鑄造行業(yè)采購管理制度?總則1.目的為規(guī)范鑄造行業(yè)采購工作流程，加強(qiáng)采購管理，確保采購活動的高效、有序進(jìn)行，保證所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，降低采購成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司鑄造生產(chǎn)所需的各類原材料、輔助材料、設(shè)備、工具、辦公用品等物資及相關(guān)服務(wù)的采購活動。3.原則按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)計劃和實際需求，合理安排采購，避免盲目采購和積壓庫存。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合公司生產(chǎn)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益，杜絕不正當(dāng)交易。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益。采購組織與職責(zé)1.采購部門采購部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行公司采購計劃，根據(jù)生產(chǎn)需求及時采購所需物資和服務(wù)。開發(fā)、評估、選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和要求。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，保證物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負(fù)責(zé)采購物資的驗收、入庫、付款等工作，配合財務(wù)部門做好采購成本核算和控制。定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷優(yōu)化采購流程和管理水平。采購人員職責(zé)按照采購計劃和工作流程，負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作，確保采購任務(wù)按時完成。收集、整理供應(yīng)商信息，進(jìn)行供應(yīng)商調(diào)查和評估，為供應(yīng)商的選擇提供依據(jù)。參與采購談判，與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，爭取有利的采購條件和價格。負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂和執(zhí)行跟蹤，確保合同的有效履行。及時反饋采購過程中的問題和異常情況，協(xié)助解決采購中的困難和糾紛。遵守公司采購制度和相關(guān)法律法規(guī)，保守采購工作中的商業(yè)秘密。2.其他相關(guān)部門生產(chǎn)部門根據(jù)公司生產(chǎn)計劃，提前向采購部門提供準(zhǔn)確的物資需求計劃，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間等。參與對采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收工作，及時反饋物資質(zhì)量問題。協(xié)助采購部門處理與生產(chǎn)相關(guān)的緊急采購需求和問題。質(zhì)量部門制定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗規(guī)范，參與采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收工作，確保所采購物資符合質(zhì)量要求。對采購物資的質(zhì)量問題進(jìn)行調(diào)查和分析，提出處理意見和改進(jìn)建議。財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購合同的付款條款，按照公司財務(wù)制度辦理采購付款手續(xù)。參與采購成本的核算和控制，提供財務(wù)分析和建議。監(jiān)督采購資金的使用情況，確保資金安全。采購流程1.采購申請各部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、庫存情況等，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人對采購申請的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體情況和預(yù)算安排，對采購申請進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后的采購申請交采購部門。2.供應(yīng)商選擇與評估采購部門根據(jù)采購申請，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。采購人員對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或問卷調(diào)查，了解供應(yīng)商的實際情況，并填寫《供應(yīng)商評估表》。采購部門組織相關(guān)部門（如質(zhì)量部門、技術(shù)部門等）對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估結(jié)果分為合格、不合格和待定。對于合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，納入公司供應(yīng)商名錄；對于不合格供應(yīng)商，不再考慮其參與公司采購業(yè)務(wù)；對于待定供應(yīng)商，視情況進(jìn)一步跟蹤評估。3.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)審批后的采購申請和選定的供應(yīng)商，向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》。《采購訂單》應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購訂單下達(dá)后，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通確認(rèn)，確保供應(yīng)商收到訂單并能夠按時、按質(zhì)、按量履行訂單。4.采購合同簽訂對于金額較大、采購周期較長或重要物資的采購，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)按照公司合同管理制度進(jìn)行起草、審核、簽訂和備案。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。在簽訂采購合同前，采購人員應(yīng)將合同草本提交相關(guān)部門（如法務(wù)部門、財務(wù)部門等）進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)、符合公司利益。5.采購訂單跟蹤與催貨采購人員應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。對于可能影響交貨期的問題，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，督促供應(yīng)商采取措施解決問題，確保按時交貨。在交貨期臨近時，采購人員應(yīng)向供應(yīng)商發(fā)出催貨通知，提醒供應(yīng)商按時發(fā)貨。6.物資驗收物資到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門、倉庫等相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。物資到貨時，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商共同核對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等，確保物資與采購訂單一致。質(zhì)量部門按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行檢驗，出具檢驗報告。對于驗收合格的物資，倉庫辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。7.采購付款采購物資驗收合格且發(fā)票收到后，采購部門應(yīng)填寫《付款申請單》，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度對付款申請進(jìn)行審核，審核通過后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，財務(wù)部門辦理付款手續(xù)，將款項支付給供應(yīng)商。