材料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司材料管理，規(guī)范材料采購、驗收、存儲、使用、核算等流程，確保材料供應及時、質(zhì)量合格、成本合理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及材料管理的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門、項目部門等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)、項目等實際需求，合理安排材料采購計劃，避免盲目采購和積壓浪費。2.質(zhì)量第一原則：嚴格把控材料質(zhì)量，確保所采購和使用的材料符合相關標準和要求。3.成本控制原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化采購渠道、合理庫存管理等措施，降低材料采購成本和使用成本。4.規(guī)范流程原則：明確材料管理各環(huán)節(jié)的操作流程和職責分工，確保材料管理工作有序進行。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定材料采購計劃，根據(jù)需求部門提交的申請，結(jié)合庫存情況，確定采購數(shù)量和時間。2.尋找、篩選合格的供應商，建立供應商檔案，評估供應商的供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平等。3.與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和要求。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，保證材料按時、按質(zhì)、按量供應。（二）倉庫管理部門1.負責材料的驗收入庫工作，按照驗收標準對采購的材料進行數(shù)量、質(zhì)量檢驗，對合格材料辦理入庫手續(xù)。2.建立材料庫存臺賬，準確記錄材料的出入庫情況，定期進行庫存盤點，確保賬實相符。3.負責材料的存儲保管，根據(jù)材料的特性和要求，合理安排存儲倉位，采取相應的防護措施，防止材料損壞、變質(zhì)。4.按照規(guī)定的流程辦理材料的出庫發(fā)放手續(xù)，確保發(fā)出的材料準確無誤，并做好相關記錄。（三）需求部門1.根據(jù)生產(chǎn)、項目等實際需要，提前向采購部門提交材料采購申請，詳細說明材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.參與材料的驗收工作，對驗收結(jié)果進行確認，如有質(zhì)量問題及時反饋采購部門處理。3.合理使用材料，控制材料消耗，避免浪費，定期對本部門的材料使用情況進行統(tǒng)計和分析。（四）財務部門1.負責審核材料采購合同、發(fā)票等相關憑證，辦理材料采購款項的支付手續(xù)。2.對材料采購成本進行核算和分析，參與制定材料成本控制目標和措施。3.監(jiān)督材料庫存管理情況，定期與倉庫管理部門核對賬目，確保財務數(shù)據(jù)的準確性。三、采購管理（一）采購計劃1.需求部門應在每月末或項目啟動初期，根據(jù)生產(chǎn)計劃、項目預算等，向采購部門提交次月或項目所需材料的采購申請。采購申請應詳細注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計需求時間等內(nèi)容。2.采購部門收到采購申請后，結(jié)合庫存情況進行分析，制定月度或項目采購計劃。采購計劃應明確采購材料的具體明細、采購數(shù)量、采購時間、預計到貨時間等，并報相關領導審批。3.對于緊急需求的材料，需求部門應填寫緊急采購申請表，說明緊急原因和需求時間，經(jīng)部門負責人簽字確認后，直接提交采購部門。采購部門應優(yōu)先處理緊急采購申請，確保材料及時供應。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，評估其經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面的情況。2.對于符合基本要求的供應商，采購部門應要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、產(chǎn)品質(zhì)量認證證書、業(yè)績證明等相關資料，并進行實地考察或樣品檢驗。3.根據(jù)考察和檢驗結(jié)果，建立供應商檔案，對供應商進行分類管理。供應商檔案應包括供應商基本信息、聯(lián)系方式、產(chǎn)品清單、報價記錄、合作歷史、評價記錄等內(nèi)容。4.定期對供應商進行評估，評估指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行等級劃分，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予優(yōu)先合作機會，對于不合格的供應商及時淘汰。（三）采購合同1.采購部門與選定的供應商進行商務談判，就采購材料的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款達成一致后，簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，確保合同條款合法、合規(guī)、合理，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。合同簽訂后，應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，如倉庫管理部門、財務部門等。3.在合同執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、原因、雙方的責任和義務等。