銷售合同跟蹤管理制度?總則目的為了加強銷售合同的全過程管理，確保銷售合同的順利履行，提高客戶滿意度，維護公司的合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有銷售合同的跟蹤管理，包括合同的簽訂、執行、變更、終止等環節。職責分工1.銷售部門負責銷售合同的洽談、起草、簽訂工作。對銷售合同的執行情況進行跟蹤，及時解決合同執行過程中出現的問題。負責與客戶溝通協調，反饋合同執行情況，處理客戶投訴和異議。2.法務部門參與銷售合同的起草、審核工作，提供法律意見和建議。對銷售合同的合法性、合規性進行審查，防范法律風險。協助處理銷售合同糾紛，提供法律支持和服務。3.財務部門負責銷售合同的收款管理，跟蹤款項到賬情況。對銷售合同的財務條款進行審核，確保財務風險可控。提供銷售合同執行情況的財務數據和分析報告。4.其他相關部門根據銷售合同的要求，配合銷售部門完成相關工作，確保合同順利履行。負責本部門涉及銷售合同的信息傳遞和溝通協調工作。合同簽訂管理合同洽談1.銷售業務人員在與客戶洽談合同前，應充分了解客戶需求、市場情況、競爭對手等信息，制定詳細的洽談方案。2.在洽談過程中，要明確雙方的權利和義務，對合同條款進行充分溝通和協商，確保合同條款合理、公平、可行。3.洽談結束后，銷售業務人員應及時整理洽談記錄，向銷售部門負責人匯報洽談情況，提交合同草案。合同起草1.銷售部門根據洽談結果，指定專人負責合同的起草工作。2.合同起草人員應嚴格按照公司合同模板和相關法律法規的要求，擬定合同條款，確保合同內容完整、準確、清晰。3.合同草案應包括合同雙方的基本信息、標的、數量、質量、價格、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。合同審核1.合同草案起草完成后，應提交銷售部門負責人進行初審，重點審核合同條款是否符合公司利益、業務要求和法律規定，文字表述是否準確、規范。2.銷售部門負責人初審通過后，將合同草案提交法務部門進行法律審核。法務部門應從法律角度對合同條款進行審查，提出修改意見和建議，確保合同的合法性、合規性。3.財務部門對合同草案中的財務條款進行審核，重點審核付款方式、結算周期、發票開具等內容，確保財務風險可控。4.各審核部門應在規定的時間內完成審核工作，并將審核意見反饋給銷售部門。銷售部門根據審核意見對合同草案進行修改完善，直至審核通過。合同簽訂1.合同審核通過后，由銷售業務人員與客戶簽訂正式合同。簽訂合同前，應確保雙方已對合同條款達成一致意見，并在合同上加蓋公司合同專用章和客戶公章或合同專用章。2.合同簽訂后，銷售業務人員應及時將合同原件交回公司存檔，并將合同副本分發給相關部門，以便各部門及時了解合同執行情況。3.對于重大合同或涉及金額較大的合同，應按照公司相關規定進行審批，并報公司領導簽字確認后，方可簽訂。合同執行跟蹤建立合同執行臺賬1.銷售部門應建立合同執行臺賬，對每一份銷售合同的執行情況進行詳細記錄。臺賬內容應包括合同編號、簽訂日期、客戶名稱、合同標的、數量、金額、履行期限、實際履行情況、收款情況、付款情況、發貨情況、驗收情況等。2.合同執行臺賬應定期更新，確保數據的準確性和及時性。銷售業務人員應及時將合同執行過程中的相關信息錄入臺賬，并對臺賬數據進行核對和分析。進度跟蹤與監控1.銷售業務人員應按照合同約定的履行期限，對合同執行進度進行跟蹤和監控。及時掌握客戶的需求變化和市場動態，協調公司內部各部門之間的工作，確保合同按時、按質、按量履行。2.在合同執行過程中，如發現客戶有違約行為或可能影響合同履行的情況，銷售業務人員應及時向銷售部門負責人匯報，并采取相應的措施，如與客戶溝通協商、追究違約責任、調整合同履行計劃等，以維護公司的合法權益。3.銷售部門負責人應定期對合同執行情況進行檢查和分析，及時發現合同執行過程中存在的問題，并采取有效的措施加以解決。對于重大合同或執行難度較大的合同，應組織相關部門進行專題研究，制定解決方案。溝通協調1.銷售業務人員應與客戶保持密切溝通，及時向客戶反饋合同執行情況，了解客戶的意見和需求，解決客戶提出的問題。對于客戶的投訴和異議，應認真對待，及時處理，確保客戶滿意度。2.銷售部門應與公司內部各相關部門保持良好的溝通協調，及時傳遞合同執行過程中的信息，協調解決合同執行過程中出現的問題。