總辦會管理制度?目的為規(guī)范公司總辦會的組織與管理，提高會議效率，確保會議決策的科學(xué)性、及時性和有效性，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總經(jīng)理辦公會及其他由公司總經(jīng)理召集的與公司重大事項(xiàng)決策、管理相關(guān)的會議。會議原則1.高效務(wù)實(shí)原則：會議應(yīng)圍繞公司重要工作和關(guān)鍵問題展開，精簡議程，提高效率，注重實(shí)際效果。2.民主集中原則：充分發(fā)揚(yáng)民主，鼓勵參會人員積極發(fā)表意見和建議，在民主討論的基礎(chǔ)上，實(shí)行集中決策。3.信息共享原則：及時、準(zhǔn)確地傳達(dá)公司內(nèi)外部信息，確保參會人員全面了解相關(guān)情況，以便做出科學(xué)決策。會議組織會議召集1.總經(jīng)理負(fù)責(zé)召集總辦會。根據(jù)工作需要，總經(jīng)理可隨時決定召開會議，也可應(yīng)其他參會人員的提議召開會議。2.會議召集人應(yīng)提前確定會議主題、時間、地點(diǎn)及參會人員，并通知相關(guān)部門和人員做好會議準(zhǔn)備。參會人員1.固定參會人員：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人。2.列席人員：根據(jù)會議議題需要，可邀請相關(guān)業(yè)務(wù)人員、專家或其他人員列席會議。會議時間與地點(diǎn)1.會議時間：總辦會原則上每周[X]固定時間召開，如有特殊情況需臨時調(diào)整，應(yīng)提前通知參會人員。會議時長一般控制在[X]小時以內(nèi)，以確保高效進(jìn)行。2.會議地點(diǎn)：一般在公司會議室召開，如有必要，也可根據(jù)實(shí)際情況選擇其他合適地點(diǎn)。會議通知1.會議通知應(yīng)在會議召開前[X]天發(fā)出（特殊情況除外），通知內(nèi)容包括會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程及相關(guān)準(zhǔn)備事項(xiàng)等。2.通知方式可采用郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)或其他合適的方式，確保參會人員及時收到通知。會議準(zhǔn)備1.議題準(zhǔn)備：參會人員應(yīng)提前[X]天將需提交會議討論的議題及相關(guān)資料提交給會議召集人或指定的工作人員。議題應(yīng)明確、具體，資料應(yīng)詳實(shí)、準(zhǔn)確，能夠支持議題的討論和決策。2.會議資料準(zhǔn)備：會議工作人員應(yīng)根據(jù)會議議題，收集、整理相關(guān)資料，并提前分發(fā)至參會人員。資料內(nèi)容應(yīng)包括背景情況、現(xiàn)狀分析、問題提出、解決方案建議等，以便參會人員提前了解情況，做好討論準(zhǔn)備。3.會場布置：會議工作人員應(yīng)提前做好會場布置，確保會議設(shè)備正常運(yùn)行，資料擺放整齊，茶水、文具等準(zhǔn)備齊全。會議議程議程制定1.會議召集人負(fù)責(zé)根據(jù)會議主題和參會人員的建議，制定會議議程。議程應(yīng)明確會議的各項(xiàng)議題、討論順序及時間安排，確保會議有序進(jìn)行。2.會議議程應(yīng)提前發(fā)送給參會人員，以便參會人員提前熟悉議程內(nèi)容，準(zhǔn)備發(fā)言材料。議程調(diào)整1.在會議召開過程中，如有必要調(diào)整議程，會議召集人應(yīng)征求參會人員的意見，并在獲得多數(shù)參會人員同意后進(jìn)行調(diào)整。2.調(diào)整后的議程應(yīng)及時通知參會人員，確保參會人員了解議程變化情況。會議主持與記錄會議主持1.總辦會由總經(jīng)理主持。如總經(jīng)理因故不能出席會議，可委托一名副總經(jīng)理主持會議。2.會議主持人應(yīng)負(fù)責(zé)引導(dǎo)會議順利進(jìn)行，控制會議節(jié)奏和時間，確保各項(xiàng)議題按照議程安排進(jìn)行討論。主持人應(yīng)鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分發(fā)表意見和建議，避免出現(xiàn)冷場或跑題現(xiàn)象。會議記錄1.會議應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄，記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和溝通能力，能夠準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容。2.會議記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程、發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)及責(zé)任人等。記錄應(yīng)使用統(tǒng)一的會議記錄模板，確保記錄格式規(guī)范、內(nèi)容清晰。3.會議記錄人員應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將會議記錄整理完畢，并經(jīng)主持人審核后發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。會議記錄應(yīng)作為公司重要的檔案資料進(jìn)行保存，以備查閱。會議討論與決策發(fā)言要求1.參會人員應(yīng)按時出席會議，如有特殊情況不能參會，應(yīng)提前向會議召集人請假，并安排合適人員代為參會。2.參會人員應(yīng)認(rèn)真閱讀會議資料，熟悉會議議題，積極參與討論，發(fā)表自己的真實(shí)意見和建議。發(fā)言應(yīng)簡潔明了、重點(diǎn)突出，避免冗長和無關(guān)的表述。3.參會人員應(yīng)尊重他人的發(fā)言權(quán)利，不得打斷他人發(fā)言，如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后再進(jìn)行闡述。討論規(guī)則1.