職稱檔案管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司職稱檔案的管理，規范職稱檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保職稱檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及職稱評定、晉升、聘任等相關人員的職稱檔案管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則公司職稱檔案由人力資源部門集中統一管理，確保檔案管理的規范性和一致性。2.真實完整原則檔案內容必須真實、準確、完整，如實反映員工的職稱相關信息。3.安全保密原則嚴格遵守檔案管理的安全保密規定，防止檔案信息泄露。4.便捷高效原則建立科學合理的檔案管理流程，提高檔案利用效率，為員工職稱相關事務提供便捷服務。二、檔案內容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號碼、聯系方式（手機號碼、電子郵箱等）。3.學歷學位證書信息，包括畢業院校、專業、學歷層次、畢業時間等。4.入職公司時間、所在部門、崗位等。（二）職稱申報材料1.職稱評審表（原件）詳細記錄個人基本情況、工作經歷、業績成果、論文著作、科研項目等信息，由評審委員會評審通過后簽署意見。2.學歷證明材料包括最高學歷畢業證書、學位證書復印件，以及學歷認證報告（如學信網學歷認證）。3.工作經歷證明由所在單位或相關部門出具的工作經歷證明，注明起止時間、工作崗位、工作內容等。4.業績成果材料工作業績報告，詳細闡述在工作中取得的主要成績、解決的關鍵問題、獲得的經濟效益或社會效益等。獲獎證書復印件，包括個人獲得的與職稱相關的各類獎項，如科技進步獎、優秀成果獎、行業榮譽獎等。項目成果材料，如參與的科研項目、工程項目、技術改造項目等的立項文件、驗收報告、成果鑒定證書等。5.論文著作材料發表的論文復印件，包括論文題目、發表刊物名稱、發表時間、刊物級別等信息。出版的著作封面、版權頁、目錄及本人撰寫章節復印件。6.繼續教育材料參加職稱相關繼續教育的證明材料，如培訓證書、學習成績單等。（三）職稱評審相關記錄1.評審委員會會議記錄記錄評審委員會召開會議的時間、地點、參會人員、評審流程、評審結果等信息。2.評審意見及反饋評審委員會對申報人員的評審意見，以及申報人員對評審意見的反饋情況。（四）職稱聘任材料1.職稱聘任文件公司發布的關于員工職稱聘任的文件，明確聘任職務、聘任期限等。2.聘任合同員工與公司簽訂的職稱聘任合同，約定雙方權利義務。（五）其他相關材料1.個人述職報告在職稱評定或晉升過程中提交的個人述職報告，總結個人工作表現、能力提升、未來工作計劃等。2.專家推薦意見如有專家推薦的情況，專家出具的推薦意見材料。3.其他補充材料根據實際情況需要補充的與職稱相關的其他材料，如個人榮譽證書、培訓結業證書、專利證書等。三、檔案收集（一）收集責任1.人力資源部門負責制定職稱檔案收集清單，并明確各部門及相關人員在檔案收集工作中的職責。2.涉及職稱評定、晉升、聘任等相關事項的員工本人為檔案收集的第一責任人，應按照要求及時提供完整準確的檔案材料。3.員工所在部門負責人負責審核本部門員工提交的檔案材料的真實性和完整性，并協助人力資源部門進行檔案收集工作。（二）收集時間1.在職稱評定、晉升、聘任等工作啟動前，人力資源部門應提前發布檔案收集通知，明確收集時間要求。2.員工應在規定時間內將檔案材料提交至人力資源部門，如有特殊情況需要延期提交，應提前向人力資源部門申請并說明原因。（三）收集方式1.員工可通過現場提交、郵寄等方式將檔案材料送達人力資源部門。2.人力資源部門在收到檔案材料后，應及時進行核對登記，確保材料齊全、準確。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯系。2.分類科學、排列有序、編號規范、編目準確。（二）整理步驟1.分類按照檔案內容的類別，將職稱檔案分為個人基本信息、職稱申報材料、評審記錄、聘任材料、其他相關材料等類別。2.排序在每個類別內，按照材料形成的時間順序或重要程度進行排序。3.編號為每份檔案材料編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號可采用數字編碼或字母與數字組合的方式。4.編目編制檔案目錄，包括檔案材料的編號、名稱、日期、來源等信息。目錄應打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和檢索。5.裝訂對需要裝訂的檔案材料，如職稱評審表、論文著作等，應進行整齊裝訂，確保材料牢固、美觀。五、檔案保管（一）保管場所1.公司設立專門的檔案庫房，用于存放職稱檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施。2.檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。（二）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案應分類存放于檔案柜中，并按照編號順序排列；電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行備份，確保數據安全。2.建立檔案借閱登記制度，對檔案的借閱情況進行詳細記錄，包括借閱時間、借閱人、借閱內容、歸還時間等。（三）保管期限1.職稱檔案的保管期限為長期，自檔案形成之日起保存。2.對于已離職員工的職稱檔案，應按照公司檔案管理規定進行妥善保管，保管期限不少于規定年限。（四）檔案清查1.