資料歸檔管理制度模板?一、總則（一）目的為了加強公司資料的規范化管理，確保資料的完整性、準確性和安全性，便于資料的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類資料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統一原則：公司資料實行集中統一管理，由公司指定的檔案管理部門負責歸檔工作，確保資料管理的一致性和規范性。2.真實完整原則：歸檔資料應真實反映公司各項工作的實際情況，保證資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.分類科學原則：按照資料的來源、內容、形式等特征進行科學分類，便于資料的整理、檢索和利用。4.便于利用原則：資料的歸檔應充分考慮利用需求，方便員工查閱和使用，提高工作效率。二、資料范圍（一）行政文件類1.公司發布的各類規章制度、通知、決定、通報等。2.上級主管部門下發的與公司相關的文件、指示、批復等。3.公司各類會議紀要、記錄、決議等。（二）人事檔案類1.員工個人簡歷、入職申請表、勞動合同、薪資福利記錄等。2.員工培訓記錄、績效考核資料、獎懲記錄等。3.員工離職手續辦理資料、離職證明等。（三）財務資料類1.財務預算、決算報告、財務報表等。2.會計憑證、賬簿、發票等財務核算資料。3.審計報告、稅務申報資料等。（四）業務合同類1.公司簽訂的各類采購合同、銷售合同、租賃合同等。2.合作協議、服務合同、技術合同等。3.合同的審批文件、變更記錄、履行情況記錄等。（五）項目資料類1.項目立項報告、可行性研究報告、項目計劃等。2.項目實施過程中的各類文檔，如項目進度報告、質量控制記錄、技術文檔等。3.項目驗收報告、總結報告等。（六）市場營銷資料類1.市場調研報告、市場分析報告、營銷策劃方案等。2.廣告宣傳資料、促銷活動方案、客戶資料等。3.銷售業績報表、客戶反饋記錄等。（七）技術研發資料類1.產品設計圖紙、技術規格書、工藝流程文件等。2.研發項目文檔，如項目申請書、實驗報告、技術總結等。3.知識產權相關資料，如專利申請文件、商標注冊文件等。（八）其他資料類1.公司榮譽證書、資質證書、營業執照等相關證照。2.公司組織架構圖、人員編制表等。3.其他與公司業務相關的資料，如會議照片、活動資料等。三、資料收集（一）收集責任1.各部門負責本部門資料的收集工作，指定專人負責資料的整理和移交。2.員工在工作過程中應及時將形成的資料提交給本部門資料收集責任人。（二）收集時間1.日常工作中形成的資料應及時收集，確保資料的及時性和完整性。2.對于階段性工作或項目結束后，相關部門應在規定時間內完成資料的收集和整理工作。（三）收集要求1.資料應內容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。2.對于電子資料，應確保存儲介質的安全性，并按照規定進行備份。3.資料收集責任人應認真核對資料的準確性和完整性，對不符合要求的資料及時退回相關人員進行補充或修正。四、資料整理（一）分類標準1.檔案管理部門應根據資料的性質和特點，制定統一的分類標準和編號規則。2.資料分類應遵循邏輯清晰、層次分明的原則，便于資料的管理和檢索。（二）整理方法1.對收集到的資料進行分類、排序、編號、編目等工作。2.對于紙質資料，應進行裝訂、編頁，確保資料的整齊和牢固。3.對于電子資料，應按照分類標準進行文件夾和文件名的命名，并建立相應的索引目錄。（三）整理要求1.整理后的資料應符合分類標準和編號規則，便于查閱和利用。2.資料整理應做到準確、規范、完整，不得隨意更改資料內容。3.整理過程中發現資料缺失或不完整的，應及時通知相關部門或人員進行補充。五、資料歸檔（一）歸檔流程1.各部門資料收集責任人將整理好的資料提交給本部門負責人審核。2.本部門負責人審核通過后，將資料移交至公司檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的資料進行再次審核，審核合格后進行歸檔，并建立相應的檔案目錄。（二）歸檔時間1.一般資料應在形成后的[x]個工作日內歸檔。2.重要資料或緊急項目資料應及時歸檔，確保資料的安全性和保密性。（三）歸檔要求1.歸檔資料應按照分類標準和編號規則進行存放，便于查找和使用。2.檔案管理部門應建立檔案臺賬，詳細記錄檔案的名稱、編號、歸檔時間、保管期限等信息。3.對于電子檔案，應進行異地備份，確保數據的安全性和可靠性。六、資料保管（一）保管期限1.公司資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的資料主要包括公司的重要規章制度、財務檔案、合同協議等。3.長期保管的資料保管期限一般為[x]年，主要包括公司的一般性文件、人事檔案、項目資料等。4.短期保管的資料保管期限一般為[x]年，主要包括臨時性文件、一般性業務資料等。（二）保管環境1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，確保庫房環境安全、整潔、通風良好。