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文檔簡介
鋼廠采購粗放管理制度?一、總則(一)目的為規(guī)范鋼廠采購行為,加強采購管理,降低采購成本,保證物資供應(yīng)的及時性、準確性和質(zhì)量,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于鋼廠所有采購活動,包括原材料、輔助材料、設(shè)備、備品備件等物資的采購。(三)基本原則1.按需采購原則:根據(jù)生產(chǎn)計劃和實際需求,合理確定采購數(shù)量和時間,避免盲目采購。2.質(zhì)量優(yōu)先原則:確保所采購物資的質(zhì)量符合鋼廠生產(chǎn)要求,優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商。3.成本控制原則:通過合理的采購策略和談判技巧,降低采購成本,提高采購效益。4.公開公正原則:采購過程應(yīng)公開透明,遵循公正、公平的原則,杜絕不正當交易。5.廉潔自律原則:采購人員應(yīng)嚴格遵守廉潔自律規(guī)定,不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當利益。二、采購計劃管理(一)采購計劃的編制1.生產(chǎn)部門負責根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存情況,提前向采購部門提供物資需求清單。需求清單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等詳細信息。2.采購部門結(jié)合生產(chǎn)部門的需求清單和庫存情況,編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、預計到貨時間等內(nèi)容,并報相關(guān)領(lǐng)導審批。3.對于緊急采購需求,生產(chǎn)部門應(yīng)及時向采購部門提出申請。采購部門應(yīng)在接到申請后,立即啟動采購程序,確保物資及時供應(yīng)。(二)采購計劃的執(zhí)行與調(diào)整1.采購部門按照批準的采購計劃組織采購活動。在采購過程中,應(yīng)嚴格按照采購計劃確定的物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間等要求進行采購,確保采購任務(wù)的順利完成。2.如因生產(chǎn)計劃調(diào)整、市場變化等原因需要對采購計劃進行調(diào)整,采購部門應(yīng)及時與生產(chǎn)部門溝通協(xié)調(diào)。經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審批后,對采購計劃進行相應(yīng)調(diào)整,并通知供應(yīng)商。三、供應(yīng)商管理(一)供應(yīng)商的選擇與評估1.采購部門負責建立供應(yīng)商信息庫,收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況等資料,并進行整理和歸檔。2.根據(jù)采購物資的類別和特點,制定供應(yīng)商選擇標準。選擇標準應(yīng)包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)、信譽等方面。3.采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商,如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選后,邀請其參與供應(yīng)商評估。4.采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進行實地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、設(shè)備狀況、人員素質(zhì)等方面。根據(jù)評估結(jié)果,確定合格供應(yīng)商名單,并報相關(guān)領(lǐng)導審批。(二)供應(yīng)商的日常管理1.采購部門與合格供應(yīng)商簽訂采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購部門定期對供應(yīng)商的供貨情況進行跟蹤和評估。評估內(nèi)容包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、價格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果,對供應(yīng)商進行分類管理,對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當獎勵,對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告或淘汰。3.采購部門建立供應(yīng)商檔案,記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作情況等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新,確保信息的準確性和完整性。四、采購流程管理(一)采購申請1.生產(chǎn)部門、維修部門等物資需求部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和實際需求,填寫采購申請單。采購申請單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間、申請部門等內(nèi)容。2.采購申請單經(jīng)部門負責人審核后,提交給采購部門。采購部門對采購申請進行匯總和整理,確定采購需求的合理性和緊迫性。(二)采購審批1.采購部門根據(jù)采購申請單的內(nèi)容,編制采購計劃,并提交給相關(guān)領(lǐng)導審批。采購計劃應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、預計到貨時間、采購預算等內(nèi)容。2.相關(guān)領(lǐng)導根據(jù)采購計劃的內(nèi)容,進行審批。審批通過后,采購計劃方可生效。如采購計劃涉及較大金額或重要物資,應(yīng)報上級領(lǐng)導或董事會審批。(三)采購詢價1.采購部門根據(jù)批準的采購計劃,向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函。詢價函應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、交貨時間、價格要求等內(nèi)容。2.供應(yīng)商收到詢價函后,應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)回復報價。采購部門對供應(yīng)商的報價進行整理和比較,選擇報價合理、信譽良好的供應(yīng)商作為潛在合作伙伴。(四)采購談判1.采購部門與潛在合作伙伴進行采購談判。談判內(nèi)容包括物資價格、質(zhì)量標準、交貨時間、付款方式、售后服務(wù)等方面。在談判過程中,采購部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的情況,掌握談判技巧,爭取達成有利的采購協(xié)議。2.采購部門根據(jù)談判結(jié)果,起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。(五)采購合同簽訂與執(zhí)行1.采購部門將采購合同提交給相關(guān)領(lǐng)導審批。