會務組工作管理制度?一、總則（一）目的為了規范會務組的工作流程，提高會議組織和服務水平，確保各類會議的順利召開，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部組織召開的各類會議，包括但不限于董事會、股東會、管理層會議、部門例會、專題研討會、培訓會議等會務組的相關工作。（三）基本原則1.高效原則：以提高會議效率為核心，合理安排會議流程，確保會議在規定時間內高質量完成。2.細致原則：對會議的各項準備工作、服務工作以及后續跟進工作進行細致入微的安排，避免出現任何疏漏。3.協作原則：會務組各成員之間要密切協作，明確分工，相互支持，共同保障會議順利進行。4.保密原則：對于涉及公司機密信息的會議，嚴格遵守保密規定，確保信息安全。二、會務組組織架構及職責（一）組織架構會務組設組長一名，副組長若干名，根據會議需求下設若干工作小組，如會議籌備組、會議接待組、會議記錄組、會議后勤保障組等。（二）職責分工1.組長職責全面負責會務組的各項工作，對會議的整體組織和實施效果負責。制定會議工作計劃和預算，并監督執行情況。協調會務組各成員之間的工作，與其他部門溝通協調相關事宜。對會議過程中出現的突發情況進行決策和處理。2.副組長職責協助組長開展工作，在組長缺席時履行組長職責。負責各自分管工作小組的具體組織和實施，確保工作任務按時完成。及時向組長匯報工作進展情況，反饋工作中遇到的問題。3.會議籌備組職責根據會議主題、目的和要求，確定會議時間、地點、參會人員范圍等。起草會議通知、議程、主持詞等相關文件，并及時發送給參會人員。準備會議所需的文件資料，如報告、發言稿、演示文稿等，并確保資料的準確性和完整性。負責會議場地的預定、布置，包括音響設備、投影儀、桌椅擺放、資料擺放等。4.會議接待組職責在會議舉辦地點迎接參會人員，引導其簽到、就座。為參會人員提供茶水、咖啡等飲品服務。負責會議期間的餐飲安排，確保飲食符合衛生標準和會議要求。安排車輛接送參會人員（如有需要）。5.會議記錄組職責負責會議現場的記錄工作，包括會議內容、討論要點、決議事項等。采用錄音、錄像、筆記等方式進行記錄，確保記錄準確、完整。會后及時整理會議記錄，形成會議紀要，并發送給參會人員和相關部門。6.會議后勤保障組職責負責會議期間的設備設施維護和技術支持，確保音響、燈光、投影儀等設備正常運行。準備會議所需的文具、紙張、文件夾等辦公用品。負責會議場地的清潔衛生，保持環境整潔。處理會議期間的突發情況，如設備故障、人員突發疾病等。三、會議籌備工作流程（一）會議需求收集1.公司領導或相關部門提出會議需求，填寫《會議需求申請表》，內容包括會議主題、目的、時間、地點、參會人員范圍、會議議程初步設想等。2.會務組對收到的會議需求進行初步評估，判斷會議的必要性、重要性以及規模大小等，對于不符合公司會議管理規定或需求不明確的申請，及時與提出需求的部門或領導溝通，進行修改完善。（二）會議策劃1.根據確定的會議需求，會務組組織相關人員召開會議策劃會，討論并確定會議的具體安排。2.明確會議的詳細議程，合理安排每個環節的時間，并確定主持人、發言人等。3.制定會議的預算，包括場地租賃費用、設備租賃費用、餐飲費用、資料印刷費用、辦公用品費用等，報上級領導審批。（三）會議通知發送1.根據會議策劃結果，起草會議通知。通知內容應包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、注意事項等。2.通過郵件、內部辦公系統、短信等多種方式將會議通知發送給參會人員，并確保通知發送的及時性和準確性。3.對于重要會議或參會人員范圍較廣的會議，在發送通知后，及時與參會人員進行確認，確保其收到通知并能夠按時參會。（四）會議資料準備1.根據會議議程和要求，收集、整理相關資料，如會議報告、發言稿、演示文稿等。2.對收集到的資料進行審核和編輯，確保資料內容準確、清晰、有條理。3.按照參會人員數量，印刷足夠數量的會議資料，并進行分類裝訂，在會議前分發到參會人員手中。（五）會議場地布置1.根據會議規模和類型，選擇合適的會議場地，并提前與場地提供方溝通協調，確保場地按時準備好。2.按照會議策劃要求，進行場地布置。包括擺放桌椅、調整燈光、安裝音響設備、懸掛橫幅、擺放資料等。3.在會議開始前，對場地布置進行再次檢查，確保各項設施設備正常運行，資料擺放整齊，環境整潔舒適。