通信聯絡系統管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司通信聯絡系統的管理，確保信息傳遞的及時、準確、安全與暢通，提高公司運營效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有員工以及與公司有業務往來的外部相關人員在使用公司通信聯絡系統時的行為管理。（三）基本原則1.準確性原則：通信內容應準確無誤，避免因信息錯誤導致工作失誤或誤解。2.及時性原則：及時收發和處理通信信息，不拖延，確保重要信息能迅速傳達。3.保密性原則：涉及公司機密、商業秘密以及個人隱私的通信信息要嚴格保密，防止泄露。4.合規性原則：通信聯絡活動應遵守國家法律法規以及公司的相關規定。二、通信聯絡系統概述（一）系統構成1.內部通信系統辦公電話網絡：公司各部門及辦公區域配備的固定電話，用于內部語音溝通和部分外部業務聯系。內部即時通訊工具：如[具體工具名稱]，員工可通過該工具進行文字、語音、視頻等形式的即時溝通交流，方便快捷地協同工作。電子郵件系統：[公司郵箱名稱]，用于正式文件傳輸、工作匯報、業務溝通等，具有可追溯和存檔的特點。2.外部通信系統手機通信：員工個人手機用于與外部客戶、合作伙伴等進行業務聯系，同時作為緊急情況下公司與員工溝通的備用方式。傳真機：用于接收和發送一些需要加蓋公章或具有正式格式要求的文件、資料等。對外聯絡郵箱：專門用于與外部業務伙伴進行溝通的特定郵箱，如[郵箱地址]，用于接收和發送商務郵件。（二）功能特點1.辦公電話網絡提供清晰穩定的語音通信服務，支持多方通話功能，方便召開小型電話會議。具備來電顯示、轉接、留言等基本功能，便于員工接聽和處理來電。2.內部即時通訊工具實時在線交流，能夠快速響應信息，提高工作協同效率。支持群組聊天功能，方便團隊成員之間進行溝通討論，共享文件、圖片等資料。可設置不同的權限和群組，確保信息的針對性傳遞和隱私保護。3.電子郵件系統能夠方便地撰寫、編輯、發送和接收郵件，支持附件上傳，滿足各種文件傳輸需求。具備郵件分類、搜索、標記等功能，便于員工快速查找和管理郵件。提供郵件提醒功能，確保員工不會錯過重要郵件。4.手機通信隨時隨地保持與外界的聯系，具有高度的靈活性和便捷性。可通過短信、語音通話、移動應用等多種方式進行通信。5.傳真機能夠準確快速地傳輸紙質文件的內容，保留文件的原始格式和簽章等信息。操作相對簡單，適合一些對文件格式和正式性要求較高的業務場景。6.對外聯絡郵箱專門用于與外部業務伙伴進行正式商務溝通，體現公司的專業性。對郵件的收發進行規范管理，確保與外部溝通的順暢和高效。三、通信設備及設施管理（一）設備采購與配置1.根據公司業務需求和人員規模，由行政部門統一規劃通信設備及設施的采購計劃。2.采購過程中，遵循公開、公平、公正的原則，選擇具有良好信譽和質量保證的供應商，確保所采購設備符合公司使用要求和行業標準。3.新員工入職時，由行政部門根據其工作崗位需求，及時配置相應的通信設備，如辦公電話、電腦等，并進行必要的培訓，使其熟悉設備的使用方法。（二）設備維護與保養1.行政部門負責建立通信設備及設施的維護檔案，記錄設備的型號、購買時間、維修歷史等信息。2.定期對辦公電話網絡、內部即時通訊工具、電子郵件系統等進行巡檢，及時發現并解決潛在問題，確保系統的正常運行。3.對于出現故障的通信設備，如手機、電腦、傳真機等，員工應及時向行政部門報修。