連鎖超市合同管理制度?目的本制度旨在規范連鎖超市合同管理流程，保障公司合法權益，降低經營風險，確保各項業務活動的順利開展。通過明確合同管理的職責、流程和規范，提高合同管理的效率和質量，促進公司的穩健發展。適用范圍本制度適用于連鎖超市總部及各門店與供應商、加盟商、員工、客戶等各類主體簽訂的所有合同，包括但不限于采購合同、租賃合同、加盟合同、勞動合同、服務合同等。基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應符合國家法律法規的規定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得顯失公平，保障雙方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。合同管理職責合同管理部門及職責1.法務部門負責合同的法律審查，對合同條款的合法性、合規性進行審核，提出法律意見和建議。參與重大合同的談判和簽訂，提供法律支持和保障。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。定期對公司合同管理情況進行法律風險評估，提出防范措施和建議。2.采購部門負責采購合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、解除等工作。建立供應商檔案，評估供應商的資質和信譽，選擇合格的供應商。跟蹤采購合同的執行情況，及時處理合同履行過程中出現的問題。定期與供應商核對賬目，確保貨款結算的準確性和及時性。3.運營部門負責租賃合同、加盟合同等運營類合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、解除等工作。對門店的租賃情況進行管理，確保門店的正常運營。審核加盟商的加盟申請，評估加盟商的經營能力和市場潛力，簽訂加盟合同。跟蹤加盟合同的執行情況，為加盟商提供必要的支持和服務。4.人事部門負責人事合同的起草、簽訂、履行、變更、解除等工作，包括勞動合同、培訓合同、保密協議等。辦理員工的入職、離職手續，確保人事合同的合規性。處理勞動糾紛，維護公司和員工的合法權益。負責員工檔案的管理，確保人事信息的準確性和完整性。各部門在合同管理中的協作1.各部門在合同管理過程中應密切協作，相互配合。采購部門在簽訂采購合同前，應將合同草案提交法務部門進行法律審查；運營部門在簽訂運營類合同前，應征求采購部門和法務部門的意見；人事部門在簽訂人事合同時，應遵循公司的人力資源政策和法律法規要求，并與其他部門保持溝通。2.合同履行過程中，如出現問題需要變更或解除合同，相關部門應及時溝通協調，共同制定解決方案，并按照合同管理流程辦理相關手續。3.法務部門應定期組織各部門進行合同管理培訓，提高員工的合同法律意識和風險防范能力。合同簽訂管理合同的起草1.合同文本應由承辦部門負責起草。承辦部門應根據合同的性質和內容，參考公司的標準合同模板或相關法律法規，擬定合同條款。2.合同條款應明確、具體、完整，包括合同雙方的基本信息、標的、數量、質量、價格、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等內容。對于重要條款和特殊要求，應進行詳細說明和約定。3.合同文本應使用規范的語言文字，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的表述。合同的審核1.合同草案起草完成后，承辦部門應將合同文本提交給本部門負責人進行初審。初審主要審核合同條款的完整性、準確性、合規性以及與業務需求的一致性。2.初審通過后，合同文本應提交給法務部門進行法律審查。法務部門應從法律角度對合同條款進行審核，重點審查合同的合法性、有效性、風險防范措施等方面，并提出法律意見和建議。3.對于重大合同或法律關系復雜的合同，法務部門應組織相關部門進行會審。會審人員包括法務人員、承辦部門負責人、財務人員、運營人員等，共同對合同條款進行討論和審核，確保合同的全面性和可行性。4.審核部門應在規定的時間內完成審核工作，并出具審核意見。審核意見應明確指出合同存在的問題及修改建議，承辦部門應根據審核意見對合同文本進行修改完善。合同的簽訂1.合同經審核通過后，由法定代表人或其授權代表簽訂。授權代表應持有法定代表人簽署的授權委托書，授權委托書應明確授權范圍、期限等內容。2.簽訂合同前，雙方應仔細核對合同文本，確保合同內容與雙方協商一致的結果相符。對于重要合同，應加蓋公司公章或合同專用章，并由雙方簽字或蓋章確認。3.合同簽訂后，承辦部門應及時將合同副本分發給相關部門，確保各部門了解合同內容和職責分工，共同做好合同的履行工作。合同履行管理合同履行的跟蹤與監督1.合同簽訂后，承辦部門應負責跟蹤合同的履行情況，及時掌握合同的執行進度。定期對合同履行情況進行檢查和分析，發現問題及時解決。2.對于采購合同，采購部門應跟蹤供應商的供貨情況，確保按時、按質、按量交付貨物。如發現供應商存在違約行為，應及時采取措施，要求供應商承擔違約責任，并根據合同約定追究其法律責任。3.對于租賃合同，運營部門應監督承租方的使用情況，確保租賃房屋或場地的正常使用。