機要函件管理制度?一、總則（一）目的為加強公司機要函件的管理，確保機要函件的安全、準確、及時傳遞，維護公司的利益和形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工在處理機要函件過程中的相關行為。（三）定義1.機要函件：指涉及公司商業秘密、重要決策、敏感信息、合同協議、法律文件等具有較高保密性和重要性的函件。2.機要文件：公司內部制發的屬于機密、秘密等級的各類文件。3.外部機要函件：來自公司外部的涉及公司重要事務、需要保密處理的函件。二、機要函件的分類與標識（一）分類1.商業秘密類：包含公司的產品研發資料、客戶信息、市場策略、財務數據等。2.重要決策類：如公司戰略規劃、重大投資項目方案、重要會議紀要等。3.法律文件類：各類合同、協議、訴訟文件等。4.內部機密文件類：公司內部的人事任免、薪資調整、績效考核等敏感信息文件。（二）標識1.在機要函件首頁左上角加蓋"機要"印章。2.根據機要函件的密級，分別在文件右上角標注"絕密""機密""秘密"字樣。三、機要函件的收發管理（一）收文管理1.接收渠道公司設立專門的機要郵箱接收外部機要函件，郵箱賬號由專人負責管理。公司前臺或指定的文件收發崗位負責接收紙質機要函件。2.初步篩選對于收到的機要函件，接收人員應首先檢查函件的完整性，包括函件是否有破損、缺頁等情況。核對函件上的收件人信息是否為公司全稱及具體部門或個人，確保函件準確送達。3.登記備案建立機要函件收文登記簿，詳細記錄機要函件的收到日期、來文單位、文號、標題、密級、份數等信息。對于重要的機要函件，還應記錄函件的簡要內容及緊急程度。4.分發處理根據機要函件的內容和涉及部門，及時將函件分發給相關部門負責人或具體承辦人員，并辦理簽收手續。對于需多個部門協同處理的機要函件，應明確牽頭部門和協辦部門，確保函件得到及時有效的處理。（二）發文管理1.起草與審核機要函件由相關部門或人員負責起草，起草內容應符合公司的政策法規和實際情況，表述準確、清晰。起草完成后，函件需經部門負責人審核，確保內容無誤、格式規范。對于涉及重要事項或多部門協作的函件，還需提交公司分管領導進行審批。2.編號與登記經審核批準后的機要函件，由專人負責編號，編號應遵循一定的規則，確保唯一性和系統性。在機要函件發文登記簿上詳細記錄發文日期、發文部門、文號、標題、密級、份數、主送單位、抄送單位等信息。3.印制與封裝根據審核后的電子文檔或紙質文稿，按照規定的格式和份數進行印制。印制過程應嚴格保密，防止文件內容泄露。對印制完成的機要函件進行封裝，封裝材料應具有一定的保密性，如專用信封或文件袋，并在封口處加蓋"機要"印章。4.發送與簽收通過機要渠道（如專人送達、機要交通、機要通信等）將機要函件發送給收件單位或個人，并要求收件方在機要函件送達回執上簽字確認。對于重要的機要函件，應采用掛號信、特快專遞等方式郵寄，并保留郵寄憑證。四、機要函件的傳遞與運輸（一）傳遞方式1.專人傳遞對于重要且緊急的機要函件，可安排專人直接送達收件單位或個人。專人應具備良好的保密意識和責任心，在傳遞過程中確保函件的安全。2.機要交通利用專門的機要交通渠道傳遞機要函件，確保函件在運輸過程中的保密性和安全性。3.機要通信通過機要通信網絡（如加密傳真、加密電子郵件等）傳遞機要函件，傳遞過程應遵循相關的保密規定和技術要求。（二）運輸要求1.機要函件的運輸應選擇具有保密資質的運輸公司或使用公司內部的保密運輸車輛。2.在運輸過程中，機要函件應妥善存放，避免與其他無關物品混放，防止丟失或損壞。3.運輸人員應嚴格遵守保密規定，不得擅自拆閱、泄露機要函件的內容。五、機要函件的存儲與保管（一）存儲場所1.公司設立專門的機要檔案室，用于存儲各類機要函件。機要檔案室應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護設施。2.機要檔案室應安裝門禁系統，配備監控設備，限制無關人員進入。（二）存儲方式1.機要函件應按照分類和編號順序進行存放，便于查找和管理。2.對于紙質機要函件，應存放在專用的文件柜中，文件柜應加鎖，并定期進行盤點和清理。3.對于電子機要函件，應存儲在公司的加密服務器或存儲介質中，并定期進行備份，備份數據應存放在不同的物理位置。（三）保管期限1.根據機要函件的性質和重要程度，確定其保管期限。