進場費管理制度?總則目的為了規(guī)范公司進場費的管理，加強對進場費的收支控制，確保公司利益，同時維護與供應(yīng)商、合作方等相關(guān)利益者的良好合作關(guān)系，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司所有涉及進場費支付與收取的業(yè)務(wù)活動，包括但不限于商品采購、場地租賃、廣告投放、活動合作等與第三方建立合作關(guān)系并涉及進場費的情況。基本原則1.合法性原則：所有進場費的收支活動必須符合國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.合理性原則：進場費的收取與支付應(yīng)基于合理的商業(yè)目的和市場行情，不得過高或過低，確保公平合理。3.透明性原則：進場費的相關(guān)決策、操作流程應(yīng)保持透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計。4.權(quán)責(zé)明確原則：明確各部門在進場費管理中的職責(zé)與權(quán)限，避免職責(zé)不清導(dǎo)致管理混亂。進場費的定義與分類定義進場費是指公司為獲得商品進入特定銷售渠道、場地使用權(quán)益、廣告宣傳機會或其他合作機會，向供應(yīng)商、場地所有者、廣告商等合作方支付的一次性費用或按一定期限支付的費用。分類1.商品進場費：供應(yīng)商為使商品進入公司指定的銷售場所（如商場、超市、電商平臺等）而支付的費用，包括新品進場費、促銷進場費等。2.場地進場費：公司為使用特定場地（如店鋪、活動場地、廣告位等）而向場地所有者支付的費用。3.廣告進場費：公司為在特定媒體、平臺上進行廣告宣傳、推廣活動而支付給廣告商的費用，如電視廣告進場費、網(wǎng)絡(luò)廣告進場費等。4.活動進場費：因參與或舉辦各類活動（如展會、促銷活動、文藝演出等），公司向活動主辦方或合作方支付的費用。進場費的決策與審批流程需求提出1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，識別潛在的合作機會，并評估是否需要支付進場費。如因新品推廣需要供應(yīng)商支付新品進場費，或因店鋪擴張需要租賃新場地并支付場地進場費等情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)詳細說明合作事項的背景、目的、預(yù)期效果以及進場費支付的必要性。2.填寫進場費申請單：業(yè)務(wù)部門應(yīng)如實填寫進場費申請單，包括合作方信息、合作事項描述、進場費金額、支付方式、預(yù)計支付時間等內(nèi)容。初步審核1.財務(wù)部門收到進場費申請單后，對申請金額的合理性進行初步審核。財務(wù)人員應(yīng)根據(jù)市場行情、歷史數(shù)據(jù)以及公司財務(wù)狀況等因素，評估申請金額是否在合理范圍內(nèi)。如發(fā)現(xiàn)金額過高或不合理，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其作出解釋或調(diào)整申請金額。2.法務(wù)部門對合作事項的合法性進行審查：法務(wù)人員應(yīng)審核合作協(xié)議（如有）或合作意向書等相關(guān)文件，確保合作內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，不存在法律風(fēng)險。如發(fā)現(xiàn)合作事項存在法律瑕疵，應(yīng)及時提出法律意見，要求業(yè)務(wù)部門進行修正或補充相關(guān)法律文件。審批決策1.根據(jù)申請金額大小和合作事項的重要性，進場費申請單提交至不同層級的審批人員進行審批。一般情況下，金額較小的進場費申請由部門負責(zé)人審批；金額較大的申請需經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理等多層級審批。2.審批人員應(yīng)綜合考慮業(yè)務(wù)需求、財務(wù)狀況、法律合規(guī)性等因素，對進場費申請進行全面評估，并作出審批決定。如審批通過，在申請單上簽署同意意見；如審批不通過，應(yīng)明確指出不通過的原因，并要求業(yè)務(wù)部門重新調(diào)整或完善申請內(nèi)容。合同簽訂1.業(yè)務(wù)部門在進場費申請獲得批準后，與合作方簽訂正式的合作協(xié)議。合作協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、進場費金額、支付方式、支付時間、服務(wù)內(nèi)容、違約責(zé)任等條款，確保雙方的權(quán)益得到有效保障。2.財務(wù)部門參與合同審核：財務(wù)人員應(yīng)重點審核合同中關(guān)于進場費支付的條款是否與審批意見一致，支付方式是否符合公司財務(wù)制度要求，以及違約責(zé)任條款是否明確合理等。如發(fā)現(xiàn)合同條款存在問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門溝通，要求進行修改完善。進場費的支付管理支付流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作協(xié)議約定，在進場費支付時間節(jié)點前，將填寫完整的付款申請單提交至財務(wù)部門。付款申請單應(yīng)附上合作協(xié)議、發(fā)票（如有）、驗收報告（如適用）等相關(guān)證明文件。2.財務(wù)部門對付款申請單及相關(guān)證明文件進行審核：審核內(nèi)容包括申請金額是否與合作協(xié)議一致、發(fā)票是否合規(guī)、驗收報告是否完整等。如審核通過，財務(wù)人員在付款申請單上簽字確認，并按照公司財務(wù)支付流程進行款項支付。3.款項支付方式：根據(jù)公司財務(wù)制度和合作協(xié)議約定，進場費可以采用銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等方式進行支付。