（四）采購訂單1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應注明材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準等詳細信息。2.采購訂單下達后，采購部門應跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應商溝通，了解生產(chǎn)進度、運輸情況等。如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，如延遲交貨、質(zhì)量問題等，應及時協(xié)調(diào)解決，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。3.供應商發(fā)貨后，應及時將發(fā)貨清單、運輸單據(jù)等相關資料傳真或發(fā)送至采購部門。采購部門收到后，應核對訂單信息與發(fā)貨清單是否一致，并將發(fā)貨信息及時通知倉庫管理部門做好收貨準備。四、驗收管理（一）驗收準備1.倉庫管理部門在收到采購部門的收貨通知后，應根據(jù)材料的特性和要求，安排合適的驗收場地和驗收人員，并準備好必要的驗收工具和設備，如量具、檢測儀器等。2.驗收人員應熟悉材料的驗收標準和驗收流程，了解材料的質(zhì)量要求和外觀特征，確保驗收工作的準確性和規(guī)范性。（二）數(shù)量驗收1.驗收人員根據(jù)采購訂單和發(fā)貨清單，對到貨材料的數(shù)量進行核對。數(shù)量驗收可采用計件、稱重、量尺等方法，確保到貨數(shù)量與訂單一致。2.如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，驗收人員應及時記錄差異情況，并與供應商或運輸單位溝通核實。對于短缺的材料，應要求供應商補足；對于多余的材料，應按照規(guī)定的流程辦理退貨手續(xù)。（三）質(zhì)量驗收1.按照材料的質(zhì)量標準和檢驗規(guī)范，對到貨材料的質(zhì)量進行檢驗。質(zhì)量驗收可采用檢驗報告、樣品比對、理化檢測等方法，確保材料質(zhì)量符合要求。2.對于重要材料或關鍵零部件，可邀請專業(yè)技術人員或質(zhì)量管理人員參與驗收工作。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，驗收人員應及時填寫質(zhì)量檢驗報告，詳細記錄問題情況，并將不合格材料隔離存放，通知采購部門與供應商協(xié)商處理。3.供應商對質(zhì)量問題有異議的，可在規(guī)定時間內(nèi)提出復檢申請。公司應組織相關人員進行復檢，如復檢結(jié)果與原驗收結(jié)果一致，復檢費用由供應商承擔；如復檢結(jié)果不一致，雙方應重新協(xié)商解決。（四）驗收記錄與報告1.驗收人員應在驗收過程中做好詳細的驗收記錄，記錄內(nèi)容包括材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、到貨時間、供應商名稱、驗收情況（數(shù)量差異、質(zhì)量問題等）、驗收人員簽字等。2.驗收完成后，驗收人員應及時填寫驗收報告，總結(jié)驗收情況，對合格材料和不合格材料分別進行說明，并提出處理建議。驗收報告經(jīng)相關人員簽字確認后，作為材料入庫、付款、供應商評價等工作的依據(jù)。五、存儲管理（一）倉庫規(guī)劃1.根據(jù)公司材料的種類、數(shù)量、特性等因素，合理規(guī)劃倉庫布局。倉庫應劃分為不同的功能區(qū)域，如存儲區(qū)、分揀區(qū)、包裝區(qū)、辦公區(qū)等，并設置明顯的標識。2.存儲區(qū)應按照材料的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，遵循先進先出的原則，便于材料的查找和管理。同時，應根據(jù)材料的存儲要求，合理安排倉位，如易燃易爆材料應存放在專門的危險化學品倉庫，并采取相應的防火、防爆、防潮、防蟲等措施。（二）入庫管理1.驗收合格的材料，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續(xù)。入庫時，倉庫管理人員應根據(jù)驗收報告，核對材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保與入庫單一致。2.將入庫材料按照規(guī)劃的倉位進行存放，并在庫存臺賬上記錄入庫時間、入庫單號、供應商名稱、材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等詳細信息。同時，更新庫存系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保庫存信息的準確性。（三）存儲保管1.倉庫管理人員應定期對庫存材料進行巡查，檢查材料的存儲狀態(tài)、質(zhì)量狀況等。如發(fā)現(xiàn)材料有損壞、變質(zhì)、受潮等情況，應及時采取措施處理，并記錄相關情況。2.對于有保質(zhì)期要求的材料，應建立保質(zhì)期臺賬，跟蹤材料的保質(zhì)期情況。在保質(zhì)期到期前，及時通知相關部門進行處理，避免過期使用。3.倉庫應保持良好的通風、防潮、防蟲、防火、防盜等環(huán)境條件，確保材料的安全存儲。同時，應配備必要的消防器材和安全設施，并定期進行檢查和維護。（四）出庫管理1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)、項目等需要，填寫材料出庫申請表，注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人簽字審批后，提交倉庫管理部門。2.