人力資源部門應定期對職稱檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的完整、準確和安全。2.在清查過程中，如發現檔案材料缺失、損壞或信息有誤等情況，應及時進行補充、修復和更正。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內部員工因職稱評定、晉升、聘任、考核等工作需要，可查閱本人職稱檔案。2.公司人力資源部門因工作需要，可查閱和使用員工職稱檔案。3.其他經公司批準的部門或人員，在辦理相關業務時，可按照規定查閱員工職稱檔案。（二）利用流程1.查閱申請員工本人或其他經批準的查閱人應填寫《職稱檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并提交所在部門負責人審核。2.審核批準所在部門負責人對查閱申請進行審核，簽署意見后報人力資源部門審批。人力資源部門根據申請情況進行審批，批準后方可查閱。3.查閱登記查閱人憑批準后的《職稱檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱登記手續，檔案管理人員按照申請內容提供檔案材料，并進行查閱登記。4.查閱限制查閱人應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。查閱過程中應愛護檔案材料，不得涂改、損壞、抽取或丟失檔案內容。5.歸還歸檔查閱完畢后，查閱人應及時將檔案材料歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后進行歸檔。（三）復印與摘錄1.因工作需要復印或摘錄檔案內容的，查閱人應填寫《職稱檔案復印/摘錄申請表》，注明復印或摘錄的內容、用途等信息，并按照利用流程進行審批。2.檔案管理人員按照審批后的申請進行復印或摘錄，并加蓋檔案管理專用章。復印或摘錄的內容應與原件一致，復印件應清晰可辨，摘錄內容應準確完整。3.復印或摘錄的檔案材料應按照規定進行使用和保管，不得隨意傳播或用于其他非法目的。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的職稱檔案信息化管理系統，實現檔案信息的電子化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量。（二）系統功能1.檔案錄入支持將紙質檔案內容錄入系統，建立電子檔案數據庫。錄入內容應包括個人基本信息、職稱申報材料、評審記錄、聘任材料等。2.檢索查詢提供多種檢索查詢方式，如按姓名、職稱、檔案編號、時間等條件進行檢索，方便快速查找所需檔案信息。3.權限管理設置不同的用戶權限，對檔案信息的訪問進行嚴格控制。只有經過授權的人員才能訪問相應的檔案內容。4.數據備份與恢復定期對系統數據進行備份，確保數據安全。在系統出現故障時，能夠及時進行數據恢復，保證檔案管理工作的正常進行。5.統計分析具備數據統計分析功能，可對職稱檔案相關數據進行統計，如職稱分布情況、評審通過率、聘任情況等，為公司人力資源決策提供數據支持。（三）數據安全與保密1.加強系統安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統等安全措施，防止網絡攻擊和數據泄露。2.對系統用戶進行身份認證和權限管理，嚴格控制用戶對系統的訪問權限。3.定期對系統數據進行加密處理，確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性。4.嚴格遵守國家有關數據安全和保密的法律法規，對涉及員工個人隱私的檔案信息進行保密管理。八、檔案移交與銷毀（一）檔案移交1.員工離職時，人力資源部門應按照規定辦理職稱檔案移交手續。離職員工應將本人的職稱檔案材料全部歸還公司檔案管理部門。2.檔案管理部門在接收離職員工檔案后，應進行認真核對，確保檔案材料完整無缺。如發現問題，應及時與離職員工溝通解決。3.對于離職員工的職稱檔案，檔案管理部門應按照規定進行整理、編目和裝訂，然后移交至公司綜合檔案室統一保管。（二）檔案銷毀1.對于超過保管期限且無保存價值的職稱檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《職稱檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數量、保管期限等信息。2.銷毀申請經公司分管領導審批同意后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。3.檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。銷毀記錄應保存備查。九、監督與檢查（一）監督機制1.公司建立職稱檔案管理監督機制，人力資源部門負責對檔案管理工作進行日常監督檢查，確保檔案管理工作符合本制度要求。2.公司內部審計部門定期對職稱檔案管理情況進行審計監督，檢查檔案管理的規范性、完整性和安全性。（二）檢查內容1.檔案收集情況，檢查檔案材料是否齊全、準確，收集時間是否符合要求。2.檔案整理情況，檢查檔案分類是否科學、排序是否合理、編號是否規范、編目是否準確。3.檔案保管情況，檢查檔案保管場所是否安全、防護設施是否完善、檔案存放是否有序。4.檔案利用情況，檢查檔案查閱、復印、摘錄等利用流程是否規范，利用記錄是否完整。5.檔案信息化管理情況，檢查系統功能是否正常、數據安全是否有保障、權限管理是否嚴格。（三）問題整改1.對于監督檢查中發現的問題，人力資源部門應及時下達整改通知書，要求責任部門或人員限期整改。2.責任部門或人員應按照整改通知書的要求，制定整改