如發現承租方存在擅自改變用途、損壞房屋設施等違約行為，應及時制止并要求其承擔違約責任。4.對于加盟合同，運營部門應跟蹤加盟商的經營情況，為加盟商提供必要的支持和服務。如發現加盟商存在經營不善、違反加盟合同約定等問題，應及時采取措施，督促其整改或解除加盟合同。合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同內容，合同雙方應協商一致，并簽訂書面的變更協議。變更協議應明確變更的內容、原因、生效時間等條款，作為原合同的補充文件。2.變更協議簽訂后，承辦部門應及時將變更情況通知相關部門，并按照變更后的合同條款履行義務。3.如因一方違約或其他原因需要解除合同，解除合同的一方應提前通知對方，并按照合同約定或法律法規的規定辦理解除手續。解除合同應簽訂書面的解除協議，明確解除的原因、時間、雙方的權利義務等內容。4.合同解除后，雙方應按照合同約定或法律法規的規定進行結算和清理。如因解除合同給對方造成損失的，應承擔相應的賠償責任。合同糾紛處理1.合同履行過程中如發生糾紛，承辦部門應及時向本部門負責人報告，并會同法務部門進行研究分析，制定解決方案。2.對于糾紛爭議較小的情況，雙方可通過協商解決。協商過程中，應遵循平等、自愿、公平、公正的原則，尋求雙方都能接受的解決方案。3.如協商不成，可根據合同約定或法律法規的規定，選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。在仲裁或訴訟過程中，公司應積極配合，提供相關證據和資料，維護公司的合法權益。4.合同糾紛處理結束后，承辦部門應及時將處理結果報告給公司領導，并對糾紛產生的原因進行總結分析，提出改進措施和建議，避免類似糾紛的再次發生。合同檔案管理合同檔案的收集與整理1.合同簽訂后，承辦部門應負責將合同文本及相關資料收集齊全，包括合同草案、審核意見、變更協議、解除協議、往來函件、糾紛處理文件等。2.承辦部門應按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，建立合同檔案目錄，確保合同檔案的完整性和系統性。3.合同檔案應使用統一的檔案袋或文件夾進行裝訂，并標注合同名稱、編號、簽訂時間等信息。合同檔案的保管與借閱1.合同檔案應由專人負責保管，保管人員應具備一定的檔案管理知識和技能，確保合同檔案的安全和完整。2.合同檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列存放，便于查找和使用。3.如需借閱合同檔案，借閱人員應填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等內容，經部門負責人批準后，方可借閱。借閱人員應在規定的期限內歸還合同檔案，不得擅自轉借或復印。4.保管人員應定期對合同檔案進行檢查和清點，發現問題及時報告并處理。如合同檔案出現損壞、丟失等情況，應追究相關人員的責任。合同檔案的銷毀1.合同檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀時，應由保管人員提出銷毀申請，填寫合同檔案銷毀清單，注明合同名稱、編號、簽訂時間、保管期限等內容。2.銷毀申請經部門負責人審核、公司領導批準后，方可進行銷毀。銷毀合同檔案時，應指定專人負責監銷，確保銷毀過程的合規性和徹底性。3.銷毀完成后，監銷人員應在合同檔案銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單存檔備查。合同信息化管理合同管理系統的建立與使用1.公司應建立合同管理系統，實現合同從起草、審核、簽訂、履行、變更、解除到檔案管理等全過程的信息化管理。2.合同管理系統應具備合同模板管理、流程審批、合同文本存儲、查詢統計、提醒預警等功能，提高合同管理的效率和準確性。3.各部門應指定專人負責合同管理系統的操作和維護，確保系統數據的及時更新和準確錄入。合同數據的統計與分析1.合同管理系統應定期生成合同數據統計報表，包括合同簽訂數量、金額、履行情況、糾紛處理情況等，為公司領導決策提供數據支持。2.公司應定期對合同數據進行分析，總結合同管理工作中的經驗教訓，發現存在的問題和風險，及時采取措施加以改進。3.通過合同數據的統計與分析，評估合同管理對公司經營業績的影響，為公司制定經營策略提供參考依據。合同管理考核與獎懲考核標準1.建立合同管理考核制度，明確考核標準和指標。考核內容包括合同簽訂的及時性、準確性、合規性，合同履行的情況，合同糾紛的處理結果，合同檔案的管理等方面。2.對于合同管理工作表現優秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于合同管理工作不力，導致公司利益受損的部門和個人，給予批評和處罰。獎勵與處罰措施1.獎勵措施對于在合同管理工作中表現突出，為公司避免重大經濟損失或挽回經濟損失的部門和個人，給予一次性獎金獎勵。對于提出合理化建議，改進合同管理流程，提高合同管理效率和質量的部門和個人，給予表彰和獎勵。在公司內部通報表揚合同管理工作成績顯著的部門和個人，樹立榜樣，激勵全體員工做好合同管理工作。2.處罰措施對于因合同管理不善，導致合同簽訂失誤、履行不當、糾紛處理不力等給公司造成經