證照管理印章管理制度?一、總則（一）目的為加強公司證照及印章的管理，保障公司合法權益，維護公司正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的證照管理和印章管理。（三）基本原則1.依法依規原則：證照及印章的管理必須嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定。2.安全保密原則：確保證照及印章的安全，防止遺失、被盜用、濫用，嚴格保密相關信息。3.專人負責原則：明確專人負責證照及印章的管理，落實管理責任。4.規范使用原則：嚴格規范證照及印章的使用流程，確保使用合法、合規、合理。二、證照管理（一）證照分類1.營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證（已實行"多證合一"的，為相關合一證照）等各類資質證書。2.法定代表人身份證明書、授權委托書等證明文件。3.其他與公司經營活動相關的各類證照。（二）證照辦理1.需辦理新的證照時，由相關業務部門提出申請，填寫《證照辦理申請表》，詳細說明辦理證照的名稱、用途、所需材料等信息，并經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。2.行政部門對申請材料進行初審，確保材料齊全、真實、有效。初審通過后，行政部門負責安排專人辦理證照申請手續，跟蹤辦理進度，及時協調解決辦理過程中出現的問題。3.證照辦理完成后，行政部門負責領取證照，并進行登記、編號，建立證照檔案。（三）證照保管1.證照實行專人專柜保管制度，指定專人負責證照的保管工作。保管人員應具備高度的責任心，確保證照的安全存放。2.設立專門的證照保管柜，配備必要的安全設施，如鎖具、密碼鎖等，確保證照存放安全。3.證照保管人員應定期對保管的證照進行清查盤點，核對證照數量、內容等是否與檔案記錄一致，發現問題及時報告并處理。（四）證照使用1.公司內部各部門因工作需要使用證照時，應填寫《證照使用申請表》，注明使用證照的名稱、用途、使用期限等信息，并經部門負責人簽字批準后，提交至行政部門。2.行政部門對《證照使用申請表》進行審核，審核通過后，由證照保管人員根據申請內容提供相應的證照，并在《證照使用登記表》上記錄使用情況，包括使用部門、使用人、使用時間、歸還時間等。3.因對外業務需要使用證照原件時，必須經公司分管領導批準。使用部門應提前與行政部門溝通協調，行政部門根據領導批示安排專人陪同前往使用地點，確保證照在使用過程中的安全。4.證照使用完畢后，使用人應及時將證照歸還行政部門，證照保管人員核對無誤后，在《證照使用登記表》上注明歸還情況，并將證照歸還原位。（五）證照年檢及變更1.行政部門負責定期梳理各類證照的年檢及變更信息，提前制定年檢及變更計劃，并通知相關業務部門準備所需材料。2.業務部門按照行政部門的要求，按時提供年檢及變更所需材料，行政部門負責審核材料并辦理相關手續。3.證照年檢及變更完成后，行政部門及時更新證照檔案信息，確保檔案資料的準確性和完整性。（六）證照遺失、損壞處理1.如發現證照遺失或損壞，證照保管人員應立即向行政部門報告，并采取相應的補救措施，如掛失、聲明作廢等。2.行政部門會同相關業務部門對證照遺失或損壞的原因進行調查，根據調查結果提出處理意見，并報公司領導審批。3.如需補辦遺失或損壞的證照，行政部門按照本制度規定的證照辦理流程進行補辦。三、印章管理（一）印章分類1.公司公章：用于代表公司對外行使權力、承擔責任，如簽訂合同、協議、文件等。2.法定代表人章：用于特定文件的簽署或銀行結算等。3.財務專用章：用于公司財務核算、資金收付等相關業務。4.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。5.部門章：各部門根據工作需要自行刻制的印章，用于本部門內部文件的印發、工作聯系等。（二）印章刻制1.公司公章、法定代表人章、財務專用章、合同專用章等重要印章的刻制，由行政部門根據公司實際需要提出申請，經公司法定代表人批準后，由行政部門統一委托具有資質的印章刻制單位進行刻制。2.部門章的刻制，由各部門提出申請，經部門負責人審核簽字后，報行政部門備案。行政部門統一安排刻制單位進行刻制，并將印章樣式存檔。3.