行政部門根據設備故障情況，安排專業維修人員進行維修或聯系供應商進行售后處理。4.制定設備保養計劃，定期對通信設備進行清潔、保養，延長設備使用壽命。例如，定期清潔辦公電話的話筒、聽筒，檢查傳真機的硒鼓等耗材使用情況并及時更換。（三）設備更新與淘汰1.隨著公司業務的發展和技術的進步，當現有通信設備無法滿足工作需求時，行政部門應及時評估并提出設備更新建議。2.經公司領導審批通過后，按照設備采購流程進行新設備的采購和配置。3.對于已淘汰的通信設備，行政部門應進行妥善處理，如回收、報廢等，確保設備中的敏感信息得到安全清除，防止信息泄露。四、通信聯絡行為規范（一）辦公電話使用規范1.接聽與轉接辦公電話應在鈴響三聲內接聽，使用禮貌用語，如"您好，[部門名稱]"。如遇來電咨詢非本部門業務，應禮貌告知對方轉接至相關部門，并準確轉接。對于重要來電，應做好記錄，包括來電時間、來電人姓名、單位、聯系事項等，并及時傳達給相關人員。2.撥打撥打辦公電話時，應明確通話目的，語言簡潔明了，避免無關話題。如需與外部人員通話，應提前確認對方方便接聽的時間，并在合適的時間撥打。嚴禁利用辦公電話進行私人閑聊、撥打聲訊電話等與工作無關的行為。（二）內部即時通訊工具使用規范1.溝通交流使用文明、規范的語言進行溝通，不得發表不當言論、惡意攻擊他人或傳播謠言等。及時回復工作相關的信息，對于重要緊急的消息應第一時間響應，確保工作的順利推進。在群組聊天中，尊重他人意見，避免頻繁刷屏或發布無關信息，保持良好的溝通秩序。2.文件共享與保密共享的文件應確保內容準確、合法、合規，且與工作相關。對于涉及公司機密、商業秘密的文件，嚴禁在即時通訊工具中隨意共享，如需共享應按照公司的保密規定進行審批和處理。（三）電子郵件使用規范1.郵件撰寫郵件主題應簡潔明了，準確概括郵件內容，便于收件人快速了解郵件主旨。郵件正文應條理清晰，邏輯連貫，語言表達準確規范，避免使用模糊、歧義的詞匯。根據郵件內容和收件對象，合理使用禮貌用語和稱呼，如"尊敬的[姓名]"等。2.郵件發送認真核對收件人地址、抄送對象和密送對象，確保郵件發送給正確的人員。重要郵件在發送前應仔細檢查內容，確認無誤后再發送。根據郵件的緊急程度和重要性，合理選擇發送時間，避免在非工作時間或收件人不方便時發送緊急郵件。3.郵件接收與處理及時收取郵件，定期清理郵箱，避免因郵件積壓而影響工作。對收到的郵件進行認真閱讀，根據郵件內容及時做出回復或處理，并按照公司規定進行文件的存檔或轉發。對于重要郵件，應及時進行標記或分類，以便日后查找和參考。（四）手機通信使用規范1.工作聯系保持手機暢通，確保在工作時間內能夠及時接聽公司或客戶的來電。如因特殊原因需要關機或調整鈴聲模式，應提前告知上級領導或相關同事，并設置好語音留言。使用手機進行工作溝通時，應注意語言規范和工作態度，不得因私人事務影響工作交流。2.信息安全妥善保管手機，防止丟失或被盜。如手機丟失，應立即掛失相關賬號，并及時向公司報告，采取措施防止公司信息泄露。不得在手機中存儲公司機密、商業秘密等敏感信息，如需存儲相關信息，應按照公司的保密規定進行加密處理。（五）傳真機使用規范1.文件傳真發送傳真前，應確認傳真內容清晰、準確，文件格式符合傳真要求。填寫傳真封面，注明傳真號碼、收件人姓名、單位、傳真頁數等信息，并確保填寫準確無誤。發送傳真后，應及時與收件人確認傳真是否成功接收，并留存傳真記錄。