行政崗位物質(zhì)管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政崗位物質(zhì)管理，規(guī)范物資采購、使用、保管等行為，提高物資使用效率，降低公司運(yùn)營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政崗位涉及的各類物資管理，包括辦公用品、辦公設(shè)備、低值易耗品、固定資產(chǎn)等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司行政部門對(duì)各類物資實(shí)行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一管理。2.合理配置原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理配置物資，避免浪費(fèi)。3.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約意識(shí)，提高物資使用效率，降低采購成本。4.責(zé)任到人原則：明確物資采購、使用、保管等各環(huán)節(jié)責(zé)任人，確保物資管理責(zé)任落實(shí)。二、物資分類及管理要求（一）辦公用品1.定義：指日常辦公所需的各類文具、紙張、耗材等。2.采購行政部門定期根據(jù)辦公用品庫存及使用情況，編制采購計(jì)劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購，優(yōu)先采購環(huán)保、質(zhì)量可靠的產(chǎn)品。3.領(lǐng)用員工根據(jù)工作需要填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政部門領(lǐng)取。行政部門按照審批后的申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并做好領(lǐng)用記錄。4.保管設(shè)立專門的辦公用品倉庫，對(duì)辦公用品進(jìn)行分類存放，保持倉庫整潔、通風(fēng)。定期盤點(diǎn)辦公用品庫存，確保賬實(shí)相符。（二）辦公設(shè)備1.定義：指用于辦公的各類電子設(shè)備、辦公家具等。2.采購辦公設(shè)備采購需提前進(jìn)行需求調(diào)研和預(yù)算編制，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后按照相關(guān)采購流程進(jìn)行采購。采購辦公設(shè)備時(shí)應(yīng)選擇符合公司需求、質(zhì)量可靠、售后服務(wù)良好的產(chǎn)品。3.驗(yàn)收辦公設(shè)備到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，檢查設(shè)備的型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合采購合同要求。驗(yàn)收合格后填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，辦理入庫手續(xù)。4.使用與維護(hù)行政部門負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的分配和使用登記，員工應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用辦公設(shè)備。定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。出現(xiàn)故障時(shí)，及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。5.報(bào)廢辦公設(shè)備達(dá)到報(bào)廢年限或因損壞無法修復(fù)時(shí)，由使用部門提出報(bào)廢申請(qǐng)，行政部門組織鑒定后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的辦公設(shè)備，由行政部門按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）低值易耗品1.定義：指單位價(jià)值較低、使用期限較短的各類物資，如清潔用品、勞保用品等。2.采購行政部門根據(jù)低值易耗品的使用情況，定期編制采購計(jì)劃，經(jīng)審批后進(jìn)行采購。選擇合適的供應(yīng)商，確保采購的低值易耗品質(zhì)量合格、價(jià)格合理。3.領(lǐng)用員工根據(jù)工作需要填寫低值易耗品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政部門領(lǐng)取。行政部門按照審批后的申請(qǐng)表發(fā)放低值易耗品，并做好領(lǐng)用記錄。4.保管設(shè)立低值易耗品倉庫，對(duì)其進(jìn)行分類存放，妥善保管。定期盤點(diǎn)低值易耗品庫存，及時(shí)補(bǔ)充短缺物資。（四）固定資產(chǎn)1.定義：指單位價(jià)值較高、使用期限較長的各類資產(chǎn)，如房屋建筑物、機(jī)器設(shè)備、運(yùn)輸工具等。2.采購固定資產(chǎn)采購需按照公司固定資產(chǎn)管理制度進(jìn)行，提前進(jìn)行可行性研究和預(yù)算編制，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后按照采購流程辦理。采購過程中應(yīng)嚴(yán)格控制質(zhì)量、價(jià)格和交貨期，確保采購的固定資產(chǎn)符合公司要求。3.驗(yàn)收固定資產(chǎn)到貨后，行政部門組織相關(guān)部門和專業(yè)人員進(jìn)行驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、技術(shù)性能等是否符合合同要求。驗(yàn)收合格后填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，辦理固定資產(chǎn)入庫手續(xù)，并及時(shí)進(jìn)行資產(chǎn)登記。4.使用與維護(hù)行政部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的分配和使用登記，明確使用責(zé)任人。使用責(zé)任人應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用固定資產(chǎn)，做好日常維護(hù)保養(yǎng)工作。定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)損壞、丟失等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)查明原因并報(bào)告行政部門。5.折舊與報(bào)廢按照國家相關(guān)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)制度，對(duì)固定資產(chǎn)計(jì)提折舊。固定資產(chǎn)達(dá)到報(bào)廢年限或因技術(shù)進(jìn)步、損壞等原因無法繼續(xù)使用時(shí)，由使用部門提出報(bào)廢申請(qǐng)，行政部門組織技術(shù)鑒定和財(cái)務(wù)審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的固定資產(chǎn)，由行政部門按照規(guī)定進(jìn)行處理。三、物資采購管理（一）采購計(jì)劃1.行政部門應(yīng)定期對(duì)各類物資的庫存情況進(jìn)行盤點(diǎn)和分析，結(jié)合工作實(shí)際需求，編制物資采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇1.建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)估和審核。2.優(yōu)先選擇與公司長期合作、信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行淘汰或調(diào)整。