部門存檔文件管理制度?目的為加強本部門存檔文件的管理，確保文件的完整性、準確性和安全性，便于文件的查閱、使用和追溯，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于本部門所有存檔文件的管理，包括但不限于各類合同、協議、報告、通知、信函、會議紀要、工作計劃、工作總結等紙質和電子文件?；驹瓌t1.集中統一原則：部門內所有存檔文件由專人負責集中管理，確保文件管理的一致性和規范性。2.分類管理原則：按照文件的性質、來源、時間等因素進行分類，便于文件的查找和使用。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止文件的丟失、損壞、泄露等情況發生。4.方便利用原則：在確保文件安全保密的前提下，充分考慮文件利用的便利性，提高工作效率。存檔文件的范圍與分類存檔文件的范圍1.本部門形成的各類文件、資料、記錄等。2.上級部門下發的與本部門工作相關的文件、通知、指示等。3.對外簽訂的合同、協議、意向書等。4.會議形成的會議紀要、決議、記錄等。5.工作計劃、總結、報告、報表等。6.各類培訓資料、學習記錄等。7.其他與本部門工作有關的具有保存價值的文件。存檔文件的分類1.按文件性質分類行政文件：包括部門的規章制度、工作計劃、總結、報告、通知、信函等。業務文件：涉及本部門業務工作的各類文件，如項目方案、合同協議、業務報表等。財務文件：財務預算、決算、報銷憑證、審計報告等。人事文件：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。2.按文件來源分類內部文件：本部門自行制定和產生的文件。外部文件：上級部門、其他部門或單位發來的文件。3.按時間分類年度文件：每年形成的文件按年度進行分類存放。季度文件：每季度形成的文件按季度分類。月度文件：每月形成的文件按月度分類。存檔文件的收集與整理收集1.各崗位工作人員應及時將工作中形成的各類文件整理后交至部門文件管理員。2.文件管理員應定期檢查各崗位文件收集情況，確保文件無遺漏。3.對于上級部門下發的文件，由文件管理員負責及時收集，并進行登記。整理1.文件管理員收到文件后，應按照分類標準對文件進行初步整理。2.去除文件中的金屬物、訂書釘等，對破損的文件進行修補。3.按照文件的順序進行編號，編制文件目錄。4.將整理好的文件裝入檔案盒或文件夾，并在盒（夾）面上標明文件類別、年度、保管期限等信息。存檔文件的保管保管地點設立專門的文件檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保文件的安全保管。保管期限1.永久保管：涉及本部門重要權益、具有長遠歷史價值和法律憑證作用的文件，如公司章程、重大合同協議等。2.長期保管：保管期限為[X]年的文件，如重要的業務文件、年度工作計劃和總結等。3.短期保管：保管期限為[X]年的文件，如一般性的通知、信函等。保管要求1.文件應分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對文件進行檢查，發現問題及時處理，如文件受潮、發霉、蟲蛀等。3.對電子文件應進行備份，存儲在安全的介質上，并定期進行檢查和維護。4.嚴格限制非文件管理人員進入文件檔案室，確因工作需要進入的，須經部門負責人批準，并進行登記。存檔文件的查閱與借閱查閱1.本部門員工因工作需要查閱存檔文件的，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等信息，經部門負責人批準后，到文件管理員處查閱。2.文件管理員應根據申請表提供相應的文件，并在現場監督查閱，查閱完畢后及時收回文件。3.查閱人員不得在文件上涂改、標記、污損，不得擅自將文件帶出文件檔案室。借閱1.因工作需要借閱存檔文件的，須填寫《文件借閱申請表》，詳細說明借閱文件的名稱、文號、借閱期限、借閱用途等，經部門負責人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理審批手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人，不得在文件上進行任何形式的修改或刪除。4.借閱人員歸還文件時，文件管理員應認真核對文件的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應及時報告并追究借閱人員的責任。存檔文件的鑒定與銷毀鑒定1.文件管理員應定期對存檔文件進行鑒定，確定文件的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。2.成立由部門負責人、文件管理員及相關業務人員組成的文件鑒定小組，對擬銷毀的文件進行審核。3.鑒定小組應根據文件的重要性、歷史價值、現實用途等因素，綜合判斷文件是否需要銷毀。銷毀1.經鑒定需要銷毀的文件，由文件管理員填寫《文件銷毀申請表》，附上擬銷毀文件的清單，報部門負責人批準。2.批準后，文件管理員應按照規定的程序進行銷毀，可采用焚燒、粉碎等方式，確保文件信息無法恢復。3.銷毀過程應有專人負責監督，并在《文件銷毀記錄》上簽字確認。4.對已銷毀的文件，應在文件目錄和電子檔案中進行相應的標注，以示該文件已不存在。電子文件管理電子文件的收集與整理1.各崗位工作人員應及時將電子文件存儲到指定的服務器或存儲設備上，并按照分類標準進行命名和整理。2.電子文件的命名應規范、準確，反映文件的主題、時間、來源等信息。3.建立電子文件目錄，詳細記錄電子文件的名稱、存儲位置、日期、大小等信息，便于查找和管理。電子文件的保管1.定期對電子文件進行備份，備份介質應分別存儲在不同的地點，以防數據丟失。2.安裝必要的殺毒軟件和防火墻，防止電子文件受到病毒感染和網絡攻擊。3.對電子文件的存儲環境進行定期檢查，確保存儲設備的正常運行。電子文件的查閱與借閱1.電子文件的查閱和借閱流程與紙質文件相同，查閱和借閱人員應使用規定的軟件和權限進行操作。2.查閱和借閱電子文件時，不得擅自更改文件內容，如需復制，應經文件管理員批準。3.電子文件查閱和借閱結束后，文件管理員應及時關閉相關軟件和權限，確保文件的安全性。監督與考核監督檢查1.部門負責人應定期對文件管理工作進行監督檢查，確保文件管理制度的有效執行。2.文件管理員應每月對文件管理情況進行自查，及時發現問題并進行整改。3.對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關責任人限期整改?？己嗽u價1.建立文件管理工作考核評價機制，對各崗位工作人員的文件管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括文件收集的及時性、整理的規范性、保管的安全性、查閱借閱的便利性等。3.考核評價結果與員工的績效掛