科學技術檔案管理培訓演講人：日期：CATALOGUE目錄科學技術檔案管理概述科學技術檔案分類與編號科學技術檔案收集與整理科學技術檔案鑒定與保管科學技術檔案利用與服務科學技術檔案管理信息化科學技術檔案管理法律法規與標準01科學技術檔案管理概述定義與特點特點科學技術檔案具有專業性、成套性、現實性和機密性等特點。專業性體現在科技檔案的內容涉及到特定領域的知識和技術；成套性是指科技檔案反映的是科技活動的全過程，需要完整成套；現實性是指科技檔案對當前和未來的科技活動具有直接的參考和借鑒價值；機密性則涉及到科技檔案中的技術秘密和商業秘密等需要保密的內容。定義科學技術檔案管理是指對科學技術活動中形成的具有保存價值的科技文件進行分類、整理、編目、保存和利用等一系列工作的總稱。科學技術檔案的重要性歷史記錄科學技術檔案是科技活動的歷史記錄，是科技發展的重要見證和依據。決策參考科技檔案中的信息和數據可以為科技決策提供重要的參考依據，幫助決策者做出正確的決策。技術傳承科技檔案是技術傳承的重要載體，可以為后續的研究和開發提供寶貴的經驗和教訓。知識產權保護科技檔案中的技術成果和知識產權是企業或研究機構的寶貴財富，需要得到有效的保護和管理。隨著科技快速發展，科技檔案的數量急劇增加，給管理帶來巨大壓力；同時，科技檔案的復雜性和多樣性也對管理提出了更高的要求。此外，信息安全和隱私保護等問題也日益突出。挑戰信息化和數字化技術的發展為科技檔案管理提供了新的手段和方法，如數字化存儲、檢索和共享等，可以提高管理效率和便捷性；同時，科技檔案管理也為科技創新和知識共享提供了更好的平臺和支撐。機遇管理的挑戰與機遇02科學技術檔案分類與編號科學性原則根據科學技術檔案的性質、內容、形式和特點，進行科學分類，便于查找和利用。實用性原則分類方法要簡單易行，易于操作，符合實際需要。穩定性原則分類體系要相對穩定，不宜頻繁變動，以保證檔案的連續性和完整性。預見性原則在分類時要考慮未來科學技術的發展，預留一定的空間和靈活性。分類原則與方法編號規則與技巧唯一性原則每個檔案只能有一個唯一的編號，避免重復和混亂。合理性原則編號結構要合理，能夠反映出檔案的分類和排列順序。穩定性原則編號一經確定，不宜輕易改動，以保證檔案管理的連續性。擴充性原則編號要留有適當的余地，以適應檔案數量的增加和變化。分類號實例采用層次分類法，將科學技術檔案分為一級類目、二級類目和三級類目，每個類目用字母或數字表示，如“A.1.1”表示一級類目A下的第一個二級類目中的第一個三級類目。檔號實例采用全宗號-分類號-順序號的形式編制檔號，如“001-A.1.1-001”表示全宗號為001的檔案中，分類號為A.1.1的檔案中的第一個檔案。同時，還可以根據實際需要，添加其他的信息，如年度、保密等級等。實例分析03科學技術檔案收集與整理如任務書、批件、合同、協議書等。課題管理文件如技術標準、規范、專利、產品樣本等。技術基礎資料01020304包括研究報告、實驗數據、圖紙、聲像資料等。科研成果針對某一專題或領域收集的相關資料。專題性資料收集范圍與途徑按照不同領域、專業或項目進行分類整理。分類整理流程與規范為每個檔案分配唯一編號，便于管理和查找。編號根據分類和編號，編制詳細的檔案目錄。編制目錄將檔案裝訂成冊，存放在專用檔案柜中。裝訂與存檔常見問題及解決方案檔案丟失加強檔案管理，建立備份機制，確保檔案安全。02040301檔案利用不便建立檔案檢索系統，提高查找效率；同時，開展檔案編研工作，挖掘檔案價值。