行政追蹤工作管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政工作的管理與監(jiān)督，確保各項(xiàng)行政事務(wù)能夠按照預(yù)定計(jì)劃高效、有序地推進(jìn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決行政工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，提高行政工作的質(zhì)量和效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有行政工作的追蹤管理，包括但不限于文件管理、會(huì)議組織、辦公用品采購(gòu)、車(chē)輛管理、環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)等方面。（三）基本原則1.目標(biāo)導(dǎo)向原則：行政追蹤工作應(yīng)以實(shí)現(xiàn)公司行政目標(biāo)為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，圍繞目標(biāo)開(kāi)展各項(xiàng)追蹤活動(dòng)，確保行政工作與公司整體戰(zhàn)略方向保持一致。2.及時(shí)有效原則：對(duì)行政工作進(jìn)行實(shí)時(shí)追蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取有效措施加以解決，避免問(wèn)題積累和擴(kuò)大，影響行政工作的正常開(kāi)展。3.責(zé)任明確原則：明確各項(xiàng)行政工作的責(zé)任主體，確保追蹤工作能夠落實(shí)到具體部門(mén)和個(gè)人，做到責(zé)任清晰、獎(jiǎng)懲分明。4.溝通協(xié)調(diào)原則：在行政追蹤過(guò)程中，加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通與協(xié)調(diào)，形成工作合力，共同推動(dòng)行政工作順利進(jìn)行。二、行政追蹤工作的組織與職責(zé)（一）行政追蹤工作小組成立以行政總監(jiān)為組長(zhǎng)，各行政部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員的行政追蹤工作小組。工作小組負(fù)責(zé)制定行政追蹤工作計(jì)劃、組織實(shí)施追蹤工作、協(xié)調(diào)解決追蹤過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)行政追蹤工作情況。（二）職責(zé)分工1.行政總監(jiān)全面負(fù)責(zé)行政追蹤工作的領(lǐng)導(dǎo)與決策，確定行政追蹤工作的總體目標(biāo)和方向。審核行政追蹤工作計(jì)劃和報(bào)告，對(duì)重大問(wèn)題進(jìn)行協(xié)調(diào)和決策。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門(mén)行政工作的追蹤管理，制定具體的追蹤措施和方案。定期向行政追蹤工作小組匯報(bào)本部門(mén)行政工作的進(jìn)展情況、存在問(wèn)題及解決措施。組織本部門(mén)人員落實(shí)行政追蹤工作小組提出的整改意見(jiàn)和要求。3.行政追蹤專(zhuān)員協(xié)助行政部門(mén)負(fù)責(zé)人開(kāi)展行政追蹤工作，具體負(fù)責(zé)收集、整理和分析行政工作相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。對(duì)行政工作進(jìn)行日常監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并記錄在案。按照要求撰寫(xiě)行政追蹤工作報(bào)告，反饋行政工作的進(jìn)展情況和存在問(wèn)題。三、行政追蹤工作的內(nèi)容與流程（一）文件管理追蹤1.追蹤內(nèi)容文件的起草、審核、簽發(fā)、編號(hào)、印發(fā)等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定程序。文件的傳遞、簽收、登記、存檔等是否及時(shí)、準(zhǔn)確，有無(wú)丟失、延誤現(xiàn)象。文件的保密性是否得到有效保障，是否存在文件泄露的風(fēng)險(xiǎn)。2.追蹤流程定期檢查文件管理系統(tǒng)，查看文件的流轉(zhuǎn)記錄是否完整。隨機(jī)抽取部分文件，核實(shí)文件處理環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范。與相關(guān)人員溝通，了解文件傳遞過(guò)程中是否存在問(wèn)題。（二）會(huì)議組織追蹤1.追蹤內(nèi)容會(huì)議籌備工作是否充分，包括會(huì)議通知的發(fā)送、會(huì)議資料的準(zhǔn)備、會(huì)議場(chǎng)地的布置等。會(huì)議的組織實(shí)施是否有序，如會(huì)議時(shí)間的把控、會(huì)議議程的執(zhí)行、參會(huì)人員的簽到等。會(huì)議決議的落實(shí)情況，是否及時(shí)跟進(jìn)會(huì)議決議的執(zhí)行進(jìn)度，有無(wú)反饋機(jī)制。2.追蹤流程在會(huì)議召開(kāi)前，檢查會(huì)議籌備工作的完成情況。會(huì)議期間，觀察會(huì)議組織的現(xiàn)場(chǎng)情況，記錄存在的問(wèn)題。會(huì)議結(jié)束后，跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，定期收集反饋信息。（三）辦公用品采購(gòu)追蹤1.