新刻制的印章必須在公安部門指定的印章刻制單位刻制，確保印章的合法性和規范性。印章刻制完成后，刻制單位應提供印章印模，并將印章交付行政部門。（三）印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并經公司法定代表人批準。2.行政部門負責將印章啟用的相關信息通知公司各部門，并在公司內部發布印章啟用公告。3.印章啟用后，行政部門負責在印章保管冊上登記印章啟用日期、保管人等信息，并將印章移交至指定的保管人員。（四）印章保管1.公司公章、法定代表人章、財務專用章、合同專用章等重要印章由行政部門指定專人保管，保管人員必須具備高度的責任心和保密意識。2.部門章由各部門指定專人保管，各部門應將印章保管人員名單報行政部門備案。3.印章保管人員應將印章存放在專門的保險柜或保險箱內，確保印章存放安全。保險柜或保險箱的鑰匙和密碼應分別由不同的人員保管，嚴禁將印章隨意放置或交由他人代管。4.印章保管人員因特殊原因需要臨時離崗時，應將印章交部門負責人或公司指定的其他人員代管，并辦理交接手續。交接手續應記錄在《印章交接登記表》上，雙方簽字確認。（五）印章使用1.公司內部各部門因工作需要使用印章時，應填寫《印章使用申請表》，詳細注明用印事項、用印文件名稱、份數、使用部門、使用人等信息，并經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。2.行政部門對《印章使用申請表》進行審核，根據用印事項的性質和審批權限，報公司領導批準。如用印事項涉及重大決策、重要合同等，必須經公司法定代表人批準。3.印章保管人員根據審批通過的《印章使用申請表》，在用印前認真核對用印文件內容與申請表填寫內容是否一致，確保用印內容準確無誤。用印時，應在用印文件的規定位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上詳細記錄用印時間、用印事項、用印份數、用印人等信息。4.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如因特殊情況需要在空白文件上加蓋印章，必須經公司法定代表人批準，并在用印后對文件內容進行嚴格控制和監督。5.因對外業務需要攜帶公司印章外出使用時，必須經公司分管領導批準。使用部門應提前與行政部門溝通協調，行政部門根據領導批示安排專人攜帶印章陪同前往使用地點，并確保印章在使用過程中的安全。印章使用完畢后，應立即將印章帶回公司，并辦理歸還手續。（六）印章停用1.因公司名稱變更、業務調整、印章損壞等原因需要停用印章時，行政部門應填寫《印章停用申請表》，注明停用印章的名稱、停用原因、停用日期等信息，并經公司法定代表人批準。2.行政部門負責將印章停用的相關信息通知公司各部門，并在公司內部發布印章停用公告。3.印章停用后，行政部門應及時收回印章，并進行封存保管。封存后的印章應在印章保管冊上注明停用日期、保管人等信息。4.對于停用的印章，行政部門應按照相關規定進行妥善處理，如銷毀、上繳等。銷毀印章時，必須有兩名以上人員在場監督，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀印章的名稱、數量、銷毀時間、銷毀人員等信息，雙方簽字確認。（七）印章交接1.印章保管人員因工作調動、離職等原因需要交接印章時，必須辦理嚴格的交接手續。交接手續應包括印章實物、印章使用記錄、印章保管冊等相關資料的交接。2.交接雙方應填寫《印章交接清單》，詳細記錄交接印章的名稱、數量、交接時間、交接人員等信息，并簽字確認。交接清單一式三份，交接雙方各執一份，行政部門留存一份。3.行政部門負責監督印章交接過程，確保交接手續完整、規范。交接手續辦理完畢后，行政部門應對新的印章保管人員進行培訓，使其熟悉印章管理規定和操作流程。四、監督檢查與責任追究（一）監督檢查1.行政部門負責定期對公司證照及印章的管理情況進行檢查，檢查內容包括證照及印章的保管、使用、年檢及變更等情況。2.公司審計部門有權對證照及印章的管理情況進行審計監督，發現問題及時提出整改意見，并督促相關部門進行整改。3.各部門應積極配合行政部門和審計部門的監督檢查工作，如實提供相關資料和信息。（二）責任追究1.對于違反本制度規定，導致證照遺失、被盜用、濫用或印章遺失、被盜用、濫用等情況，給公司造成損