行政公文收文管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政公文收文管理，確保公文處理的及時、準確、規范，提高工作效率，根據國家有關法律法規及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在行政公文收文處理過程中的管理活動。（三）基本原則1.及時高效原則：對收文要及時登記、傳閱、辦理，避免積壓延誤，確保公文處理不影響公司各項工作的正常開展。2.準確規范原則：嚴格按照公文處理的程序和要求進行操作，保證公文內容的準確傳達和處理，維護公文的嚴肅性和規范性。3.安全保密原則：妥善保管收文，防止公文丟失、泄密，確保公司機密信息的安全。二、收文范圍公司收文主要包括以下幾類：1.上級機關文件：包括上級政府部門、主管單位下發的各類文件、通知、指示、決定等。2.平行單位來文：與公司有業務往來的其他單位發送的函件、通知、合作協議等。3.下級單位上報文件：公司所屬各部門、分支機構報送的請示、報告、總結等。4.其他文件：各類會議文件、調研資料、法律法規文件等與公司工作相關的文件。三、收文流程（一）簽收登記1.收件人員：公司行政部為公文收文的主要負責部門，指定專人負責簽收各類來文。2.簽收要求：收件人收到公文后，應立即核對來文的數量、封裝情況等是否完好。如發現問題，應及時與發文單位聯系并記錄相關情況。3.登記內容：對收到的公文進行詳細登記，登記內容包括公文編號、來文單位、發文日期、文件標題、密級、份數、附件等信息。（二）文件分發1.分發依據：根據公文的內容、性質和公司內部職責分工，確定公文的分發范圍。2.分發方式：直接送達：對于緊急且需特定部門或人員直接處理的公文，由行政部專人直接送達相關部門或人員。內部流轉：對于一般性公文，通過公司內部辦公系統或文件流轉渠道發送至相關部門負責人，并在紙質文件上注明流轉情況。（三）文件傳閱1.傳閱范圍：根據公文內容確定傳閱人員名單，一般包括公司領導、相關部門負責人及需要知曉公文內容的其他人員。2.傳閱要求：順序傳閱：按照確定的傳閱順序依次傳遞公文，確保公文傳閱的高效和有序。簽字確認：傳閱人在收到公文后應及時簽字確認，并注明傳閱時間，以便跟蹤公文的傳閱進度。及時催辦：行政部負責對傳閱中的公文進行催辦，對于超過規定傳閱時間仍未處理的公文，及時提醒傳閱人盡快辦理。（四）文件辦理1.承辦部門職責：明確辦理要求：承辦部門收到公文后，應認真研讀公文內容，明確辦理要求和時限。組織辦理工作：根據公文要求，安排專人負責具體辦理工作，確保辦理工作的質量和效率。及時反饋結果：辦理完畢后，承辦部門應及時將辦理結果反饋給行政部，并按照要求將相關文件歸檔保存。2.辦理時限：緊急公文：應在規定的時間內完成辦理，并及時反饋結果。一般公文：根據公文內容和公司實際情況，確定合理的辦理時限，承辦部門應在規定時限內完成辦理。（五）文件歸檔1.歸檔范圍：所有辦理完畢的公文，包括來文原件、處理過程中形成的相關文件、資料等，均應進行歸檔保存。2.歸檔要求：分類整理：按照公文的類別、年度、保管期限等進行分類整理，便于查找和利用。規范裝訂：對歸檔公文進行規范裝訂，確保文件的整齊、牢固。準確編目：編制歸檔文件目錄，注明文件編號、標題、日期、保管期限等信息，便于檢索。四、收文管理職責（一）行政部職責1.負責公司行政公文收文的統一管理工作，制定和完善收文管理制度。2.簽收、登記、分發各類來文，跟蹤公文的傳閱、辦理進度，確保公文處理的及時、準確。3.對收文進行分類整理、歸檔保存，建立健全公司公文檔案管理體系。4.定期對收文處理情況進行統計分析，向上級領導匯報公文處理工作情況。（二）發文部門職責1.負責本部門對外發文的起草、審核、發送等工作，確保發文內容的準確、規范。2.配合行政部做好收文處理工作，及時反饋本部門對收文的辦理意見和結果。3.負責本部門收文的登記、傳閱、辦理等工作，并按照要求將處理結果報送行政部備案。（三）傳閱人員職責1.認真閱讀傳閱的公文，了解公文內容，按照要求及時辦理相關事項。2.在公文傳閱過程中，妥善保管公文，不得擅自涂改、丟失或轉借他人。3.及時簽字確認公文傳閱情況，確保公文傳閱的順暢和高效。（四）承辦人員職責1.按照公文辦理要求，認真組織實施辦理工作，確保辦理結果符合公司規定和要求。2.及時與相關部門和人員溝通協調，解決辦理過程中出現的問題，確保辦理工作順利進行。3.將辦理結果及時反饋給行政部，并按照規定將相關文件資料歸檔保存。五、收文管理要求（一）文件保密1.嚴格遵守國家有關保密法律法規和公司保密制度，對涉及公司機密的公文進行嚴格保密。2.收文處理過程中，嚴格控制知悉范圍，嚴禁無關人員接觸機密文件。3.對因工作需要借閱機密文件的人員，應履行審批手續，并在規定時間內歸還。（二）文件催辦1.行政部負責對收文的辦理情況進行跟蹤催辦，確保公文按時辦理完畢。2.建立收文催辦臺賬，詳細記錄公文的傳閱、辦理進度和催辦情況。3.對于多次催辦仍未辦理的公文，行政部應及時向上級領導匯報，并采取相應措施督促辦理。（三）文件保管1.設立專門的公文保管場所，配備必要的保管設備，確保公文的安全存放。2.按照檔案管理要求，對收文進行分類存放，便于查找和利用。3.定期對公文保管情況進行檢查，對破損、變質的公文及時進行修復或處理。六、收文管理信息化（一）辦公系統應用1.充分利用公司內部辦公系統進行行政公文的收文管理，實現公文的電子登記、傳閱、辦理和歸檔等功能。2.員工應熟練掌握辦公系統的操作方法，及時處理電子公文，提高工作效率。（二）數據備份與安全1.定期對辦公系統中的收文數據進行備份，防止數據丟失。2.加強辦公系統的安全管理，設置不同的用戶權限，確保公文數據的安全。七、收文管理監督與考核（一）監督檢查1.行政部定期對各部門的收文處理情況進行監督檢查，檢查內容包括收文登記、傳閱、辦理、歸檔等環節的執行情況。2.對檢查中發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將收文管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及相關人員的收文處理工作進行考核評價。2.考核指標包括公文處理的及時性、準確性、規范性等方面，考核結果與部門和