部門(mén)文件傳閱管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司部門(mén)文件的傳閱流程，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)人員，提高工作效率，避免文件丟失或延誤，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)之間文件的傳閱管理。（三）基本原則1.及時(shí)高效原則：文件傳閱應(yīng)迅速、及時(shí)，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)了解文件內(nèi)容，不影響工作的正常開(kāi)展。2.準(zhǔn)確傳達(dá)原則：傳閱過(guò)程中要保證文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤地傳達(dá)給每一位相關(guān)人員，避免信息失真。3.責(zé)任明確原則：明確文件傳閱過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人，確保文件傳閱工作有序進(jìn)行。4.妥善保管原則：傳閱文件應(yīng)妥善保管，防止文件損壞、丟失或泄密。二、文件傳閱范圍的確定（一）發(fā)文部門(mén)確定傳閱范圍1.發(fā)文部門(mén)在起草文件時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，明確文件的傳閱范圍，并在文件首頁(yè)注明。傳閱范圍一般包括直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人、具體承辦人員等。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的文件，發(fā)文部門(mén)應(yīng)與相關(guān)部門(mén)協(xié)商確定傳閱范圍，確保文件能夠傳達(dá)給所有需要知曉的人員。（二）特殊情況的處理1.對(duì)于一些緊急、重要的文件，發(fā)文部門(mén)可以根據(jù)實(shí)際情況擴(kuò)大傳閱范圍，但應(yīng)在文件上注明擴(kuò)大傳閱的原因和范圍。2.如果文件的傳閱范圍存在爭(zhēng)議，由發(fā)文部門(mén)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)確定。三、文件傳閱流程（一）收文登記1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)文件的接收、登記和分發(fā)。2.收文人員收到文件后，應(yīng)及時(shí)在《文件傳閱登記表》上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括文件名稱(chēng)、文號(hào)、發(fā)文部門(mén)、發(fā)文日期、傳閱范圍、收到日期等。（二）文件分發(fā)1.收文人員根據(jù)文件的傳閱范圍，將文件分發(fā)給相關(guān)部門(mén)或人員。對(duì)于需要多個(gè)部門(mén)傳閱的文件，應(yīng)按照傳閱順序依次分發(fā)。2.在分發(fā)文件時(shí)，收文人員應(yīng)在文件首頁(yè)加蓋"文件傳閱章"，并注明分發(fā)日期和分發(fā)人姓名。（三）文件傳閱1.部門(mén)或人員收到傳閱文件后，應(yīng)在《文件傳閱登記表》上簽字確認(rèn)收到日期，并按照文件要求及時(shí)進(jìn)行處理。2.如果文件需要本部門(mén)負(fù)責(zé)人閱示，應(yīng)先送負(fù)責(zé)人閱批，負(fù)責(zé)人閱批后再按照要求進(jìn)行傳閱或辦理。3.在傳閱過(guò)程中，傳閱人員應(yīng)注意保持文件的整潔，不得隨意涂改、圈劃或損壞文件。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或字跡不清等情況，應(yīng)及時(shí)向收文人員說(shuō)明。（四）文件退回1.傳閱人員傳閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件退回給收文人員。退回時(shí)，應(yīng)在《文件傳閱登記表》上注明退回日期和退回人姓名。2.收文人員收到退回的文件后，應(yīng)檢查文件是否完整，如有缺頁(yè)、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)向傳閱人員核實(shí)。（五）文件存檔1.文件傳閱完畢后，收文人員應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔時(shí)，應(yīng)按照文件的類(lèi)別、日期等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和查閱。2.對(duì)于一些重要的文件，應(yīng)長(zhǎng)期保存；對(duì)于一般性文件，可根據(jù)公司的檔案管理制度進(jìn)行定期銷(xiāo)毀。四、文件傳閱時(shí)間規(guī)定（一）一般文件傳閱時(shí)間一般文件的傳閱時(shí)間不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況除外。（二）緊急文件傳閱時(shí)間緊急文件應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)完成傳閱，并及時(shí)反饋處理情況。（三）傳閱時(shí)間的監(jiān)督與提醒1.收文人員應(yīng)定期對(duì)文件傳閱情況進(jìn)行檢查，對(duì)于超過(guò)傳閱時(shí)間未返回的文件，應(yīng)及時(shí)向傳閱人員進(jìn)行提醒。2.傳閱人員應(yīng)自覺(jué)遵守文件傳閱時(shí)間規(guī)定，確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員。