采購成本控制1.采購預(yù)算管理采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)計劃和財務(wù)預(yù)算，編制年度采購預(yù)算，明確采購項目、采購金額、采購時間等。年度采購預(yù)算經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行，在預(yù)算執(zhí)行過程中，采購部門應(yīng)嚴(yán)格控制采購支出，不得超預(yù)算采購。如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整金額，經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。2.價格談判與成本分析采購人員在采購過程中應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分的價格談判，爭取最優(yōu)惠的采購價格。采購部門應(yīng)定期對采購物資的價格進(jìn)行分析，與市場價格進(jìn)行對比，評估采購成本的合理性。通過成本分析，發(fā)現(xiàn)采購成本過高的原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)，如優(yōu)化采購渠道、降低采購批量、與供應(yīng)商協(xié)商降價等。3.采購成本核算與考核財務(wù)部門應(yīng)建立采購成本核算體系，對采購成本進(jìn)行準(zhǔn)確核算和分析。采購部門應(yīng)定期對采購成本控制情況進(jìn)行總結(jié)和匯報，公司對采購部門的采購成本控制工作進(jìn)行考核。將采購成本控制指標(biāo)納入采購人員的績效考核體系，對采購成本控制效果顯著的采購人員給予獎勵，對采購成本超支的采購人員進(jìn)行相應(yīng)的處罰。供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)與準(zhǔn)入采購部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)，主動開發(fā)新的供應(yīng)商。新供應(yīng)商應(yīng)具備合法的經(jīng)營資質(zhì)、良好的信譽、穩(wěn)定的生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證體系。采購部門對新供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選和實地考察后，填寫《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》，提交相關(guān)部門（如質(zhì)量部門、技術(shù)部門等）進(jìn)行綜合評估。經(jīng)綜合評估合格的新供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商名錄，成為公司合格供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評估與考核采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等。采購人員根據(jù)日常采購業(yè)務(wù)情況，對供應(yīng)商進(jìn)行月度或季度評價，填寫《供應(yīng)商評價表》。采購部門每年組織一次對供應(yīng)商的全面評估，綜合各方面評價結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行等級劃分，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會和優(yōu)惠政策；對于不合格供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、取消合作等措施。3.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切的溝通與合作，建立良好的供應(yīng)商關(guān)系。定期與供應(yīng)商召開溝通會議，反饋公司需求和意見，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)。對于供應(yīng)商提出的問題和困難，采購部門應(yīng)及時協(xié)助解決，共同應(yīng)對市場變化和挑戰(zhàn)。通過與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門應(yīng)識別采購過程中可能存在的風(fēng)險，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、合同風(fēng)險等。對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。2.風(fēng)險應(yīng)對措施根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，選擇多個供應(yīng)商進(jìn)行采購，分散風(fēng)險；與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同，明確違約責(zé)任，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理。對于質(zhì)量風(fēng)險，加強(qiáng)對采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收，選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，建立質(zhì)量追溯體系。對于價格波動風(fēng)險，關(guān)注市場價格動態(tài)，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款，采取套期保值等方式規(guī)避價格風(fēng)險。對于合同風(fēng)險，加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同管理制度進(jìn)行合同的起草、審核、簽訂和執(zhí)行，確保合同的合法性和有效性。3.風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警采購部門應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和評估。設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取應(yīng)對措施。對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行效果進(jìn)行跟蹤和評估，根據(jù)實際情況及時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對策略，確保風(fēng)險得到有效控制。采購信息化管理1.采購管理系統(tǒng)建設(shè)公司應(yīng)建立采購管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的信息化管理。采購管理系統(tǒng)應(yīng)涵蓋采購申請、供應(yīng)商管理、采購訂單下達(dá)、合同管理、訂單跟蹤、物資驗收、采購付款等功能模塊。通過采購管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購信息的實時共享和協(xié)同工作，提高采購工作效率和管理水平。2.數(shù)據(jù)維護(hù)與管理采購部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)和管理工作。及時更新供應(yīng)商信息、采購訂單信息、合同信息等，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。定期對采購管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.信息化應(yīng)用培訓(xùn)公司應(yīng)組織采購人員參加采購管理系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能。通過培訓(xùn)，提高采購人員的信息化應(yīng)用能力，促進(jìn)采購工作的規(guī)范化和信息化。監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購成本控