檔案混亂建立科學的分類體系和編號規則，避免混亂。檔案保存環境不佳改善檔案保存環境，如加強溫濕度控制、防蟲防霉等，確保檔案長期保存。04科學技術檔案鑒定與保管鑒定原則根據科技檔案的實際價值、利用需求和歷史背景等因素，進行綜合考慮和判斷，確定檔案的鑒定和處理方式。鑒定程序包括初步鑒定、復審和終審等環節，確保鑒定結果的準確性和權威性。鑒定原則與程序保管期限根據檔案的利用價值和歷史價值等因素，劃分為永久、長期和短期等不同保管期限。密級劃分根據檔案的涉密程度，劃分為秘密、機密和絕密等不同密級，采取不同的保管措施。保管期限與密級劃分包括檔案分類、編號、裝訂、存儲和檢索等環節，確保檔案的完整、安全和有效利用。保管方法檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵等防護措施，同時應配置專業的檔案裝具和保護設備，如檔案柜、檔案盒、防護膜等。設施要求保管方法與設施要求05科學技術檔案利用與服務通過檔案復印、掃描等方式獲取檔案副本。復制通過檔案管理系統或相關網站進行在線查詢。在線查詢01020304通過檔案借閱系統，按照規定程序進行借閱。借閱根據特定需求，提供檔案專題服務。專題服務利用方式與途徑提供科研過程中的檔案資料，滿足科研需求。科研人員服務對象與需求提供決策支持和管理參考，提高管理效率。管理人員提供公開檔案信息，促進社會發展和文化傳承。公眾提供技術資料和商業信息，支持企業創新和發展。企業利用效果評估滿意度調查通過問卷調查等方式了解用戶對檔案利用的滿意度。利用率統計統計檔案被利用的次數和頻率，分析利用情況。經濟效益分析評估檔案利用對經濟發展的貢獻，如降低成本、提高效益等。社會效益評估評估檔案利用對社會的影響，如文化傳承、教育普及等。06科學技術檔案管理信息化提升檔案管理效率通過數字化手段，防止檔案被篡改、丟失或損壞，提高檔案的安全性。保障檔案安全促進資源共享便于將檔案信息快速傳遞至需要的人員或機構，實現資源共享。實現檔案信息的快速檢索與利用，降低管理人員工作強度。信息化建設的意義信息化管理的關鍵技術數字化技術通過掃描、識別等技術手段，將紙質檔案轉化為數字檔案。數據存儲技術采用高效、安全的數據存儲技術，確保數字檔案的長期保存與可讀性。信息安全技術運用加密、權限控制等技術手段，確保檔案信息在傳輸、存儲過程中的安全。制定信息化規劃建設基礎設施對檔案管理人員進行相關技術和操作培訓，提高信息化水平。人員培訓將現有紙質檔案進行數字化處理，并遷移至新系統。檔案數字化與遷移根據實際需求，定制或購買適用的檔案管理系統。開發或引入管理系統明確信息化建設的目標、任務和時間節點。購置硬件設備、搭建網絡環境，為信息化管理提供基礎支撐。信息化建設的實施步驟07科學技術檔案管理法律法規與標準國家相關法律法規解讀《檔案法》規定檔案工作的基本原則、組織制度、管理職責、檔案利用與公布、法律責任等。《科學技術檔案工作條例》《保守國家秘密法》規范科學技術檔案的形成、收集、整理、鑒定、保管、利用等工作。規定檔案中的涉密信息應嚴格保密，防止泄露。123行業標準與規范介紹《科學技術檔案案卷構成的一般要求》規定科學技術檔案的分類、編號、裝訂、目錄編制等。030201《電子文件管理系統通用功能要求》規定電子文件存儲、檢索、利用等環節的標準化要求。《檔案數字化外包安全管理規范》規定檔案數字化過程中的安全管理、