五、文件傳閱過(guò)程中的責(zé)任劃分（一）收文人員責(zé)任1.負(fù)責(zé)文件的接收、登記、分發(fā)和保管，確保文件傳閱工作的正常進(jìn)行。2.及時(shí)提醒傳閱人員文件的傳閱時(shí)間，對(duì)超過(guò)傳閱時(shí)間未返回的文件進(jìn)行跟蹤催辦。3.對(duì)文件傳閱過(guò)程中的信息進(jìn)行保密，不得泄露文件內(nèi)容。（二）傳閱人員責(zé)任1.按照文件要求及時(shí)進(jìn)行傳閱和處理，不得延誤文件的傳閱時(shí)間。2.在傳閱過(guò)程中妥善保管文件，不得丟失、損壞或泄露文件內(nèi)容。3.對(duì)文件內(nèi)容如有疑問(wèn)或意見(jiàn)，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文部門(mén)或相關(guān)人員溝通。（三）部門(mén)負(fù)責(zé)人責(zé)任1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件傳閱工作的組織和協(xié)調(diào)，確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)給本部門(mén)相關(guān)人員。2.對(duì)傳閱文件進(jìn)行閱示和批示，提出處理意見(jiàn)和建議。3.監(jiān)督本部門(mén)人員的文件傳閱情況，對(duì)違反規(guī)定的行為進(jìn)行糾正。六、文件傳閱過(guò)程中的保密措施（一）文件保密要求1.所有參與文件傳閱的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)文件內(nèi)容予以保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。2.文件傳閱應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍。（二）傳閱場(chǎng)所要求1.文件傳閱應(yīng)在公司內(nèi)部的辦公場(chǎng)所進(jìn)行，不得在公共場(chǎng)所隨意傳閱文件。2.在傳閱文件時(shí)，應(yīng)注意避免無(wú)關(guān)人員在場(chǎng)，防止文件內(nèi)容泄露。（三）文件保管要求1.傳閱人員應(yīng)妥善保管文件，不得將文件帶回家中或帶出公司。2.文件傳閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件交還給收文人員，不得私自留存文件。（四）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)文件在傳閱過(guò)程中發(fā)生泄密事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2.對(duì)泄密責(zé)任人，公司將根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將追究法律責(zé)任。七、文件傳閱的跟蹤與催辦（一）跟蹤方式1.收文人員通過(guò)《文件傳閱登記表》對(duì)文件傳閱情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解文件的傳閱進(jìn)度。2.可以采用定期檢查、電話催辦、當(dāng)面催辦等方式對(duì)文件傳閱情況進(jìn)行跟蹤。（二）催辦措施1.對(duì)于超過(guò)傳閱時(shí)間未返回的文件，收文人員應(yīng)及時(shí)向傳閱人員發(fā)出催辦通知，提醒其盡快傳閱和返回文件。2.如果催辦后仍未及時(shí)返回文件，收文人員應(yīng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)處理。（三）催辦記錄1.收文人員應(yīng)將每次催辦的情況記錄在《文件傳閱登記表》上，包括催辦時(shí)間、催辦方式、傳閱人員反饋情況等。2.催辦記錄作為文件傳閱管理的重要資料，應(yīng)妥善保存，以備查閱。八、文件傳閱過(guò)程中的問(wèn)題處理（一）文件丟失或損壞處理1.如果在文件傳閱過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，傳閱人員應(yīng)立即向收文人員報(bào)告，并說(shuō)明情況。2.收文人員應(yīng)及時(shí)查找文件下落，如確實(shí)無(wú)法找回，應(yīng)根據(jù)文件的重要程度和影響范圍，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如重新發(fā)文、復(fù)印文件等。3.對(duì)文件丟失或損壞的責(zé)任人，公司將根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行批評(píng)教育或經(jīng)濟(jì)處罰。（二）文件內(nèi)容疑問(wèn)處理1.傳閱人員在傳閱文件過(guò)程中，如對(duì)文件內(nèi)容有疑問(wèn)或不清楚的地方，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文部門(mén)或相關(guān)人員溝通。2.發(fā)文部門(mén)或相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)給予解答，確保傳閱人員能夠準(zhǔn)確理解文件內(nèi)容。（三）傳閱范圍調(diào)整處理1.如果在文件傳閱過(guò)程中需要調(diào)整傳閱范圍，由發(fā)文部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，收文人員按照新的傳閱范圍進(jìn)行分發(fā)。2.調(diào)整傳閱范圍后，收文人員應(yīng)及時(shí)在《文件傳閱登記表》上進(jìn)行記錄，并通知