追蹤內(nèi)容辦公用品的采購(gòu)計(jì)劃是否合理，是否根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)流程是否合規(guī)，包括供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)合同的簽訂、采購(gòu)價(jià)格的審核等。辦公用品的庫(kù)存管理是否規(guī)范，有無(wú)積壓或缺貨現(xiàn)象。辦公用品的使用情況是否得到有效監(jiān)督，有無(wú)浪費(fèi)現(xiàn)象。2.追蹤流程審查辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，評(píng)估其合理性。檢查采購(gòu)合同及相關(guān)審批文件，確保采購(gòu)流程合規(guī)。定期盤(pán)點(diǎn)辦公用品庫(kù)存，查看庫(kù)存數(shù)量和質(zhì)量情況。抽查部分部門(mén)的辦公用品使用記錄，分析使用情況。（四）車(chē)輛管理追蹤1.追蹤內(nèi)容車(chē)輛調(diào)度是否合理，能否滿足公司業(yè)務(wù)出行需求。車(chē)輛的日常維護(hù)保養(yǎng)是否及時(shí)，車(chē)輛性能是否良好。車(chē)輛的使用記錄是否完整，包括出車(chē)時(shí)間、地點(diǎn)、事由等。車(chē)輛的油耗及費(fèi)用控制是否在合理范圍內(nèi)。2.追蹤流程檢查車(chē)輛調(diào)度安排，評(píng)估其合理性和及時(shí)性。查看車(chē)輛維護(hù)保養(yǎng)記錄，核實(shí)維護(hù)保養(yǎng)工作的執(zhí)行情況。調(diào)閱車(chē)輛使用記錄，檢查記錄的真實(shí)性和完整性。分析車(chē)輛油耗及費(fèi)用數(shù)據(jù)，對(duì)比預(yù)算指標(biāo)，查找異常情況。（五）環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)追蹤1.追蹤內(nèi)容辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃是否及時(shí)、徹底，有無(wú)衛(wèi)生死角。公共區(qū)域的設(shè)施設(shè)備是否完好，能否正常使用。環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)的監(jiān)督檢查機(jī)制是否健全，是否定期進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.追蹤流程定期對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行巡查，檢查環(huán)境衛(wèi)生狀況。查看公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，記錄損壞情況。檢查環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)的檢查記錄和評(píng)估報(bào)告，了解監(jiān)督檢查工作的開(kāi)展情況。四、行政追蹤工作的方法與手段（一）定期檢查行政追蹤工作小組定期對(duì)各項(xiàng)行政工作進(jìn)行全面檢查，制定詳細(xì)的檢查清單，明確檢查內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和方法。檢查結(jié)束后，形成檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)記錄，并提出整改建議。（二）不定期抽查行政追蹤專(zhuān)員不定期對(duì)行政工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)關(guān)注關(guān)鍵環(huán)節(jié)和容易出現(xiàn)問(wèn)題的領(lǐng)域。抽查方式可以采用現(xiàn)場(chǎng)查看、資料查閱、人員訪談等多種形式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)行政工作中存在的潛在問(wèn)題，并督促相關(guān)部門(mén)及時(shí)整改。（三）數(shù)據(jù)分析收集和整理行政工作相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具和方法進(jìn)行深入分析。通過(guò)對(duì)比分析、趨勢(shì)分析等手段，了解行政工作的進(jìn)展情況、存在問(wèn)題及發(fā)展趨勢(shì)，為行政追蹤工作提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。（四）溝通反饋建立有效的溝通反饋機(jī)制，加強(qiáng)行政追蹤工作小組與各部門(mén)之間的溝通與交流。定期召開(kāi)行政追蹤工作會(huì)議，通報(bào)行政工作的追蹤情況，聽(tīng)取各部門(mén)的匯報(bào)和意見(jiàn)建議。對(duì)于追蹤過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通反饋，共同探討解決方案，確保問(wèn)題得到及時(shí)有效的解決。五、行政追蹤工作的問(wèn)題處理與改進(jìn)（一）問(wèn)題識(shí)別與分類(lèi)行政追蹤專(zhuān)員在追蹤過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行識(shí)別和分類(lèi)。根據(jù)問(wèn)題的性質(zhì)、嚴(yán)重程度和影響范圍，將問(wèn)題分為一般問(wèn)題、重要問(wèn)題和重大問(wèn)題。