各部門應積極配合銷售部門的工作，按照合同要求履行各自的職責，共同推進合同的順利履行。合同變更管理變更申請1.在合同履行過程中，如因市場變化、客戶需求調整、法律法規變更等原因，需要對合同條款進行變更的，合同雙方應協商一致，并簽訂書面的變更協議。2.提出變更申請的一方應填寫《銷售合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等，并提交給銷售部門負責人審核。3.《銷售合同變更申請表》應包括以下內容：合同編號、變更事項、變更原因、變更內容、變更后的條款、對合同履行的影響、申請部門、申請人、申請日期等。變更審核1.銷售部門負責人收到《銷售合同變更申請表》后，應組織相關部門進行審核。審核內容包括變更的必要性、合理性、可行性，以及對公司利益和合同履行的影響等。2.法務部門對變更協議的合法性、合規性進行審查，提出法律意見和建議。財務部門對變更后的財務條款進行審核，確保財務風險可控。3.各審核部門應在規定的時間內完成審核工作，并將審核意見反饋給銷售部門。銷售部門根據審核意見對變更申請進行修改完善，直至審核通過。變更執行1.變更申請審核通過后，銷售業務人員應與客戶簽訂變更協議，并將變更協議原件交回公司存檔。變更協議應明確變更的內容、雙方的權利和義務、生效日期等條款。2.銷售部門應及時將變更信息通知公司內部各相關部門，確保各部門了解合同變更情況，調整工作安排，按照變更后的合同要求履行各自的職責。3.在合同變更執行過程中，銷售業務人員應跟蹤變更的執行情況，及時解決變更執行過程中出現的問題，確保合同變更順利實施。合同終止管理終止原因1.銷售合同在履行過程中，出現以下情形之一的，合同可以終止：合同雙方協商一致，同意終止合同；合同約定的履行期限屆滿，雙方已按照合同約定履行完畢各自的義務；因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因，導致合同無法繼續履行；一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同；合同被依法確認無效或被撤銷；法律法規規定的其他情形。2.在合同終止前，銷售業務人員應及時向銷售部門負責人匯報合同終止的原因和進展情況，并提交相關證明材料。終止流程1.銷售部門負責人收到合同終止的匯報后，應組織相關部門進行審核。審核內容包括合同終止的原因是否合法、合規，是否符合公司利益，以及合同終止后的后續事宜處理等。2.法務部門對合同終止的合法性進行審查，提出法律意見和建議。財務部門對合同終止后的財務結算進行審核，確保財務數據準確無誤。3.各審核部門應在規定的時間內完成審核工作，并將審核意見反饋給銷售部門。銷售部門根據審核意見，辦理合同終止手續。4.合同終止后，銷售業務人員應及時與客戶辦理相關交接手續，如收回剩余貨物、結算款項、清理債權債務等。同時，將合同終止情況通知公司內部各相關部門，停止相關工作安排。后續事宜處理1.合同終止后，銷售部門應及時整理合同檔案，將合同原件、變更協議、終止協議等相關資料歸檔保存，以備查閱。2.財務部門應按照合同約定和相關財務制度，對合同終止后的款項進行結算，確保公司財務數據準確無誤。對于應收款項，應及時采取措施進行催收，確保公司資金安全。3.各相關部門應根據合同終止后的實際情況，總結經驗教訓，提出改進措施和建議，為今后的銷售合同管理工作提供參考。考核與獎懲考核指標1.銷售合同簽訂率：考核銷售部門簽訂合同的數量與目標任務的完成比例。2.合同履行率：考核銷售合同實際履行情況與合同約定的符合程度。3.客戶滿意度：通過客戶反饋和調查，考核客戶對銷售合同履行過程和結果的滿意程度。4.合同糾紛發生率：考核銷售合同在履行過程中發生糾紛的次數與合同總數的比例。5.應收賬款回收率：考核銷售合同款項的回收情況，計算應收賬款的實際回收金額與應回收金額的比例。考核周期1.對銷售合同跟蹤管理工作的考核實行季度考核與年度考核相結合的方式。2.季度考核于每季度末進行，對本季度銷售合同跟蹤管理工作的各項指標完成情況進行考核評價。3.年度考核于每年年末進行，對全年銷售合同跟蹤管理工作進行全面考核評價，確定年度考核結果。獎懲措施1.對于在銷售合同跟蹤管理工作中表現優秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。2.對于在銷售合同跟蹤管理工