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文檔簡介

飼料企業檔案管理制度?一、總則(一)目的為加強公司檔案管理,有效地保護和利用檔案,提高公司管理水平,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。(三)檔案定義本制度所稱檔案是指公司在生產經營、行政管理、技術研發等活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。(四)管理原則1.集中統一管理原則:公司檔案由綜合管理部集中統一管理,確保檔案的完整、準確、系統和安全。2.分類管理原則:根據檔案的來源、形成時間、內容和形式等特征,進行科學分類,便于管理和查找。3.高效利用原則:充分發揮檔案的作用,為公司各項工作提供及時、有效的信息支持。二、檔案管理機構及職責(一)綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門,負責制定和完善檔案管理制度,指導和監督各部門的檔案管理工作,集中管理公司各類檔案。其主要職責包括:1.貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和方針政策,制定公司檔案管理的規章制度和工作流程。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統計和銷毀等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統,實現檔案的信息化管理,提高檔案管理效率和服務水平。4.組織開展檔案業務培訓和宣傳工作,提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。5.提供檔案查閱、借閱等服務,積極開發利用檔案信息資源,為公司決策和各項工作提供支持。(二)各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作,并指定專人負責檔案管理工作。其主要職責包括:1.按照公司檔案管理制度的要求,做好本部門檔案的日常收集、整理和歸檔工作,確保檔案的完整、準確。2.定期向綜合管理部移交應歸檔的檔案,并配合綜合管理部做好檔案的整理、鑒定、統計等工作。3.負責本部門檔案的保管和安全保密工作,防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.根據工作需要,向綜合管理部申請查閱、借閱本部門檔案。三、檔案的分類與編號(一)檔案分類公司檔案分為行政管理檔案、人事檔案、財務檔案、業務檔案、技術檔案等五大類,每大類下再根據檔案內容的不同細分為若干小類。具體分類如下:1.行政管理檔案公司文件:包括公司章程、股東會決議、董事會決議、監事會決議、公司文件、通知、通報、報告等。會議記錄:公司各類會議的記錄、紀要等。證照印章:公司營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證書、印章使用記錄等。合同協議:公司簽訂的各類合同、協議、意向書等。行政事務:公司辦公設備采購、辦公用品管理、車輛管理、房產管理、物業管理等方面的文件資料。法律事務:公司涉及的訴訟、仲裁、法律咨詢、法律文件等。2.人事檔案員工入職檔案:員工招聘、錄用、入職手續辦理過程中形成的各類文件資料,如簡歷、面試評估表、錄用通知、入職登記表等。員工培訓檔案:員工參加公司內部培訓、外部培訓的培訓計劃、培訓記錄、培訓證書等。員工考核檔案:員工績效考核、年度考核、晉升考核等方面的文件資料,如考核表、考核結果通知等。員工薪酬檔案:員工工資、獎金、福利等薪酬發放記錄及相關文件。員工獎懲檔案:員工獲得的獎勵、處罰的文件資料,如獎勵證書、處罰決定等。員工離職檔案:員工離職手續辦理過程中形成的各類文件資料,如離職申請、離職審批表、離職交接清單等。3.財務檔案會計憑證:公司日常會計核算過程中形成的記賬憑證、原始憑證等。會計賬簿:總賬、明細賬、日記賬、輔助賬等各類會計賬簿。財務報表:月度、季度、年度財務報表,如資產負債表、利潤表、現金流量表等。財務預算:公司年度財務預算、預算執行情況分析報告等。稅務資料:納稅申報表、稅務審計報告、稅務發票等。財務審計:內部審計、外部審計報告及相關資料。4.業務檔案市場營銷檔案:市場調研、市場策劃、銷售合同、客戶資料、市場活動記錄等。生產管理檔案:生產計劃、生產調度、生產工藝、質量控制、設備管理等方面的文件資料。采購管理檔案:采購計劃、采購合同、供應商資料、采購訂單、采購發票等。物流管理檔案:物流配送計劃、運輸合同、倉儲管理、貨物出入庫記錄等。