應按照規定的文件命名規則進行命名，確保文件名能夠準確反映記錄的內容和時間信息。同時，應定期對電子記錄進行備份，防止數據丟失。五、記錄的保管（一）保管期限1.供熱部記錄保管期限分為短期、中期和長期。短期保管期限為1年，適用于一般性的生產運行記錄、設備維護記錄等。中期保管期限為3年，適用于安全管理記錄、質量檢驗記錄等。長期保管期限為5年及以上，適用于重要的設備檔案、事故檔案、客戶服務檔案等。2.具體記錄保管期限按照國家相關法律法規、行業標準及供熱部實際情況確定，并在記錄管理制度中明確規定。（二）保管方式1.紙質記錄應存放在專門的檔案柜中，按照類別和保管期限分類存放，并建立檔案索引，便于查找和查閱。2.電子記錄應存儲在服務器或專用存儲設備上，并進行定期備份。備份數據應存放在不同的物理位置，以防止數據丟失。同時，應建立電子記錄的訪問權限管理制度，確保記錄的安全性和保密性。3.對于重要的記錄，如設備檔案、事故檔案等，應進行數字化處理，建立電子檔案庫，并進行異地備份，以提高檔案的安全性和可靠性。（三）保管環境1.記錄保管場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。2.應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保記錄的安全。六、記錄的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱記錄的人員，應填寫《記錄查閱申請表》，注明查閱記錄的名稱、編號、查閱原因等信息，并經所在部門負責人簽字批準。2.查閱人員應在指定的地點查閱記錄，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、損壞記錄。查閱完畢后，應及時將記錄歸還檔案管理人員，并在《記錄查閱登記表》上簽字確認。3.涉及供熱部機密信息的記錄，查閱人員應嚴格遵守保密規定，不得向無關人員泄露記錄內容。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱記錄的人員，應填寫《記錄借閱申請表》，詳細說明借閱記錄的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，并經所在部門負責人、供熱部綜合管理辦公室負責人簽字批準。2.借閱期限一般不得超過7個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的記錄，不得轉借他人，不得在記錄上進行任何形式的標記或損壞。借閱期滿后，應及時將記錄歸還檔案管理人員，并在《記錄借閱登記表》上簽字確認。4.如借閱的記錄發生丟失、損壞等情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。七、記錄的銷毀（一）銷毀條件1.記錄保管期限已滿，且無需繼續保存的。2.記錄內容已失去保存價值，如已過有效期的臨時記錄等。3.因其他原因需要銷毀的記錄，如記錄載體損壞無法修復等。（二）銷毀程序1.各部門應定期對本部門保管的記錄進行清理，提出銷毀申請，并填寫《記錄銷毀申請表》，注明擬銷毀記錄的名稱、編號、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.供熱部綜合管理辦公室對各部門提交的銷毀申請進行審核，審核通過后報供熱部負責人批準。3.經批準后，由供熱部綜合管理辦公室組織相關人員對擬銷毀的記錄進行集中銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀記錄清單等，并由參與人員簽字確認。4.對于涉及重要信息或機密的記錄，應采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進行銷毀，確保記錄信息無法恢復。八、考核與獎懲（一）考核1.供熱部綜合管理辦公室定期對各部門記錄管理情況進行檢查和考核，考核內容包括記錄的填寫質量、收集整理情況、保管情況、查閱借閱情況等。2.檢查考核結果將納入供熱部部門績效考核體系，作為