如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式，財務(wù)人員應(yīng)確保收款賬戶信息準確無誤；如采用支票支付，應(yīng)嚴格按照支票管理規(guī)定進行簽發(fā)和交付。支付記錄與檔案管理1.財務(wù)部門應(yīng)建立進場費支付臺賬：詳細記錄每筆進場費的支付日期、支付金額、支付對象、合作事項、支付憑證號碼等信息，以便于查詢和核對。2.將付款申請單、合作協(xié)議、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)文件進行歸檔保存：檔案保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定，確保在需要時能夠隨時查閱相關(guān)資料。進場費的收取管理收取原則1.公司有權(quán)根據(jù)合作協(xié)議約定，向供應(yīng)商、場地所有者、廣告商等合作方收取進場費。收取進場費應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，不得強制或變相強制合作方支付不合理的進場費。2.在收取進場費前，應(yīng)確保公司已按照合作協(xié)議履行相應(yīng)的義務(wù)，如提供商品銷售服務(wù)、場地使用權(quán)益、廣告宣傳效果等，否則可能影響進場費的收取。收取流程1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)進場費的催繳工作：根據(jù)合作協(xié)議約定的進場費支付時間，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前與合作方溝通，提醒其按時支付進場費。如合作方逾期未支付，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時采取催繳措施，如發(fā)送催款函、電話溝通等。2.對于逾期未支付的進場費，財務(wù)部門協(xié)助業(yè)務(wù)部門進行后續(xù)處理。財務(wù)人員可以根據(jù)合作協(xié)議約定，計算逾期違約金（如有），并將相關(guān)情況告知合作方。如催繳無果，公司可以通過法律途徑追討進場費。3.收取進場費后，財務(wù)部門應(yīng)開具合法有效的發(fā)票，并按照公司財務(wù)管理制度進行入賬處理。同時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將進場費收取情況及時反饋給相關(guān)部門，以便于進行后續(xù)的業(yè)務(wù)管理和統(tǒng)計分析。收取記錄與檔案管理1.財務(wù)部門應(yīng)建立進場費收取臺賬：記錄每筆進場費的收取日期、收取金額、收取對象、合作事項、發(fā)票號碼等信息，確保收取記錄準確完整。2.將收取進場費的相關(guān)文件，如合作協(xié)議、催款函、發(fā)票存根等進行歸檔保存：以便于日后查詢和核對，同時也為公司的財務(wù)管理和審計工作提供依據(jù)。進場費的監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對進場費的管理情況進行審計：審查進場費的決策程序是否合規(guī)、支付與收取流程是否規(guī)范、相關(guān)文件是否齊全、費用使用是否合理等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出審計意見，并要求相關(guān)部門進行整改。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對進場費的收支情況進行自查：核對進場費支付臺賬與實際支付情況是否一致，收取臺賬與實際收取情況是否相符，發(fā)票開具與入賬是否規(guī)范等。如發(fā)現(xiàn)差異或問題，應(yīng)及時查明原因并進行調(diào)整。外部審計1.根據(jù)公司需要，定期聘請外部審計機構(gòu)對公司進場費的管理情況進行全面審計。外部審計機構(gòu)應(yīng)按照獨立、客觀、公正的原則，對進場費的收支活動進行審查，并出具審計報告。2.公司應(yīng)積極配合外部審計工作：提供相關(guān)資料和信息，確保審計工作的順利進行。對于外部審計報告中提出的問題和建議，公司應(yīng)認真對待，及時采取措施進行整改和完善。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.業(yè)務(wù)部門在進場費管理過程中，如有以下行為之一的，視為違規(guī)：未按照規(guī)定的決策程序和審批流程申請進場費；提供虛假的合作事項信息或夸大預(yù)期效果，騙取進場費；與合作方勾結(jié)，故意抬高或壓低進場費金額，謀取不正當利益；未按照合作協(xié)議約定履行義務(wù)，導(dǎo)致公司無法正常收取進場費；其他違反進場費管理制度的行為。2.財務(wù)部門在進場費支付與收取管理中，如有以下行為之一的，視為違規(guī)：未對進場費申請進行嚴格審核，導(dǎo)致不合理的費用支出；擅自更改進場費支付金額或支付對象；未按照規(guī)定開具發(fā)票或進行入賬處理；隱瞞進場費收支情況，提供虛假財務(wù)數(shù)據(jù)；其他違反財務(wù)管理制度和進場費管理規(guī)定的行為。違規(guī)處理措施1.對于違規(guī)行為較輕的，公司將給予警告、通報批評等處理措施，并要求相關(guān)責(zé)任人限期整改。2.對于違規(guī)行為造成公司經(jīng)濟損失的，公司將責(zé)令相關(guān)責(zé)任人賠償損失，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分，如降職、撤職等。3.對于嚴重違規(guī)行為，如涉嫌違法犯罪的，公司將依法移交司法機關(guān)處理。附則解釋權(quán)