郵政行政接待管理制度?總則目的為規范郵政行政接待工作，提高接待水平和服務質量，展示郵政企業良好形象，加強與內外部客人的溝通與交流，特制定本制度。適用范圍本制度適用于郵政企業總部及各分支機構行政接待工作的管理。原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌、周到的服務接待每一位客人，讓客人感受到郵政的友好與尊重。2.對口接待原則：根據客人的來訪目的和性質，由相應的部門或人員負責接待，確保接待工作的針對性和專業性。3.勤儉節約原則：在保證接待效果的前提下，合理控制接待費用，杜絕鋪張浪費。4.安全保密原則：確保客人的人身安全和信息安全，嚴格遵守保密規定，防止信息泄露。接待職責分工接待管理部門郵政企業總部設立專門的行政接待管理部門，負責統籌協調全公司的行政接待工作，制定接待計劃，審核接待費用，監督接待工作的執行情況等。各部門職責1.業務部門：負責與對口業務相關客人的接待工作，包括業務洽談、項目對接等，向行政接待管理部門提供必要的接待信息。2.綜合管理部門：協助行政接待管理部門做好接待工作的組織實施，負責安排會議室、車輛、餐飲等后勤保障工作。3.財務部門：負責審核接待費用的報銷，確保費用支出符合規定。4.安全保衛部門：負責客人來訪期間的安全保衛工作，維護辦公區域的秩序。接待分類及標準重要來訪接待1.接待對象：黨和國家領導人、上級主管部門重要領導、重要客戶等。2.接待流程行政接待管理部門接到通知后，立即向公司領導匯報，制定詳細的接待方案，明確接待規格、陪同人員、活動安排等。各相關部門按照接待方案做好各項準備工作，包括會議室布置、資料準備、車輛安排、餐飲安排等。接待過程中，嚴格按照接待方案組織實施，確保接待工作的順利進行。接待結束后，及時總結接待工作經驗，向公司領導匯報。3.接待標準住宿：根據客人身份和接待規格，安排相應檔次的酒店，確保房間設施齊全、環境舒適。餐飲：安排具有地方特色或郵政特色的餐飲，注重菜品質量和服務水平，體現郵政的熱情與誠意。交通：根據客人數量和活動安排，合理安排車輛，確保交通便利、安全。禮品：贈送具有郵政特色的紀念品或禮品，禮品應體現郵政的企業文化和品牌形象。一般來訪接待1.接待對象：上級主管部門一般工作人員、兄弟單位來訪人員、普通客戶等。2.接待流程由對口業務部門提前與客人溝通，確定來訪目的、時間、人數等信息，并向行政接待管理部門報備。行政接待管理部門根據報備信息，安排接待人員和相關事宜，如會議室、車輛、餐飲等。接待人員負責迎接客人，引導客人參觀公司，介紹公司基本情況和業務開展情況，安排與對口業務部門的交流洽談。接待結束后，接待人員向行政接待管理部門反饋接待情況。3.接待標準住宿：一般安排經濟實惠的酒店或招待所，確保客人住宿安全、舒適。餐飲：根據實際情況安排工作餐，注重菜品質量和衛生。交通：根據客人數量和活動安排，合理安排車輛，確保交通便利。禮品：可贈送具有一定紀念意義的小禮品，如郵政明信片、郵票等。內部會議接待1.接待對象：公司內部召開的各類會議參會人員。2.接待流程會議組織部門提前向行政接待管理部門提交會議接待申請，包括會議時間、地點、人數、會議議程等信息。行政接待管理部門根據申請信息，安排會議室布置、資料準備、餐飲安排等。會議期間，安排專人負責會議服務，如茶水供應、設備維護等，確保會議順利進行。3.接待標準會議室布置：根據會議規模和性質，合理布置會議室，配備必要的會議設備，如投影儀、音響等。餐飲：根據會議時間和參會人數，安排相應的工作餐或茶歇。其他：為參會人員提供必要的文具、資料等。接待流程接待申請1.接待部門或人員在接到客人來訪通知后，應及時填寫《郵政行政接待申請表》，詳細說明客人基本情況、來訪目的、來訪時間、接待規格、接待預計費用等信息。2.將填寫好的申請表提交給行政接待管理部門審核。行政接待管理部門根據接待申請內容，結合公司接待規定和實際情況進行審核，審核通過后報公司領導審批。