一般商業秘密類函件的保管期限為[X]年，重要決策類和法律文件類函件的保管期限為[X]年。2.在保管期限屆滿后，由專人負責對機要函件進行鑒定，對于確已失去保存價值的函件，按照規定的程序進行銷毀處理。六、機要函件的查閱與借閱（一）查閱權限1.因工作需要查閱機要函件的，需填寫機要函件查閱申請表，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等信息。2.查閱申請表經所在部門負責人審批后，提交公司機要管理部門審核。審核通過后，方可查閱機要函件。3.對于涉及公司核心機密的機要函件，需經公司分管領導或總經理批準后方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人員在機要管理部門指定的地點查閱機要函件，查閱過程中不得擅自摘抄、復印、拍照或傳播函件內容。2.機要管理部門應安排專人負責監督查閱過程，確保查閱行為符合規定。查閱完畢后，查閱人員應在機要函件查閱登記表上簽字確認。（三）借閱管理1.因工作需要借閱機要函件的，除填寫機要函件查閱申請表外，還需提供有效擔?；虻盅?。2.借閱申請表經所在部門負責人、公司機要管理部門審核及公司分管領導或總經理批準后，方可辦理借閱手續。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，需提前辦理續借手續。4.借閱人員應妥善保管借閱的機要函件，不得轉借他人，不得在函件上涂改、污損。借閱期滿后，應及時歸還機要管理部門，并辦理歸還手續。七、機要函件的保密要求（一）人員保密要求1.所有接觸機要函件的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.加強對員工的保密教育和培訓，提高員工的保密意識和技能，使其熟悉機要函件的保密規定和處理流程。3.對于涉及機要函件的工作人員，應定期進行背景審查和考核，確保其具備良好的職業道德和保密素質。（二）環境保密要求1.機要函件的處理場所應保持相對獨立和安靜，避免無關人員進入。2.在處理機要函件過程中，應關閉門窗，防止外部人員窺視。對于涉及機密信息的電子設備，應設置密碼保護，并定期更換密碼。（三）操作保密要求1.在收發、傳遞、存儲、查閱、借閱機要函件過程中，應嚴格遵守保密操作規程，防止函件內容泄露。2.對于廢棄的機要函件，應按照規定的程序進行銷毀處理，不得隨意丟棄。銷毀過程應進行登記，確保銷毀徹底。八、機要函件的銷毀管理（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且確無保存價值的機要函件。2.因各種原因需要作廢或停止使用的機要函件。（二）銷毀方式1.對于紙質機要函件，應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保函件內容無法復原。2.對于電子機要函件，應采用數據擦除、格式化等技術手段進行銷毀，確保數據無法恢復。（三）銷毀流程1.由機要管理部門提出機要函件銷毀申請，注明銷毀原因、銷毀范圍、銷毀方式等信息。2.銷毀申請經公司分管領導或總經理批準后，由機要管理部門組織實施銷毀工作。3.在銷毀過程中，應安排專人負責監督，確保銷毀工作按照規定的程序和方式進行。銷毀完成后，監督人員應在機要函件銷毀登記表上簽字確認。九、監督與檢查（一）內部監督1.公司機要管理部門負責定期對機要函件的管理情況進行檢查，包括收文、發文、傳遞、存儲、查閱、借閱、銷毀等環節的操作是否規范，保密措施是否落實等。2.對于檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保機要函件管理工作符合規定要求。（二）外部審計1.公司定期聘請外部審計機構對機要函件管理工作進行審計，審查機要函件管理制度的執行情況、保密措施的有效性等。2.根據審計結果，及時發現和解決機要函件管理工作中存在的問題，不斷完善管理制度和工作流程。十、責任追究（一）違規行為界定1.未經批準擅自查閱、借閱、復印、傳播機要函件內容的。2.在機要函件處理過程中，因保管不善導致函件丟失、損壞或泄露的。3.違反機要函件傳遞、運輸、存儲等保密規定，造成不良后果的。4.其他違反機要函件管理制度的行為。（二）責任追究方式1.對于違反機要函件管理制度的員工，公司將視情節輕重給予批評教育、警告、