審批通過后,采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同,并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。2.采購部門按照采購合同的要求,跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進度和交貨情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為,應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商,要求其采取措施予以解決。如供應(yīng)商無法按時交貨或產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求,采購部門有權(quán)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責任。3.采購部門在物資到貨前,通知相關(guān)部門做好驗收準備工作。物資到貨后,采購部門組織相關(guān)人員按照合同要求對物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量標準、外觀等方面。如驗收合格,采購部門辦理入庫手續(xù);如驗收不合格,采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系,要求其更換或處理不合格物資。(六)采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同的約定,審核供應(yīng)商提交的付款申請。付款申請應(yīng)包括發(fā)票、送貨單、驗收報告等相關(guān)資料。2.采購部門審核無誤后,填寫付款審批單,并提交給相關(guān)領(lǐng)導審批。付款審批單應(yīng)包括采購合同編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式、付款時間等內(nèi)容。3.相關(guān)領(lǐng)導根據(jù)付款審批單的內(nèi)容,進行審批。審批通過后,財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間支付貨款。五、采購風險管理(一)市場風險1.采購部門密切關(guān)注市場動態(tài),及時了解物資價格波動情況、市場供應(yīng)情況等信息。根據(jù)市場變化,調(diào)整采購策略,合理安排采購時間和數(shù)量,降低市場風險。2.建立市場價格預警機制,設(shè)定價格波動的閾值。當市場價格波動超過閾值時,采購部門及時采取應(yīng)對措施,如與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整價格、尋找替代物資等。(二)供應(yīng)商風險1.加強對供應(yīng)商的管理和評估,定期對供應(yīng)商進行實地考察和評估,及時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在的問題和風險。對于存在重大問題或風險的供應(yīng)商,及時采取措施進行處理,如更換供應(yīng)商、暫停合作等。2.與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),特別是關(guān)于違約責任的約定。通過法律手段約束供應(yīng)商的行為,降低供應(yīng)商違約風險。(三)質(zhì)量風險1.嚴格控制采購物資的質(zhì)量標準,在采購合同中明確質(zhì)量要求和驗收標準。采購部門在采購過程中,加強對供應(yīng)商質(zhì)量管理體系的審核,確保所采購物資的質(zhì)量符合要求。2.加強物資驗收環(huán)節(jié)的管理,組織相關(guān)人員按照合同要求對物資進行嚴格驗收。對于驗收不合格的物資,堅決不予入庫,并及時與供應(yīng)商聯(lián)系,要求其更換或處理不合格物資。(四)合同風險1.認真審核采購合同條款,確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整、明確。對于合同中的關(guān)鍵條款,如價格條款、質(zhì)量條款、交貨條款、付款條款等,要進行重點審核,避免出現(xiàn)合同漏洞和風險。2.加強合同執(zhí)行過程的監(jiān)督和管理,確保雙方嚴格按照合同約定履行各自的義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中存在問題或糾紛,及時與對方溝通協(xié)商,通過法律途徑解決問題。六、采購監(jiān)督與審計(一)內(nèi)部監(jiān)督1.建立采購監(jiān)督機制,采購部門內(nèi)部設(shè)立專人負責采購監(jiān)督工作。監(jiān)督人員對采購過程進行全程跟蹤和監(jiān)督,確保采購活動符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.定期對采購工作進行檢查和評估,檢查采購計劃的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂和執(zhí)行情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題,及時提出整改意見,并跟蹤整改情況。(二)審計監(jiān)督1.公司審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進行審計,審查采購活動的真實性、合法性、效益性。審計內(nèi)容包括采購計劃的編制、采購詢價、采購談判、采購合同簽訂、采購付款等環(huán)節(jié)。2.審計部門根據(jù)審計結(jié)果,出具審計報告。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題,提出審計建議和整改要求。采購部門應(yīng)根據(jù)審計報告的要求,及時進行整改,并將整改情況反饋給審計部門。七、采購人員管理(一)采購人員的任職資格1.采購人員應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識和技能,熟悉采購業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。一般應(yīng)具備大專以上學歷,采購相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。2.采購人員應(yīng)具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力和談判技巧,能夠與供應(yīng)商、內(nèi)部各部門進行有效的溝通和協(xié)調(diào)。3.采購人員應(yīng)具備較強的責任心和敬業(yè)精神,認真負責地完成采購任務(wù),確保采購工作的順利進行。(二)采購人員的培訓與考核1.定期組織采購人員參加培訓,培訓內(nèi)容包括采購業(yè)務(wù)知識、法律法規(guī)、職業(yè)道德等方面。通過培訓,不斷提高采購人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.建立采購人員考核制度,對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、廉潔自律等方面進行考核。考核結(jié)果與采購人員的薪酬、晉升等掛鉤,激勵采購人員積極工作,提高工作效率和質(zhì)量。(三)采
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