行政辦公設備管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政辦公設備的管理，規范辦公設備的采購、使用、維護、報廢等流程，確保辦公設備的正常運行，提高使用效率，降低使用成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有行政辦公設備的管理，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、辦公桌椅、文件柜等。（三）管理原則1.統一管理原則：公司行政部門負責對辦公設備進行統一規劃、采購、調配、維護和報廢處理。2.合理配置原則：根據工作需要，合理配置辦公設備，避免資源浪費。3.規范使用原則：員工應按照操作規程正確使用辦公設備，確保設備安全和正常運行。4.定期維護原則：定期對辦公設備進行維護保養，延長設備使用壽命，降低維修成本。二、辦公設備采購管理（一）需求申請1.各部門根據工作需要，填寫《辦公設備需求申請表》，詳細說明設備名稱、規格型號、數量、用途等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人根據本部門實際工作情況，對申請進行審核，簽署意見后報行政部門。（二）采購審批1.行政部門收到各部門的《辦公設備需求申請表》后，進行匯總整理，并根據公司預算和實際情況進行審核。2.對于金額較大的辦公設備采購（具體金額標準由公司另行規定），行政部門需提交公司管理層審批。3.經審批通過后，行政部門根據采購需求制定采購計劃。（三）采購實施1.行政部門根據采購計劃，選擇合適的供應商進行采購。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、產品質量、價格、售后服務等因素。2.采購人員與供應商簽訂采購合同，明確采購設備的規格型號、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。3.采購人員負責跟蹤采購合同的執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。（四）驗收1.辦公設備到貨后，行政部門組織相關人員進行驗收。驗收內容包括設備的數量、規格型號、外觀、質量等。2.對于重要辦公設備或技術復雜的設備，可邀請專業技術人員進行驗收。3.驗收合格后，驗收人員在《辦公設備驗收單》上簽字確認，并將設備移交使用部門。如發現設備存在質量問題或數量不符等情況，應及時與供應商聯系，要求其限期解決。三、辦公設備使用管理（一）領用登記1.辦公設備到貨驗收合格后，使用部門應指定專人負責辦理領用手續，填寫《辦公設備領用登記表》，詳細記錄設備名稱、規格型號、領用日期、領用人等信息。2.領用人在領用設備時，應仔細檢查設備的外觀和性能，如發現問題應及時向行政部門反映。（二）使用規范1.員工應按照操作規程正確使用辦公設備，嚴禁違規操作。對于電腦等設備，應定期查殺病毒，做好數據備份，防止數據丟失。2.辦公設備應專人專用，未經批準不得轉借他人使用。如需臨時轉借，應經設備使用部門負責人批準，并辦理相關轉借手續。3.員工應愛護辦公設備，保持設備的清潔和完好。不得擅自拆卸、改裝辦公設備，如因使用不當造成設備損壞，應照價賠償。4.員工在使用辦公設備過程中如發現故障，應及時向行政部門報告，不得自行維修。行政部門應及時安排維修人員進行維修，并做好維修記錄。（三）使用環境要求1.辦公設備應放置在干燥、通風、整潔的環境中，避免陽光直射和潮濕。2.對于電腦等設備，應配備合適的電源插座，避免使用多用途插座，防止因過載引發安全事故。3.辦公區域應保持良好的衛生環境，定期清理設備灰塵，防止灰塵影響設備散熱和正常運行。四、辦公設備維護管理（一）定期維護計劃1.行政部門應制定辦公設備定期維護計劃，明確各類設備的維護周期、維護內容和維護責任人。2.定期維護計劃應根據設備的使用情況和廠家建議進行制定，確保設備得到及時、有效的維護。（二）日常維護1.使用部門負責辦公設備的日常維護，如清潔設備表面、檢查設備運行狀態等。2.行政部門定期對辦公設備進行巡檢，檢查設備的使用情況和維護記錄，及時發現和解決問題。（三）維修管理1.辦公設備出現故障時，使用部門應及時向行政部門報告。行政部門根據故障情況，判斷是否需要聯系廠家維修或自行維修。2.如需聯系廠家維修，行政部門應及時提供設備的相關信息，協助廠家維修人員進行維修。維修完成后，應要求廠家維修人員填寫《辦公設備維修記錄單》，記錄維修情況和更換的零部件等信息。3.對于一些簡單的故障，行政部門可安排內部維修人員進行維修。內部維修人員應具備相應的維修技能和經驗，維修完成后應填寫《辦公設備維修記錄單》。4.對于維修費用較高的設備，行政部門應進行維修成本核算，評估是否有必要進行維修。如維修成本過高，可考慮申請報廢更新。（四）維護費用管理1.辦公設備的維護費用包括設備的維修費用、保養費用、更換零部件費用等。2.行政部門應建立辦公設備維護費用臺賬，記錄每臺設備的維護費用支出情況。3.維護費用的報銷應按照公司財務制度的規定進行，報銷時應提供相關的發票、維修記錄單等憑證。五、辦公設備盤點管理（一）盤點計劃1.行政部門應定期組織辦公設備盤點，盤點周期一般為半年或一年。2.每次盤點前，行政部門應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員等信息。（二）盤點實施1.盤點人員按照盤點計劃對辦公設備進行逐一清點，核對設備的數量、規格型號、使用狀態等信息。2.對于盤點中發現的問題，如設備丟失、損壞、賬實不符等情況，應及時查明原因，并填寫《辦公設備盤點差異表》。（三）盤點結果處理1.行政部門根據盤點結果，編制《辦公設備盤點報告》，報告內容包括盤點基本情況、盤點結果、存在問題及處理建議等。2.對于盤點中發現的設備丟失、損壞等情況，應按照公司相關規定進行處理，追究相關人員的責任。3.對于賬實不符的情況，行政部門應及時調整設備臺賬，確保賬實一致。六、辦公設備報廢管理（一）報廢條件1.辦公設備已超過規定的使用年限，且無法正常使用或維修成本過高。2.辦公設備因技術進步或業務調整等原因，已不再適用。3.辦公設備因自然災害、意外事故等原因，造成嚴重損壞，無法修復。（二）報廢申請1.使用部門填寫《辦公設備報廢申請表》，詳細說明設備報廢原因、設備名稱、規格型號、購置時間、使用情況等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人根據實際情況對申請進行審核，簽署意見后報行政部門。（三）報廢審批1.行政部門收到各部門的《辦公設備報廢申請表》后，組織相關人員進行技術鑒定，確認設備是否符合報廢條件。2.對于金額較大的辦公設備報廢（具體金額標準由公司另行規定），行政部門需提交公司管理層審批。3.經審批通過后，行政部門負責辦理辦公設備的報廢手續。（四）報廢處理1.辦公設備報廢后，行政部門應及時組織清理，將報廢設備妥善處理。對于一些有利用價值的零部件，可進行回收再利用。2.行政部門應做好辦公設備報廢