接待準備1.制定接待方案：根據公司領導審批意見，行政接待管理部門會同接待部門制定具體的接待方案，明確接待流程、接待人員職責、活動安排、安全保障等內容。2.通知相關部門：行政接待管理部門將接待方案通知各相關部門，各部門按照方案要求做好各項準備工作。3.安排接待人員：根據客人身份和接待規格，確定陪同人員和接待工作人員，并明確其職責分工。接待人員應提前與客人取得聯系，了解客人行程安排和特殊需求。4.準備相關資料：準備好公司宣傳資料、業務介紹資料、會議資料等，以便向客人展示公司形象和業務情況。5.安排會議室和車輛：根據接待需要，提前預訂合適的會議室，并安排好車輛接送客人。6.準備餐飲和禮品：根據接待標準和客人喜好，安排好餐飲，并準備好相應的禮品。迎接客人1.接待人員提前到達指定地點迎接客人，主動與客人打招呼，幫助客人提拿行李，引導客人上車。2.在車輛行駛過程中，接待人員向客人介紹公司基本情況、沿途風光及本次接待活動的安排等。參觀交流1.根據接待方案，安排客人參觀公司辦公區域、生產車間、業務展示廳等，向客人介紹公司發展歷程、企業文化、業務范圍、產品特色等情況。2.在參觀過程中，解答客人提出的問題，與客人進行互動交流，增進客人對公司的了解和認識。會議洽談1.根據客人來訪目的，安排與對口業務部門進行會議洽談。會議前，確保會議室設備正常運行，資料準備齊全。2.會議過程中，安排專人負責會議記錄，做好會議服務工作。會議結束后，及時整理會議紀要，向相關領導匯報。餐飲安排1.根據接待標準和客人飲食習慣，合理安排餐飲。用餐時，注意餐桌禮儀，引導客人有序就餐。2.提前了解客人特殊飲食需求，如清真、素食等，確保餐飲安排符合客人要求。送別客人1.接待活動結束后，安排車輛將客人送至機場、車站或其他指定地點。2.與客人握手道別，感謝客人來訪，歡迎客人再次光臨。客人離開后，及時清理客人遺留物品，并向行政接待管理部門反饋接待情況。接待費用管理預算編制1.行政接待管理部門每年根據公司業務發展情況和接待工作實際需要，編制年度接待費用預算，報公司領導審批。2.接待費用預算應明確各項接待費用的支出標準和范圍，包括住宿費、餐飲費、交通費、禮品費、會議室租賃費用等。費用報銷1.接待活動結束后，接待人員應及時整理接待費用發票和相關憑證，填寫《郵政行政接待費用報銷單》，并附上接待申請表、接待方案、發票等資料，按照公司財務報銷流程進行報銷。2.財務部門對報銷憑證進行審核，嚴格按照公司費用報銷規定和接待標準進行把關，確保費用支出合理合規。對不符合規定的報銷憑證，不予報銷。費用控制1.行政接待管理部門定期對接待費用支出情況進行統計分析，及時發現和解決費用控制中存在的問題。2.在接待工作中，嚴格執行接待標準，杜絕超標準接待和浪費現象。如因特殊情況需要調整接待標準，應提前報公司領導審批。接待安全與保密安全保障1.安全保衛部門負責客人來訪期間的安全保衛工作，制定安全保衛方案，確保辦公區域的安全秩序。2.加強對辦公區域的巡查，特別是客人活動場所的安全檢查，及時發現和排除安全隱患。3.提醒客人注意保管個人財物，確保客人財物安全。保密工作1.接待人員應嚴格遵守公司保密制度，不得向客人泄露公司機密信息。2.在接待過程中，涉及公司機密資料的提供和使用，應按照公司保密規定進行審批和管理，確保機密資料的安全。3.接待結束后，及時清理和歸還涉及公司機密的資料和物品，防止機密信息泄露。監督與考核監督檢查1.行政接待管理部門定期對各部門接待工作進行監督檢查，檢查內容包括接待方案執行情況、接待標準落實情況、接待費用使用情況、安全保密措施執行情況等。2.對監督檢查中發現的問題，及時提出整改意見，要求相關部門限期整改。整改情況納入公司績效考核體系。考核評價1.建立接待工作考核評價機制，對接待部門和接待人員的工作表現進行考核評價。考核評價指標包括接待服務質量、接待費用控制、安全保密工作等方面。2.根據考核評價結果，對表現優秀