倉庫管理人員根據(jù)出庫申請表，核對庫存情況，如庫存充足，應及時辦理出庫手續(xù)。出庫時，應按照先進先出的原則，挑選合適的材料進行發(fā)放，并在庫存臺賬上記錄出庫時間、出庫單號、需求部門名稱、材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息。同時，更新庫存系統(tǒng)數(shù)據(jù)。3.對于貴重材料或限量發(fā)放的材料，應實行審批制度，經(jīng)相關領導批準后，方可辦理出庫手續(xù)。（五）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期組織庫存盤點工作，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般為每月、每季度或每年進行一次全面盤點。2.盤點前，倉庫管理人員應做好盤點準備工作，包括整理庫存、核對賬目、準備盤點工具等。盤點時，應采用實地盤點的方法，對庫存材料逐一進行清點，并記錄實際數(shù)量。3.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應編制庫存盤點報告，詳細說明盤點情況，包括賬實差異、差異原因分析等。對于賬實不符的情況，應及時查明原因，并按照規(guī)定的流程進行處理，調(diào)整庫存臺賬和庫存系統(tǒng)數(shù)據(jù)。六、使用管理（一）需求控制1.需求部門應根據(jù)生產(chǎn)、項目等實際情況，合理確定材料需求數(shù)量，避免過度申請或浪費。在使用材料前，應進行充分的規(guī)劃和準備，確保材料的合理使用。2.對于可重復使用的材料，應制定相應的回收和再利用制度，提高材料的利用率，降低成本。（二）領用審批1.需求部門領用材料時，應按照規(guī)定填寫材料出庫申請表，并提交相關領導審批。審批流程應明確各級審批人員的職責和權(quán)限，確保審批的規(guī)范和嚴格。2.審批人員應根據(jù)材料的用途、用量、庫存情況等因素進行綜合考慮，合理審批領用申請。對于不符合規(guī)定的申請，應及時予以駁回，并說明理由。（三）現(xiàn)場管理1.在材料使用現(xiàn)場，應加強管理，確保材料的安全、合理使用。操作人員應熟悉材料的性能和操作規(guī)程，嚴格按照要求進行操作，避免因操作不當造成材料損壞或浪費。2.現(xiàn)場應設置材料標識牌，標明材料名稱、規(guī)格型號、用途、責任人等信息，便于管理和追溯。同時，應做好現(xiàn)場材料的清理和整理工作，保持現(xiàn)場整潔有序。（四）成本核算與分析1.財務部門應定期對材料成本進行核算和分析，包括采購成本、存儲成本、使用成本等方面。通過成本核算，了解材料成本的構(gòu)成和變化情況，為成本控制提供依據(jù)。2.各部門應配合財務部門做好材料成本分析工作，提供相關數(shù)據(jù)和信息。對于成本過高或異常的情況，應及時進行調(diào)查和分析，找出原因，并采取相應的措施進行改進。七、核算管理（一）采購成本核算1.財務部門應根據(jù)采購合同、發(fā)票、入庫單等憑證，對材料采購成本進行核算。采購成本包括材料價格、運輸費用、裝卸費用、保險費用等直接成本，以及采購過程中發(fā)生的差旅費、業(yè)務招待費等間接成本。2.對于采購過程中發(fā)生的折扣、返利等情況，應按照規(guī)定進行核算和處理，沖減采購成本。同時，應定期對采購成本進行分析，比較不同供應商的價格水平和采購成本，評估采購績效，為采購決策提供參考。（二）庫存成本核算1.倉庫管理部門應定期將庫存材料的收發(fā)存情況報送財務部門，財務部門根據(jù)庫存臺賬和相關憑證，對庫存成本進行核算。庫存成本包括采購成本、存儲成本、損耗成本等。2.存儲成本包括倉庫租金、倉儲設備折舊、倉儲管理人員工資等。損耗成本是指因材料損壞、變質(zhì)、過期等原因造成的損失。財務部門應合理分攤庫存成本，確保庫存成本核算的準確性。（三）使用成本核算1.需求部門應定期統(tǒng)計本部門的材料使用情況，并報送財務部門。財務部門根據(jù)使用情況和相關成本數(shù)據(jù)，對材料使用成本進行核算。使用成本包括材料消耗成本、人工成本、設備折舊等。2.通過對材料使用成本的核算和分析，各部門可以了解材料使用過程中的成本構(gòu)成和變化情況，采取措施降低使用成本，提高經(jīng)濟效益。（四）財務報表編制1.財務部門應根據(jù)材料采購、庫存、使用等方面的核算數(shù)據(jù)，編制相關財務報表，如資產(chǎn)負債表、利潤表、成本報表等。財務報表應準確反映公司材料管理的財務狀況和經(jīng)營成果。2.定期對財務報表進行分析，為公司管理層提供決策支持。通過分析財務報表，可以發(fā)現(xiàn)材料管理過程中的問題和風險，及時采取措施進行改進和防范。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應定期對材料管理情況進行審計，檢查采購、驗收、存儲、使用、核算等環(huán)節(jié)的制度執(zhí)行情況、流程合規(guī)性、財務收支真實性等。2.審計人員應通過查閱文件、賬目、記錄，實地觀察，訪談相關人員等方式進行審計工作。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）日常檢查1.采購部門、倉庫管理部門、需求部門等應定期對本部門的材料管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司應建立材料管理工作的日常檢查機制，由相關領導或部門負責人組成檢查組，不定期對材料管理情況進行檢查。檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、工作流程規(guī)范情況、庫存管理情況、成本控制情況等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問