（六）會議接待安排1.根據參會人員名單，安排接待人員在會議舉辦地點迎接參會人員。2.引導參會人員簽到，發放會議資料，并引導其就座。3.為參會人員提供茶水、咖啡等飲品服務，確保飲品供應及時、充足。4.如果會議安排了餐飲，提前與餐飲供應商溝通協調，確保餐飲質量和供應時間符合要求。四、會議期間工作流程（一）會議開場1.會議主持人提前到達會議場地，再次檢查各項準備工作是否就緒。2.會議開始前，主持人提醒參會人員關閉手機或調至靜音狀態，保持會議秩序。3.按照會議議程，準時宣布會議開始，并介紹會議的主題、目的、議程安排以及參會人員等。（二）會議進行1.會議記錄組人員認真記錄會議內容，包括發言要點、討論情況、決議事項等。2.會議期間，后勤保障組人員密切關注設備設施運行情況，如有問題及時處理，確保會議順利進行。3.接待組人員根據需要，為參會人員提供續水、更換資料等服務。4.對于會議中出現的突發情況，如設備故障、人員突發疾病等，后勤保障組人員應迅速采取措施進行處理，并及時向會務組組長匯報。（三）會議休息1.如果會議安排了休息時間，后勤保障組人員及時清理會議場地，補充飲品和水果等。2.接待組人員引導參會人員到指定休息區域休息，并在休息結束前提醒參會人員按時返回會議室。（四）會議結束1.主持人對會議進行總結，回顧會議主要內容和決議事項，明確下一步工作安排和責任人。2.宣布會議結束，參會人員有序離開會議場地。3.會議記錄組人員在會議結束后及時整理會議記錄，形成會議紀要。會議紀要應準確反映會議內容、決議事項、下一步工作安排等，并經主持人審核后發送給參會人員和相關部門。五、會議后續工作流程（一）會議資料歸檔1.會議結束后，會務組及時收集會議期間產生的各類資料，包括會議通知、議程、主持詞、會議記錄、會議紀要、發言稿、演示文稿、簽到表等。2.對收集到的資料進行分類整理，按照公司檔案管理規定進行編號、裝訂，并歸檔保存。3.將會議資料的電子文檔進行備份，存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，以便日后查閱和使用。（二）會議決議跟蹤1.根據會議紀要，明確各項決議事項的責任人和完成時間節點。2.定期對會議決議的執行情況進行跟蹤檢查，及時了解工作進展，并向相關責任人進行提醒和督促。3.對于執行過程中出現的問題或困難，及時協調相關部門進行解決，確保會議決議能夠得到有效落實。（三）會議效果評估1.會議結束后，會務組通過問卷調查、面談等方式收集參會人員對會議組織和服務的意見和建議。2.對會議效果進行評估，分析會議目標的達成情況、會議流程的合理性、參會人員的滿意度等。3.根據評估結果，總結經驗教訓，提出改進措施和建議，不斷提高會務組的工作水平和會議組織質量。六、會議保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等重要信息的會議。2.會議期間討論的尚未公開的公司戰略規劃、業務決策、人事變動等敏感內容。（二）保密措施1.選擇具備保密條件的會議場地，對會議場地進行必要的安全檢查，確保無竊聽、偷拍等設備。2.嚴格控制參會人員范圍，對參會人員進行保密教育，要求其簽署保密協議，明確保密責任和義務。3.會議資料的發放和回收要進行嚴格登記，確保資料不遺失、不泄露。對于涉及機密的資料，要進行編號管理，會后及時收回銷毀。4.會議記錄人員要妥善保管會議記錄，記錄內容不得隨意泄露。如需對外提供會議記錄，必須經過公司相關領導審批。5.會議期間，禁止無關人員進入會議場地。如有特殊情況需要進入，必須經過會務組組長批準，并安排專人陪同。七、會務組人員培訓與考核（一）培訓1.定期組織會務組人員參加會議組織與服務方面的培訓，包括會議策劃、場地布置、接待禮儀、設備操作、會議記錄等內容。2.邀請專業講師進行授課，或組織內部經驗分享會，提高會務組人員的專業技能和業務水平。3.鼓勵會務組人員參加外部相關培訓和學習交流活動，拓寬視野，了解行業最新動態和先進經驗。（二）考核1.建立會務組人員考核制度，對會務組人員的工作表現進行定期考核?？己藘热莅üぷ鲬B度、工作能力、工作業績等方面。2.工作態度考核主要考察會務組人員的責任心、敬業精神、團隊協作能力等。3.工作能力考核主要考察會務組人員的專業技能、溝通協調能力、問題解決能力等。4.工作業績考核主要考察會務組人員在會議