供方庫管理制度?一、總則1.目的為加強公司供方管理，規范供方選擇、評價、使用及再評價等流程，確保所采購的物資、服務符合公司要求，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有與物資采購、服務外包相關的供方管理活動，包括但不限于原材料、零部件、設備、辦公用品、勞務服務等各類供方。3.定義供方：指向公司提供物資、服務的供應商、承包商或其他合作方。合格供方：經公司評價審核，滿足公司采購要求和質量標準的供方。關鍵物資供方：提供對公司產品質量、生產進度、成本等有重大影響物資的供方。4.管理原則公平、公正、公開原則：在供方選擇、評價和管理過程中，遵循公平競爭的原則，確保所有符合條件的供方都有機會參與，評價過程和結果公開透明。擇優選擇原則：綜合考慮供方的產品質量、價格、交貨期、服務水平等因素，選擇最優的供方合作，以實現公司利益最大化。動態管理原則：對供方進行動態跟蹤和評價，根據其表現及時調整合作策略，激勵供方持續改進，淘汰不合格供方。二、供方庫建立1.供方信息收集渠道市場調研：通過網絡搜索、行業展會、供應商目錄等方式，廣泛收集潛在供方信息。內部推薦：公司員工、合作伙伴、客戶等可推薦有合作潛力的供方。供方主動申請：供方主動向公司提交合作申請，介紹其產品或服務優勢。2.供方信息登記對收集到的供方信息進行詳細登記，內容包括供方名稱、地址、聯系方式、經營范圍、產品或服務簡介、資質證書、業績情況等。建立供方信息數據庫，對供方信息進行分類存儲和管理，便于查詢和更新。3.供方初步篩選根據公司采購需求和基本要求，對新收集的供方信息進行初步篩選。篩選內容包括供方資質是否齊全、生產能力是否滿足要求、產品質量是否穩定、價格是否合理、信譽是否良好等。對于初步篩選合格的供方，進入供方評價環節。三、供方評價1.評價標準制定根據不同類型的物資和服務，制定相應的供方評價標準，評價標準應涵蓋質量、價格、交貨期、服務等方面。質量方面：包括產品或服務的質量標準、檢驗檢測報告、質量體系認證等。價格方面：考慮市場價格水平、成本結構、價格穩定性等因素。交貨期方面：考察供方的生產計劃安排、物流配送能力、交貨準時率等。服務方面：如售前咨詢、售后服務響應速度、技術支持能力等。2.評價方法文件評審：審查供方提供的營業執照、資質證書、生產許可證、產品檢驗報告、質量體系認證文件等相關資料，評估其合法性和規范性。實地考察：對重要供方或新合作供方進行實地考察，了解其生產經營狀況、生產設備、質量管理體系、人員配備等情況。樣品檢測：要求供方提供樣品進行檢測，評估其產品質量是否符合公司要求。業績評價：調查供方的過往業績，包括與其他客戶的合作情況、產品質量反饋、交貨期執行情況、售后服務評價等。問卷調查：向與供方有過合作的公司內部部門或人員發放問卷，了解他們對供方產品質量、服務水平等方面的評價和意見。3.評價流程成立評價小組：由采購部門、質量部門、技術部門、使用部門等相關人員組成評價小組，負責供方評價工作。資料收集：采購部門負責收集供方的相關資料，包括供方自評表、資質證書、業績證明等，并提交給評價小組。現場考察（如有需要）：評價小組根據實際情況，對供方進行實地考察，形成考察報告。樣品檢測（如有需要）：質量部門對供方提供的樣品進行檢測，出具檢測報告。綜合評價：評價小組根據文件評審、實地考察、樣品檢測、業績評價、問卷調查等結果，對供方進行綜合評價，填寫供方評價表，給出評價結論。審批：評價結果報公司主管領導審批，確定合格供方名單。四、合格供方確定與發布1.合格供方名單確定根據供方評價結果，采購部門匯總形成合格供方名單，經公司主管領導批準后生效。合格供方名單應明確供方名稱、供應物資或服務類別、合作期限等信息。2.合格供方發布將合格供方名單發布至公司內部相關部門，包括采購部門、質量部門、使用部門等，以便各部門在采購、驗收、使用等環節與合格供方進行有效對接。同時，在公司內部信息系統中更新合格供方信息，方便員工查詢和使用。五、供方日常管理1.采購訂單管理采購部門根據公司生產經營需求，向合格供方下達采購訂單。采購訂單應明確物資或服務的規格、數量、價格、交貨期、交貨地點等詳細要求。在下達采購訂單前，采購部門應與供方確認訂單細節，確保雙方理解一致。對于重要采購訂單，應簽訂書面采購合同。