售后服務檔案:客戶投訴處理記錄、維修記錄、回訪記錄等。5.技術檔案產品研發檔案:新產品研發項目立項報告、研發計劃、實驗記錄、技術圖紙、工藝文件、產品標準等。生產技術檔案:生產工藝流程、操作規程、技術改造方案、技術創新成果等。質量技術檔案:質量體系文件、質量檢驗報告、質量認證文件、質量事故處理記錄等。設備技術檔案:設備采購合同、設備安裝調試記錄、設備操作規程、設備維護保養記錄、設備檢修記錄、設備報廢記錄等。(二)檔案編號檔案編號采用分類編號法,按照檔案分類的順序,為每類檔案編制唯一的編號。編號規則如下:1.一級分類代碼:用大寫英文字母表示檔案的大類,如"A"表示行政管理檔案,"B"表示人事檔案,"C"表示財務檔案,"D"表示業務檔案,"E"表示技術檔案。2.二級分類代碼:用兩位數字表示大類下的小類,如"A01"表示公司文件,"A02"表示會議記錄,以此類推。3.檔案順序號:用四位數字表示每小類檔案的順序號,從"0001"開始依次編號。例如,一份行政管理檔案中的公司文件,其編號為"A010001";一份人事檔案中的員工入職檔案,其編號為"B010001"。四、檔案的收集與整理(一)收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協議、意向書等文件。3.公司員工個人在工作中形成的與公司業務相關的文件、資料,如工作報告、技術總結、項目方案等。4.公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物及相關照片、證書等資料。(二)收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作,確保檔案收集的及時性、完整性和準確性。2.檔案形成部門應在文件材料形成后的[X]個工作日內,將整理好的檔案移交至綜合管理部。3.對于重要文件、緊急文件或需長期保存的檔案,應及時收集并優先移交。(三)整理原則1.遵循文件材料的形成規律和內在聯系,保持文件之間的歷史連貫性。2.按照檔案分類方案,對文件材料進行分類整理,做到分類準確、排列有序。3.同一類檔案應按照文件形成的時間順序排列,不同類檔案之間應保持相對獨立。(四)整理方法1.文書檔案:對收集到的文件材料進行分類、編號、編目、裝訂,填寫卷內文件目錄和備考表,編制案卷封面和脊背,組成案卷。2.科技檔案:按照項目、專業或類別進行分類整理,建立檔案目錄,繪制圖紙目錄,填寫備考表,裝訂成冊。3.會計檔案:按照會計憑證、會計賬簿、財務報表等類別進行分類整理,裝訂成冊,并編制會計檔案目錄。4.聲像檔案:對照片、錄音、錄像等聲像材料進行分類整理,標注拍攝時間、地點、人物、內容等信息,填寫聲像檔案目錄。五、檔案的歸檔與保管(一)歸檔要求1.綜合管理部對各部門移交的檔案進行審核,審核合格后辦理歸檔手續,并在檔案目錄上簽字確認。2.歸檔檔案應齊全完整、真實準確、字跡清晰、簽字蓋章手續完備。3.歸檔的電子文件應確保其真實性、完整性和可讀性,存儲格式應符合長期保存的要求,并進行備份。(二)保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年。具體保管期限按照國家有關規定和公司實際情況確定,如下表所示:|檔案類別|保管期限|||||行政管理檔案|公司文件、會議記錄、證照印章等永久保存;行政事務、法律事務等重要文件保存[X]年,一般文件保存[X]年||人事檔案|員工入職檔案、培訓檔案、考核檔案、薪酬檔案、獎懲檔案、離職檔案等永久保存||財務檔案|會計憑證、會計賬簿保存[X]年;財務報表、財務預算、稅務資料、財務審計等永久保存||業務檔案|市場營銷檔案、生產管理檔案、采購管理檔案、物流管理檔案、售后服務檔案等保存[X]年||技術檔案|產品研發檔案、生產技術檔案、質量技術檔案、設備技術檔案等永久保存|(三)保管方式1.紙質檔案:采用檔案柜存放,按照檔案類別和編號順序排列,便于查找和管理。2.電子檔案:存儲在專用的服務器或存儲設備上,按照檔案分類建立文件夾,進行分類存儲。同時,定期對電子檔案進行備份,備份存儲介質異地存放,確保數據安全。3.聲像檔案:照片、底片等應沖洗或掃描后進行分類歸檔,存儲在相冊或電子文件夾中;錄音、錄像帶應轉錄為數字格式后進行存儲,并建立相應的目錄索引。(四)檔案庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好,溫度控制在[X]℃[X]℃之間,相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設施設備,確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應設置專門的管理人員,負責檔案庫房的日常管理和維護工作,定期對檔案進行檢查和清點,發現問題及時處理。