會議討論應(yīng)圍繞議題展開，避免偏離主題。對于討論過程中出現(xiàn)的新問題或與議題相關(guān)的重要事項(xiàng)，如需要進(jìn)一步討論，主持人可決定是否將其納入議程進(jìn)行討論。2.參會人員應(yīng)充分發(fā)表意見，鼓勵不同觀點(diǎn)之間的交流和碰撞，以促進(jìn)決策的科學(xué)性和合理性。對于爭議較大的問題，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員進(jìn)行深入分析和討論，尋求共識或提出多種解決方案供決策參考。3.在討論過程中，如涉及到敏感信息或機(jī)密事項(xiàng)，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露相關(guān)信息。決策方式1.總辦會的決策方式主要包括集體決策、總經(jīng)理決策等。具體決策方式應(yīng)根據(jù)會議議題的性質(zhì)和重要程度確定。2.集體決策：對于公司重大事項(xiàng)、重要決策等，應(yīng)通過集體討論、充分協(xié)商后做出決策。集體決策應(yīng)遵循少數(shù)服從多數(shù)的原則，經(jīng)參會人員表決通過后生效。表決方式可采用舉手表決、投票表決等方式進(jìn)行。3.總經(jīng)理決策：對于一些緊急事項(xiàng)或?qū)I(yè)性較強(qiáng)、需要總經(jīng)理做出最終決策的事項(xiàng)，總經(jīng)理可在綜合考慮參會人員意見的基礎(chǔ)上，做出決策。決議執(zhí)行1.會議做出的決議事項(xiàng)，由相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)組織實(shí)施。責(zé)任人應(yīng)制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，明確執(zhí)行步驟、時間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人，并確保決議事項(xiàng)得到有效執(zhí)行。2.公司辦公室負(fù)責(zé)對決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和督促，及時向總經(jīng)理匯報(bào)執(zhí)行進(jìn)展情況。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題或困難，責(zé)任人應(yīng)及時向總經(jīng)理匯報(bào)，并提出解決方案建議，以便及時調(diào)整決策或采取措施加以解決。3.決議事項(xiàng)執(zhí)行完畢后，責(zé)任人應(yīng)及時向總經(jīng)理提交執(zhí)行情況報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括執(zhí)行過程、執(zhí)行結(jié)果、存在問題及改進(jìn)建議等。總經(jīng)理應(yīng)組織對決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行評估和總結(jié)，為今后的決策提供參考。會議紀(jì)律考勤紀(jì)律1.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議時間，提前到達(dá)會議地點(diǎn)簽到。如有特殊情況遲到，應(yīng)提前向會議召集人說明原因，并在不影響會議正常進(jìn)行的前提下進(jìn)入會場。2.會議期間，參會人員不得隨意早退。如有特殊情況需要早退，應(yīng)向會議召集人請假，并經(jīng)同意后方可離開會場。會場紀(jì)律1.參會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間接打電話、收發(fā)短信或從事其他與會議無關(guān)的事情。如有緊急情況需要處理，應(yīng)離開會場進(jìn)行處理。2.參會人員應(yīng)保持會場安靜，不得隨意交談、喧嘩或在會場內(nèi)吸煙、吃東西等。3.參會人員應(yīng)愛護(hù)會場設(shè)施和環(huán)境衛(wèi)生，不得隨意損壞或丟棄會議資料和物品。保密紀(jì)律1.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對會議討論的內(nèi)容、涉及的商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密等予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.會議資料應(yīng)妥善保管，不得私自復(fù)印、傳播或帶出會場。如有需要，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。會議跟進(jìn)與反饋會議決議跟進(jìn)1.會議結(jié)束后，會議召集人或指定的工作人員應(yīng)及時整理會議決議事項(xiàng)，并明確責(zé)任人和時間節(jié)點(diǎn)，形成會議決議跟進(jìn)表。2.責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)按照會議決議跟進(jìn)表的要求，認(rèn)真組織實(shí)施決議事項(xiàng)，并定期向公司辦公室匯報(bào)執(zhí)行進(jìn)展情況。公司辦公室應(yīng)將執(zhí)行進(jìn)展情況及時反饋給會議召集人及相關(guān)參會人員。會議效果評估1.定期對總辦會的會議效果進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括會議議題的針對性、討論的充分性、決策的科學(xué)性、決議的執(zhí)行情況等。2.評估方式可采用問卷調(diào)查、參會人員訪談、數(shù)據(jù)分析等方式進(jìn)行。評估結(jié)果應(yīng)作為改進(jìn)會議組織與管理的重要依據(jù)。3.根據(jù)會議效果評估結(jié)果，及時總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對會議組織、議程安排、決策方式等方面存在的問題進(jìn)