行政外部接待管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政外部接待工作，展示公司良好形象，加強與外部機構(gòu)、人員的溝通與合作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門對外接待活動，包括但不限于政府部門、合作伙伴、客戶、供應(yīng)商等來訪的接待安排。（三）原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌、專業(yè)的態(tài)度接待來訪人員，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，讓來訪人員感受到公司的尊重和誠意。2.對口接待原則：根據(jù)來訪人員的身份和目的，由對口部門負(fù)責(zé)接待，并安排相關(guān)人員陪同。3.勤儉節(jié)約原則：接待活動應(yīng)注重實效，合理安排接待費用，避免鋪張浪費。4.安全保密原則：確保接待活動中的人員安全和信息安全，嚴(yán)格遵守公司保密制度，防止機密信息泄露。二、接待準(zhǔn)備（一）接待信息獲取1.接到外部來訪通知后，接待部門應(yīng)及時了解來訪人員的基本信息，包括姓名、職務(wù)、人數(shù)、來訪目的、行程安排等。2.對于重要來訪，應(yīng)提前收集來訪人員的背景資料，以便更好地了解其需求和關(guān)注點。（二）接待方案制定1.根據(jù)來訪人員的信息，接待部門制定詳細(xì)的接待方案，明確接待流程、陪同人員、接待規(guī)格、活動安排、餐飲住宿等內(nèi)容。2.接待方案應(yīng)報部門負(fù)責(zé)人審核，重要來訪需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.接待方案確定后，接待部門應(yīng)提前與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保各項準(zhǔn)備工作順利進行。（三）場地安排1.根據(jù)來訪人員的人數(shù)和活動需求，合理安排接待場地，如會議室、洽談室、餐廳、參觀場所等。2.提前對場地進行清潔、布置，確保環(huán)境整潔、舒適，并根據(jù)接待規(guī)格擺放相關(guān)物品，如鮮花、水果、飲料等。3.如需使用公司的宣傳資料、展示設(shè)備等，應(yīng)提前準(zhǔn)備好，并確保正常運行。（四）人員安排1.確定陪同人員名單，陪同人員應(yīng)熟悉公司情況，具備良好的溝通能力和接待禮儀。2.對陪同人員進行培訓(xùn)，明確接待任務(wù)和要求，確保接待工作的順利進行。3.根據(jù)需要安排翻譯人員、記錄人員等，確保溝通順暢和信息準(zhǔn)確記錄。（五）餐飲住宿安排1.根據(jù)來訪人員的身份和接待規(guī)格，合理安排餐飲，包括用餐地點、菜品標(biāo)準(zhǔn)、酒水安排等。2.如需安排住宿，應(yīng)提前預(yù)訂合適的酒店，并告知來訪人員相關(guān)信息。3.餐飲住宿安排應(yīng)符合公司規(guī)定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，注重食品安全和衛(wèi)生。（六）車輛安排1.根據(jù)來訪人員的人數(shù)和行程安排，合理安排車輛，確保接送及時、安全。2.提前檢查車輛狀況，確保車輛整潔、舒適、安全性能良好。3.安排專業(yè)司機駕駛，司機應(yīng)具備良好的駕駛技術(shù)和服務(wù)意識。三、接待流程（一）迎接1.根據(jù)來訪人員的行程安排，提前到達(dá)指定地點迎接。2.迎接人員應(yīng)佩戴公司標(biāo)識，以熱情、禮貌的態(tài)度迎接來訪人員，主動打招呼、握手，并介紹陪同人員。3.協(xié)助來訪人員提取行李、安排上車，前往公司。（二）公司介紹與參觀1.到達(dá)公司后，安排來訪人員稍作休息，然后由陪同人員進行公司介紹，包括公司概況、發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)范圍、企業(yè)文化等。2.根據(jù)來訪人員的需求和興趣，安排參觀公司的辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、研發(fā)中心等，展示公司的實力和形象。3.在參觀過程中，陪同人員應(yīng)詳細(xì)介紹相關(guān)情況，解答來訪人員的疑問，并注意維護公司的秩序和安全。（三）會議與洽談1.根據(jù)接待方案，安排會議或洽談活動，明確會議主題、議程、參會人員等。2.提前準(zhǔn)備好會議資料、文具、茶水等，確保會議順利進行。3.在會議或洽談過程中，記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，如有需要，可安排專人進行會議紀(jì)要整理。4.會議或洽談結(jié)束后，陪同人員應(yīng)與來訪人員進行溝通，了解其意見和建議，并及時反饋給相關(guān)部門。（四）餐飲安排1.根據(jù)接待規(guī)格和來訪人員的飲食習(xí)慣，安排合適的餐飲。2.在用餐過程中，陪同人員應(yīng)注意引導(dǎo)來訪人員就座，介紹菜品特色，提醒用餐禮儀。3.控制用餐時間，避免過長或過短，確保用餐過程愉快、有序。（五）送客1.根據(jù)來訪人員的行程安排，提前安排車輛送客。2.送客人員應(yīng)將來訪人員送至指定地點，主動打招呼、握手道別，并感謝來訪人員的光臨。3.如來訪人員有行李，協(xié)助其提取行李，安排上車，并目送車輛離開。四、接待規(guī)格（一）接待規(guī)格劃分根據(jù)來訪人員的身份和重要程度，將接待規(guī)格分為高規(guī)格接待、中規(guī)格接待和低規(guī)格接待。