六、檔案的查閱與借閱(一)查閱規定1.公司內部員工因工作需要查閱檔案的,應填寫《檔案查閱申請表》,注明查閱目的、查閱內容等,經所在部門負責人簽字同意后,到綜合管理部辦理查閱手續。2.綜合管理部檔案管理人員應根據查閱申請表,為查閱人員提供相應的檔案,并在查閱現場進行監督,確保檔案的安全和完整。3.查閱人員應在指定的地點查閱檔案,不得擅自將檔案帶出查閱室,不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。4.查閱完畢后,查閱人員應及時將檔案歸還綜合管理部檔案管理人員,檔案管理人員應認真核對檔案數量和完整性,確認無誤后辦理歸還手續。(二)借閱規定1.公司內部員工因工作需要借閱檔案的,應填寫《檔案借閱申請表》,注明借閱目的、借閱期限、借閱檔案內容等,經所在部門負責人和綜合管理部負責人簽字同意后,方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日,如需延長借閱期限,應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案,不得轉借他人,不得擅自復印、摘抄、傳播檔案內容。如因工作需要復印或摘抄檔案內容的,應經綜合管理部負責人同意,并在檔案管理人員的監督下進行。4.借閱人員應按時歸還借閱的檔案,如檔案出現丟失、損壞等情況,應及時報告綜合管理部,并承擔相應的賠償責任。(三)外部單位查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的,應出具單位介紹信或相關證明文件,注明查閱或借閱的目的、內容、范圍等,經公司領導批準后,到綜合管理部辦理查閱或借閱手續。2.外部單位查閱或借閱檔案時,應安排專人負責陪同,并在檔案管理人員的監督下進行查閱或借閱。3.外部單位查閱或借閱檔案的期限、歸還方式等按照本制度的相關規定執行。如需復印或摘抄檔案內容的,應經公司領導批準,并在檔案管理人員的監督下進行。七、檔案的鑒定與銷毀(一)鑒定原則1.定期鑒定原則:綜合管理部每年對保管期滿的檔案進行一次鑒定,確定檔案的存毀。2.全面審查原則:對檔案的內容、來源、形式、價值等進行全面審查,確保鑒定結果的準確性。3.集體審議原則:成立檔案鑒定小組,由綜合管理部負責人、相關業務部門負責人和檔案管理人員組成,對鑒定結果進行集體審議。(二)鑒定方法1.檔案管理人員對保管期滿的檔案進行初步審查,提出存毀意見,并填寫《檔案鑒定意見書》。2.檔案鑒定小組對《檔案鑒定意見書》進行審議,根據審議結果確定檔案的存毀。3.對確定銷毀的檔案,編制《檔案銷毀清冊》,注明檔案的名稱、編號、保管期限、銷毀原因等。(三)銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經公司領導批準后,由綜合管理部負責組織實施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行,確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程中,應安排專人負責監督,并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀完畢后,《檔案銷毀清冊》應永久保存。八、檔案的統計與移交(一)統計工作1.綜合管理部應建立檔案統計制度,定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計分析。2.檔案統計報表應真實、準確、完整,按時報送公司領導和上級主管部門。3.通過檔案統計分析,及時發現檔案管理工作中存在的問題,采取有效措施加以改進,提高檔案管理水平。(二)移交工作1.公司因機構調整、業務劃轉等原因,需要進行檔案移交的,應按照國家有關規定和公司檔案管理制度的要求,辦理檔案移交手續。2.檔案移交應編制《檔案移交清冊》,注明檔案的名稱、數量、保管期限等信息,并經交接雙方簽字確認。3.交接雙方應按照《檔案移交清冊》進行檔案清點和核對,確保檔案的完整和準確。交接完畢后,《檔案移交清冊》應一式三份,交接雙方各執一份,綜合管理部留存一份。九、檔案管理的信息化建設(一)信息化目標建立公司檔案管理信息系統,實現檔案的數字化存儲、網絡化管理和信息化利用,提高檔案管理效率和服務水平,為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。(二)信息化建設內容1.檔案數字化:

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