2.傳真接收收到傳真后，應及時通知收件人領取，并做好登記，記錄傳真的發送時間、傳真號碼、發件人姓名、傳真頁數等信息。對于重要傳真文件，應按照公司文件管理規定進行妥善保管和存檔。（六）對外聯絡郵箱使用規范1.商務溝通對外聯絡郵箱僅用于與外部業務伙伴進行正式商務溝通，郵件內容應體現公司的專業形象和業務水平。回復外部郵件時，應使用規范的商務語言，明確表達公司的立場和意見，及時處理業務問題。2.權限管理對外聯絡郵箱的賬號和密碼由專人負責管理，定期更換密碼，確保賬號安全。根據工作需要，合理設置郵箱的權限，如不同人員對收件、發件、查閱等功能的權限，防止信息泄露和濫用。五、通信聯絡安全管理（一）信息保密1.嚴格遵守公司的保密制度，對于在通信聯絡過程中涉及的公司機密、商業秘密以及個人隱私信息，不得泄露給無關人員。2.在使用內部即時通訊工具、電子郵件等進行通信時，注意對敏感信息進行加密處理或采取其他保密措施。3.嚴禁在非工作場合談論公司機密信息，不得通過非公司指定的通信渠道傳輸敏感信息。（二）網絡安全1.加強對通信聯絡系統所依賴的網絡環境的安全管理，安裝必要的網絡安全防護軟件，如防火墻、殺毒軟件等，防止網絡攻擊和惡意軟件入侵。2.定期對網絡設備和通信系統進行安全檢查和漏洞掃描，及時發現并修復安全隱患。3.員工不得隨意連接不安全的無線網絡，避免因網絡安全問題導致公司信息泄露。（三）應急處理1.制定通信聯絡系統應急預案，明確在系統出現故障、遭受網絡攻擊或其他緊急情況下的應急處理流程和責任分工。2.定期對應急預案進行演練，確保相關人員熟悉應急處理流程，能夠在緊急情況下迅速采取有效措施，保障通信聯絡的暢通。3.當通信聯絡系統出現故障時，應立即啟動應急預案，及時組織技術人員進行搶修，并向受影響的部門和人員通報情況，采取臨時替代通信方式確保工作的正常進行。六、通信聯絡記錄與存檔（一）記錄要求1.對于重要的通信聯絡信息，如重要電話、緊急郵件、關鍵業務溝通記錄等，應進行詳細記錄。2.記錄內容應包括通信時間、通信雙方（或多方）信息、通信內容摘要、處理結果等，確保記錄完整、準確、可追溯。3.采用電子記錄和紙質記錄相結合的方式進行保存，電子記錄應進行分類存儲，便于查詢和管理。（二）存檔管理1.行政部門負責對通信聯絡記錄進行定期整理和存檔，建立專門的檔案庫或電子文檔管理系統。2.存檔期限根據公司相關規定執行，一般重要記錄應長期保存，以便在需要時進行查閱和審計。3.嚴格控制通信聯絡記錄的查閱權限，未經授權人員不得隨意查閱存檔記錄。如因工作需要查閱，應按照公司規定的審批流程進行申請和登記。七、通信聯絡培訓與考核（一）培訓計劃1.行政部門會同人力資源部門制定通信聯絡系統使用培訓計劃，定期組織員工進行培訓。2.培訓內容包括通信設備及設施的操作使用、通信聯絡行為規范、信息安全知識等，確保員工熟練掌握通信聯絡系統的各項功能和使用要求。3.根據不同崗位的需求，提供針對性的培訓課程，如針對銷售人員的對外溝通技巧培訓，針對技術人員的網絡安全培訓等。（二）培訓方式1.采用集中授課、現場演示、在線學習等多種培訓方式相結合，提高培訓效果。2.邀請通信技術專家、公司內部業務骨干等擔任培訓講師，分享實際操作經驗和案例。3.鼓勵員工之間進行經驗交流和學習，形成良好的學習氛圍。（三）考核機制1.建立通信聯絡系統使用考核機制，將員工的通信聯絡行為表現納入績效考核體系。2.考核內容包括通信