1.高規(guī)格接待：適用于重要政府領(lǐng)導(dǎo)、重要合作伙伴、大客戶等來訪，公司主要領(lǐng)導(dǎo)出面陪同，接待安排較為隆重。2.中規(guī)格接待：適用于一般政府部門人員、合作伙伴代表、客戶等來訪，由公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人陪同，接待安排相對簡潔。3.低規(guī)格接待：適用于一般性來訪人員，由公司普通員工陪同，接待安排從簡。（二）接待規(guī)格確定1.接待部門應(yīng)根據(jù)來訪人員的信息和接待目的，初步確定接待規(guī)格，并報部門負(fù)責(zé)人審核。2.對于重要來訪，需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見確定最終的接待規(guī)格。3.接待規(guī)格一經(jīng)確定，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，確保接待工作的一致性和規(guī)范性。五、接待費用管理（一）費用預(yù)算1.接待部門根據(jù)接待方案，編制接待費用預(yù)算，明確各項費用的支出標(biāo)準(zhǔn)和金額。2.接待費用預(yù)算應(yīng)報部門負(fù)責(zé)人審核，重要來訪需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.接待費用預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格控制，確保在預(yù)算范圍內(nèi)進行接待活動。（二）費用報銷1.接待活動結(jié)束后，接待部門應(yīng)及時整理相關(guān)票據(jù)，按照公司財務(wù)制度進行報銷。2.報銷票據(jù)應(yīng)真實、合法、有效，注明接待事由、時間、地點、人數(shù)等信息。3.財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核報銷票據(jù)，對不符合規(guī)定的票據(jù)予以退回。（三）費用控制1.接待部門應(yīng)嚴(yán)格按照接待費用預(yù)算執(zhí)行，不得超支。2.如因特殊情況需要增加接待費用，應(yīng)提前報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司定期對接待費用進行統(tǒng)計分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化接待費用管理。六、接待禮儀（一）基本禮儀1.接待人員應(yīng)保持良好的個人形象，著裝整潔、得體，舉止大方、文明。2.見面時應(yīng)主動打招呼、握手，使用禮貌用語，如"您好""歡迎光臨""謝謝"等。3.介紹他人時，應(yīng)遵循"尊者優(yōu)先了解情況"的原則，先將職位低的人介紹給職位高的人，先將晚輩介紹給長輩，先將男士介紹給女士。（二）會議禮儀1.提前到達(dá)會議室，做好會議準(zhǔn)備工作，如調(diào)試設(shè)備、擺放資料等。2.引導(dǎo)來訪人員就座，按照會議議程進行會議，注意控制會議時間。3.會議過程中，保持良好的傾聽?wèi)B(tài)度，認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，如有需要，可適時發(fā)言。4.會議結(jié)束后，感謝來訪人員的參與，并引導(dǎo)其離開會議室。（三）餐飲禮儀1.在用餐過程中，注意餐桌禮儀，如坐姿端正、使用公筷公勺、不隨意大聲喧嘩等。2.主動為來訪人員服務(wù)，如倒酒、遞紙巾等，但應(yīng)注意不要過于殷勤，以免給對方造成壓力。3.控制用餐節(jié)奏，避免過快或過慢，確保用餐過程愉快、有序。（四）送客禮儀1.送客時，應(yīng)將來訪人員送至指定地點，主動打招呼、握手道別，并感謝來訪人員的光臨。2.如來訪人員有行李，協(xié)助其提取行李，安排上車，并目送車輛離開。3.對于重要來訪，可在送客后及時與來訪人員溝通，了解其對接待工作的意見和建議，以便不斷改進。七、接待后續(xù)工作（一）總結(jié)評估1.接待活動結(jié)束后，接待部門應(yīng)及時對活動進行總結(jié)評估，分析接待工作中的優(yōu)點和不足。2.總結(jié)評估內(nèi)容包括接待方案的執(zhí)行情況、接待效果、來訪人員的反饋意見等。3.根據(jù)總結(jié)評估結(jié)果，提出改進措施和建議，不斷提高接待工作水平。（二）資料整理歸檔1.對接待活動中的相關(guān)資料進行整理歸檔，包括接待方案、來訪人員信息、會議記錄、照片、視頻等。2.資料整理應(yīng)規(guī)范、完整，便于查閱和使用。3.定期對資料進行備份，防止資料丟失或損壞。（三）溝通反饋1.接待部門應(yīng)及時將接待活動的情況反饋給相關(guān)部門，以便各部門了解情況，做好后續(xù)工作。2.對于來訪人員提出的意見和建議，應(yīng)及時轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)部門，并跟蹤落實情況，及時反饋處理結(jié)果。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司行政部門定期對各部門的接待工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括接待方案的執(zhí)行情況、接待禮儀、接待費用控制等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保接待工作規(guī)范、有序進行。（二）考核評價1.將接待工作納入部門績效考核體系，對接待部門的接待