檔案項目管理制度?一、總則（一）目的為加強公司檔案項目管理，確保檔案的完整性、準確性、系統性和安全性，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有檔案項目的管理，包括但不限于項目立項、實施、驗收等過程中形成的各類文件、資料、數據等。（三）基本原則1.集中統一管理原則公司檔案實行集中統一管理，由公司綜合管理部門負責檔案項目的統籌規劃、組織協調和監督指導。2.真實性原則檔案應如實反映項目的實際情況，確保檔案內容真實可靠。3.完整性原則全面收集項目各階段形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.規范性原則檔案的整理、歸檔、保管、利用等工作應遵循國家有關檔案管理的法律法規和行業標準，確保檔案管理工作的規范化、標準化。5.保密性原則對涉及公司機密的檔案，應嚴格遵守保密規定，確保檔案信息安全。二、檔案項目管理職責（一）綜合管理部門職責1.制定和完善公司檔案項目管理制度，并組織實施。2.負責公司檔案項目的總體協調和指導，定期檢查檔案項目管理工作。3.組織開展檔案項目的培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識。4.負責公司檔案的集中統一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。5.對公司重要檔案項目進行審核和把關，確保檔案質量。6.負責與外部檔案管理機構的溝通與協調，及時了解檔案管理的政策法規和行業動態。（二）項目部門職責1.負責本部門檔案項目的日常管理工作，明確專人負責檔案的收集、整理和保管。2.在項目實施過程中，按照檔案管理要求，及時形成并整理各類文件、資料，確保檔案的真實、完整、準確。3.配合綜合管理部門做好檔案的歸檔工作，按時將應歸檔的檔案移交綜合管理部門。4.負責本部門檔案的查閱、借閱登記工作，并按照規定程序辦理相關手續。5.對本部門檔案的安全和保密負責，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）項目負責人職責1.對項目檔案的管理工作負總責，確保項目檔案的完整、準確、系統。2.組織制定項目檔案管理計劃，明確檔案管理的工作要求和責任人。3.監督項目檔案的形成、收集、整理和歸檔工作，及時解決檔案管理中出現的問題。4.負責審核項目檔案的質量，確保檔案符合歸檔要求。5.配合綜合管理部門做好項目檔案的驗收工作。三、檔案項目分類與編號（一）分類公司檔案項目按照項目性質、內容等進行分類，主要分為以下幾類：1.項目立項檔案：包括項目可行性研究報告、項目立項批復、項目預算等。2.項目實施檔案：包括項目實施方案、項目進度報告、項目質量控制文件、項目變更文件等。3.項目驗收檔案：包括項目驗收申請、項目驗收報告、項目成果評估文件等。4.項目技術檔案：包括項目技術方案、項目技術文檔、項目技術總結等。5.項目合同檔案：包括項目合同文本、合同變更記錄、合同執行情況報告等。6.項目財務檔案：包括項目預算執行情況報告、項目費用報銷憑證、項目財務審計報告等。7.其他檔案：包括項目相關的會議紀要、往來信函、照片、音像資料等。（二）編號為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案項目進行編號。編號采用"項目類別代碼+年份+順序號"的格式，具體如下：1.項目立項檔案：LX+年份+順序號2.項目實施檔案：SS+年份+順序號3.項目驗收檔案：YS+年份+順序號4.項目技術檔案：JS+年份+順序號5.項目合同檔案：HT+年份+順序號6.項目財務檔案：CW+年份+順序號7.其他檔案：QT+年份+順序號例如，2023年第5個項目立項檔案的編號為LX202305。四、檔案項目收集與整理（一）收集1.項目部門應在項目啟動后，指定專人負責檔案的收集工作，確保項目各階段形成的文件、資料及時收集齊全。2.收集的檔案應包括紙質文件、電子文件、照片、音像資料等各種載體形式。3.對于項目合作單位提供的檔案，項目部門應及時進行接收，并進行核對和登記。（二）整理1.檔案整理應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。2.紙質文件應按照分類方案進行分類，依次編寫頁號，裝訂成冊，并編制卷內目錄。3.電子文件應按照文件類別和時間順序進行分類存儲，建立清晰的文件夾結構，并對文件進行命名和標注元數據。4.照片應按照拍攝時間、地點、內容等進行分類整理，編寫說明，并標注拍攝者和拍攝日期。5.音像資料應按照內容主題進行分類整理，標注錄制時間、地點、內容簡介等信息。五、檔案項目歸檔（一）歸檔時間1.項目立項檔案應在項目立項批復后[X]個工作日內歸檔。2.項目實施過程中形成的檔案，應按照項目進度及時歸檔，每月至少歸檔一次。3.項目驗收檔案應在項目驗收完成后[X]個工作日內歸檔。4.項目結束后，項目部門應在[X]個工作日內將全部檔案移交綜合管理部門。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應齊全完整、真實準確、字跡清晰、簽署完備。2.檔案應按照分類編號順序進行排列，編制歸檔目錄，并填寫檔案移交清單。3.電子檔案應與紙質檔案同時歸檔，確保兩者內容一致。電子檔案應存儲在耐久性好的載體上，并進行備份。