一般問(wèn)題是指對(duì)行政工作的正常開(kāi)展有一定影響，但可以通過(guò)部門(mén)內(nèi)部協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題；重要問(wèn)題是指對(duì)行政工作的質(zhì)量和效率有較大影響，需要行政追蹤工作小組協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題；重大問(wèn)題是指對(duì)公司整體運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生重大影響，需要公司高層領(lǐng)導(dǎo)決策解決的問(wèn)題。（二）問(wèn)題處理流程1.一般問(wèn)題行政追蹤專(zhuān)員將發(fā)現(xiàn)的一般問(wèn)題及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人，并提出整改建議。相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)組織人員對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析和整改，并將整改情況反饋給行政追蹤專(zhuān)員。2.重要問(wèn)題行政追蹤專(zhuān)員將重要問(wèn)題提交給行政追蹤工作小組，由工作小組組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)題研究，制定解決方案。相關(guān)部門(mén)按照解決方案負(fù)責(zé)具體實(shí)施整改工作，行政追蹤工作小組負(fù)責(zé)跟蹤監(jiān)督整改進(jìn)度，確保問(wèn)題得到妥善解決。3.重大問(wèn)題行政追蹤工作小組將重大問(wèn)題及時(shí)上報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行決策，制定應(yīng)對(duì)措施。各部門(mén)按照公司高層領(lǐng)導(dǎo)的決策部署，負(fù)責(zé)具體落實(shí)應(yīng)對(duì)措施，行政追蹤工作小組負(fù)責(zé)對(duì)問(wèn)題的解決情況進(jìn)行全程跟蹤和評(píng)估。（三）持續(xù)改進(jìn)1.行政追蹤工作小組定期對(duì)行政追蹤工作進(jìn)行總結(jié)分析，針對(duì)行政工作中存在的共性問(wèn)題和反復(fù)出現(xiàn)的問(wèn)題，深入查找原因，制定相應(yīng)的預(yù)防措施，防止問(wèn)題再次發(fā)生。2.根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求的變化，及時(shí)調(diào)整行政追蹤工作的內(nèi)容和方法，不斷優(yōu)化行政追蹤工作流程，提高行政追蹤工作的有效性和針對(duì)性。3.加強(qiáng)對(duì)行政追蹤工作的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，提高行政追蹤專(zhuān)員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，為行政追蹤工作的順利開(kāi)展提供有力保障。六、行政追蹤工作的考核與獎(jiǎng)懲（一）考核指標(biāo)1.行政工作目標(biāo)完成情況：根據(jù)公司年度行政工作計(jì)劃，設(shè)定各項(xiàng)行政工作的具體目標(biāo)和考核標(biāo)準(zhǔn)，考核各部門(mén)行政工作目標(biāo)的完成情況。2.行政追蹤工作執(zhí)行情況：考核行政追蹤工作小組及各部門(mén)行政追蹤工作的組織實(shí)施情況，包括追蹤計(jì)劃的制定與執(zhí)行、問(wèn)題的發(fā)現(xiàn)與解決、溝通反饋機(jī)制的運(yùn)行等。3.行政工作質(zhì)量提升情況：通過(guò)對(duì)行政工作的各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行對(duì)比分析，考核行政追蹤工作對(duì)行政工作質(zhì)量提升的貢獻(xiàn)程度，如文件處理的準(zhǔn)確性、會(huì)議組織的效率、辦公用品管理的規(guī)范性等。（二）考核方式1.定期考核：行政追蹤工作小組每季度對(duì)各部門(mén)行政工作進(jìn)行一次全面考核，制定詳細(xì)的考核評(píng)分表，按照考核指標(biāo)對(duì)各部門(mén)進(jìn)行量化評(píng)分。2.不定期考核：行政追蹤專(zhuān)員在日常工作中對(duì)各部門(mén)行政工作進(jìn)行不定期抽查考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并記錄在案，作為定期考核的補(bǔ)充依據(jù)。3.自評(píng)與互評(píng)：各部門(mén)在每季度末進(jìn)行行政工作自評(píng)，總結(jié)本部門(mén)行政工作的成績(jī)與不足，并提交自評(píng)報(bào)告。同時(shí)，組織各部門(mén)之間進(jìn)行互評(píng)，相互學(xué)習(xí)借鑒，促進(jìn)共同提高。（三）獎(jiǎng)懲措施1.獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)于行政工作目標(biāo)完成情況優(yōu)秀、行政追蹤工作執(zhí)行得力、行政工作質(zhì)量提升顯著的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式可以包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書(shū)、晉升機(jī)會(huì)等。對(duì)在行政追蹤工作中提出創(chuàng)新性建議和方法，有效推動(dòng)行政工作改進(jìn)和提高的個(gè)人，給予特別獎(jiǎng)勵(lì)。2.懲罰對(duì)于行政工作目標(biāo)未完成、行政追蹤工作執(zhí)行不力、行政工作質(zhì)量出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)