（三）采購流程1.采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。4.物資到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門組織驗(yàn)收。（四）采購審批1.小額物資采購（金額在[具體金額]以下）由行政部門負(fù)責(zé)人審批。2.大額物資采購（金額在[具體金額]以上）需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。四、物資驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品、低值易耗品按照采購合同約定的規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。2.辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及采購合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。（二）驗(yàn)收程序1.物資到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并簽字確認(rèn)。4.對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理，并做好記錄。（三）驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收人員應(yīng)詳細(xì)記錄物資的驗(yàn)收情況，包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、到貨時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收結(jié)果等。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，作為物資管理的重要檔案資料。五、物資使用管理（一）領(lǐng)用規(guī)定1.員工領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫相應(yīng)的領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.行政部門按照審批后的申請(qǐng)表發(fā)放物資，并在領(lǐng)用記錄上登記領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。（二）使用要求1.員工應(yīng)按照物資的使用說明和操作規(guī)程正確使用物資，不得擅自改變用途或轉(zhuǎn)借他人。2.對(duì)于貴重、稀缺物資，應(yīng)嚴(yán)格控制使用，避免浪費(fèi)。3.辦公設(shè)備的使用人員應(yīng)定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）歸還與回收1.對(duì)于領(lǐng)用的可重復(fù)使用物資，如工具、儀器等，使用完畢后應(yīng)及時(shí)歸還行政部門。2.對(duì)于已損壞或不再使用的物資，員工應(yīng)及時(shí)交回行政部門，由行政部門按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、物資保管管理（一）倉庫管理1.設(shè)立專門的物資倉庫，配備必要的倉儲(chǔ)設(shè)施，確保物資存放安全、整齊、有序。2.倉庫應(yīng)劃分不同的區(qū)域，對(duì)辦公用品、辦公設(shè)備、低值易耗品、固定資產(chǎn)等進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。3.倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。發(fā)現(xiàn)物資短缺、損壞等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)查明原因并報(bào)告行政部門。（二）庫存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期組織物資庫存盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[具體周期]。2.盤點(diǎn)時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)與財(cái)務(wù)人員共同對(duì)物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核對(duì)賬實(shí)是否一致。3.對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并編制盤點(diǎn)報(bào)告，報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.根據(jù)審批后的盤點(diǎn)報(bào)告，調(diào)整物資庫存賬目，確保賬實(shí)相符。（三）庫存安全1.加強(qiáng)倉庫安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保物資存放安全。2.倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。3.定期對(duì)倉庫進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。七、物資報(bào)廢管理（一）報(bào)廢申請(qǐng)1.當(dāng)物資達(dá)到報(bào)廢年限或因損壞無法修復(fù)時(shí)，使用部門應(yīng)填寫物資報(bào)廢申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等，并附上相關(guān)證明材料。2.報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部門審核。（二）報(bào)廢鑒定1.行政部門收到報(bào)廢申請(qǐng)后，組織相關(guān)技術(shù)人員或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)報(bào)廢物資進(jìn)行鑒定，確定是否符合報(bào)廢條件。2.對(duì)于價(jià)值較高的固定資產(chǎn)報(bào)廢，應(yīng)邀請(qǐng)專業(yè)評(píng)估機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)估，并出具評(píng)估報(bào)告。（三）報(bào)廢審批1.經(jīng)鑒定符合報(bào)廢條件的物資，行政部門填寫報(bào)廢審批表，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后的報(bào)廢申請(qǐng)交行政部門辦理后續(xù)報(bào)廢手續(xù)。（四）報(bào)廢處理1.行政部門按照公司相關(guān)規(guī)定對(duì)批準(zhǔn)報(bào)廢的物資進(jìn)行處理，如變賣、捐贈(zèng)、回收等。2.報(bào)廢處理過程中應(yīng)做好記錄，包括報(bào)廢物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、處理方式、處理時(shí)間、處理收入等信息。3.報(bào)廢物資處理收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門，納入公司統(tǒng)一核算。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)行政崗位物資管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查物資采購、使用、保管、報(bào)廢等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）日常檢查行政部門負(fù)責(zé)人定期對(duì)物資管理工作進(jìn)行檢查，督促物資