采購部門應跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供方溝通協調，解決訂單執行過程中出現的問題，確保按時、按質、按量完成采購任務。2.交貨管理供方應按照采購訂單約定的交貨期和交貨地點按時交貨。如因特殊原因需要變更交貨期，供方應提前通知采購部門，并取得同意。采購部門在收到供方貨物后，應及時組織質量部門、使用部門等進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、質量、外觀等是否符合采購訂單要求。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續；對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供方溝通協商，要求供方采取補貨、換貨、退貨等措施，直至符合要求為止。3.質量跟蹤與反饋質量部門負責對供方提供的物資或服務進行質量跟蹤。在物資使用過程中，如發現質量問題，質量部門應及時通知采購部門，并組織相關人員進行分析處理。采購部門應將質量問題反饋給供方，要求供方采取整改措施，并跟蹤整改結果。對于多次出現質量問題的供方，質量部門應重新評估其供貨能力，必要時暫停其供貨資格。同時，質量部門應定期對供方的產品質量進行統計分析，評估供方質量穩定性，為供方評價和再評價提供依據。4.價格管理采購部門應定期收集市場價格信息，與供方進行價格談判，爭取更有利的采購價格。對于關鍵物資供方，應建立價格定期調整機制，根據市場行情變化適時調整采購價格。在與供方簽訂采購合同時，應明確價格條款和價格調整方式，確保采購價格的合理性和穩定性。采購部門應監督供方嚴格執行合同約定的價格，對于擅自提高價格的供方，應按照合同約定追究其違約責任。5.服務管理采購部門負責與供方溝通協調服務事宜，確保供方提供及時、有效的售前、售中、售后服務。在采購合同中明確服務條款，包括服務內容、服務標準、服務響應時間等要求。對于供方提供的服務，使用部門應及時反饋意見和建議，采購部門應跟蹤服務改進情況，不斷提升供方服務水平。六、供方再評價1.再評價周期對合格供方實行定期再評價制度，一般每年進行一次全面再評價。對于關鍵物資供方或出現重大質量問題、交貨期延誤等情況的供方，應增加再評價頻次。2.再評價內容再評價內容與初次評價基本一致，包括質量、價格、交貨期、服務等方面。重點關注供方在過去一年中的表現，如產品質量穩定性、交貨準時率、服務改進情況等。同時，收集公司內部相關部門和人員對供方的新評價和意見，作為再評價的參考依據。3.再評價流程采購部門負責組織供方再評價工作，提前通知各合格供方準備相關資料。各相關部門按照評價標準對供方進行評價打分，填寫再評價表。采購部門匯總各部門評價結果，形成供方再評價報告，報公司主管領導審批。4.再評價結果處理根據再評價結果，對合格供方進行分類處理：對于評價結果優秀的供方，給予適當的獎勵和表彰，如增加采購份額、延長合作期限等。對于評價結果合格但有一定改進空間的供方，采購部門應與供方溝通協商，制定改進計劃，并跟蹤改進效果。對于評價結果不合格的供方，取消其合格供方資格，不再與其合作。同時，采購部門應及時尋找替代供方，確保公司采購活動不受影響。七、供方淘汰與退出1.淘汰情形供方出現以下情形之一的，應予以淘汰：連續兩次再評價結果不合格。提供的產品或服務質量嚴重不符合公司要求，導致公司產品出現重大質量問題。交貨期嚴重延誤，影響公司生產經營計劃。違反合同約定，擅自提高價格、降低服務標準等，經多次溝通仍未整改。發生嚴重違法違規行為，或信譽嚴重受損。2.退出流程采購部門發現供方存在應淘汰情形時，應及時填寫供方淘汰申請表，說明淘汰原因和依據。申請表經采購部門負責人審核后，報公司主管領導審批。經批準后，采購部門通知供方停止合作，并辦理相關交接手續，如結清貨款、退還剩余物資、歸還相關文件資料等。采購部門應在公司內部發布供方淘汰通知，告知各相關部門，同時更新供方庫信息，將淘汰供方從合格供方名單中刪除。八、供方信息保密1.公司各部門及員工應嚴格遵守供方信息保密制度，不得將供方信息泄露給無關人員。2.供方信息僅用于公司內部采購、評價、管理等相關工作，未經公司