4.歸檔的照片和音像資料應配有文字說明，準確反映項目相關信息。（三）歸檔程序1.項目部門整理好應歸檔的檔案后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由項目部門留存，一份隨檔案移交綜合管理部門。2.項目部門將檔案移交清單和檔案一并提交給綜合管理部門，綜合管理部門對檔案進行審核，核對檔案的完整性、準確性和規范性。3.審核無誤后，綜合管理部門在檔案移交清單上簽字確認，并將檔案入庫保管。六、檔案項目保管（一）保管期限1.項目立項檔案、項目驗收檔案、項目合同檔案等重要檔案的保管期限為[X]年。2.項目實施檔案、項目技術檔案、項目財務檔案等一般檔案的保管期限為[X]年。3.其他檔案的保管期限根據實際情況確定，但不得少于[X]年。（二）保管方式1.綜合管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案應按照類別和保管期限進行分類存放，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應采用安全可靠的存儲設備進行存儲，并定期進行備份，防止數據丟失。（三）檔案清查1.綜合管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量、質量和保管情況符合要求。2.在清查過程中，如發現檔案丟失、損壞或其他異常情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。3.清查結束后，應編寫檔案清查報告，總結檔案管理工作中的經驗教訓，提出改進措施和建議。七、檔案項目利用（一）利用范圍公司內部員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案項目。外部單位因特殊原因需要查閱公司檔案項目的，須經公司相關領導批準，并辦理查閱手續。（二）利用程序1.查閱程序查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。將申請表提交給所在部門負責人審核簽字。申請表經審核通過后，查閱人持有效證件到綜合管理部門辦理查閱手續。綜合管理部門根據查閱申請表，提供相應的檔案供查閱人查閱，并在查閱過程中進行監督。查閱人查閱完畢后，應在檔案查閱登記表上簽字確認，歸還檔案。2.借閱程序借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息。將申請表提交給所在部門負責人審核簽字，并報公司分管領導批準。申請表經批準后，借閱人持有效證件到綜合管理部門辦理借閱手續。綜合管理部門根據借閱申請表，提供相應的檔案供借閱人借閱，并辦理借閱登記手續，注明借閱期限、歸還日期等信息。借閱人應按照規定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。借閱人歸還檔案時，綜合管理部門應進行核對，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應追究借閱人的責任。（三）利用限制1.查閱、借閱檔案應在綜合管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出公司或轉借他人。2.查閱、借閱涉及公司機密的檔案，應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露檔案內容。3.檔案利用過程中，如需復印、摘錄檔案內容，應經綜合管理部門同意，并按照規定的程序辦理手續。八、檔案項目鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、項目部門負責人、檔案管理人員等組成。2.鑒定小組根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。（二）銷毀1.檔案銷毀清冊經公司分管領導批準后，由綜合管理部門組織實施銷毀工作。2.銷毀檔案應采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程中，應指定專人負責監督，確保銷毀工作徹底、規范。4.銷毀工作完成后，應在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期，并由監銷人簽字確認。九、檔案項目信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案項目管理信息系統，實現檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱、借閱和利用。（二）信息化管理內容1.檔案數字化對公司現有的紙質檔案進行數字化處理，將其轉化為電子文件進行存儲和管理。2.檔案信息系統建設開發或選用適合公司檔案管理需求的信息系統，實現檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等業務流程的信息化管理。3.數據安全管理建立健全檔案信息系統的數據安全管理制度，采取數據備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統的操作技能，確保系統的正常運行。2.錄入檔案信息