2.庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，保證資料的安全保管。3.對于電子檔案，應采取相應的存儲和保護措施，防止數據丟失或損壞。（三）保管責任1.檔案管理部門應指定專人負責資料的保管工作，定期對檔案進行檢查和盤點。2.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自涂改、銷毀、出借檔案。3.對于到期需要銷毀的檔案，應按照規定的程序進行審批和銷毀。七、資料查閱（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱資料的，應填寫《資料查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司資料的，應提前向公司提出申請，經公司領導審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并嚴格限制查閱范圍。（二）查閱流程1.查閱人填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、目的、查閱時間等信息。2.所在部門負責人對申請表進行審批，簽字確認查閱的必要性和合規性。3.將申請表提交至檔案管理部門，檔案管理人員根據申請表提供的信息，查找并提供相應的資料。4.查閱人在檔案管理部門指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案庫房。如需復印或摘抄資料，應按照規定辦理相關手續。5.查閱完畢后，查閱人應及時將資料歸還檔案管理部門，并在《資料查閱登記表》上簽字確認。（三）查閱要求1.查閱人應愛護資料，不得在資料上涂改、標記、污損或撕毀。2.未經檔案管理部門同意，查閱人不得擅自復制、拍攝、傳播資料內容。3.檔案管理部門應做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱資料名稱等信息，以備查詢。八、資料借閱（一）借閱權限1.公司內部員工因工作需要借閱資料的，應填寫《資料借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。2.重要資料或機密資料的借閱，需經公司領導審批同意。（二）借閱流程1.借閱人填寫《資料借閱申請表》，詳細說明借閱資料的名稱、目的、借閱期限等信息。2.所在部門負責人對申請表進行審批，簽字確認借閱的必要性和合規性。3.將申請表提交至檔案管理部門，檔案管理部門負責人對申請表進行審核，審核通過后，安排專人辦理資料借閱手續。4.借閱人在檔案管理部門辦理借閱手續，領取借閱的資料，并在《資料借閱登記表》上簽字確認。5.借閱期限屆滿，借閱人應及時歸還資料。如需延期借閱，應提前辦理續借手續。（三）借閱要求1.借閱人應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人或用于非工作目的。2.借閱人應按照規定的期限歸還資料，如需延期，應提前向檔案管理部門提出申請。3.檔案管理部門應定期對借閱的資料進行催還，確保資料按時歸還。4.借閱人歸還資料時，檔案管理人員應認真檢查資料的完整性和完好性，如發現資料有損壞或丟失，借閱人應承擔相應的賠償責任。九、資料保密（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密等重要信息的資料。2.公司內部尚未公開的文件、會議紀要、項目計劃等資料。3.客戶資料、合作伙伴信息等涉及公司業務往來的敏感資料。（二）保密措施1.檔案管理部門應建立保密制度，明確保密責任和保密措施。2.對保密資料進行分類管理，設置專門的保密標識，并采取相應的保密技術手段，如加密存儲、訪問控制等。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露保密資料的內容。4.借閱和查閱保密資料的人員應簽訂保密協議，承諾對資料內容保密。（三）保密監督1.公司應定期對資料保密工作進行檢查和監督，發現問題及時整改。2.對于違反保密制度的行為，公司將按照相關規定進行嚴肅處理，情節嚴重的將追究法律責任。十、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限屆滿，且已無保存價值的。2.因公司業務調整、機構合并等原因，導致資料不再需要的。3.資料存在嚴重質量問題或錯誤，無法正常使用的。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對到期或不再需要的資料進行清理，提出銷毀清單。2.銷毀清單經檔案管理部門負責人審核后，報公司領導審批。3.公司領導審批同意后，由檔案管理部門安排專人負責資料的銷毀工作。4.資料銷毀應采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。5.銷毀記錄應包括銷毀日期、資料名稱、數量、銷毀方式等信息，由檔案管理部門留存備