院區采購管理制度?一、總則（一）目的為規范院區采購工作，加強采購管理，提高采購效率，確保采購質量，控制采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于院區各部門及下屬單位的采購活動，包括物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和院區相關規定。2.效益性原則：在保證質量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。3.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保公正評標。4.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資和服務符合院區需求。5.誠實守信原則：采購人員和供應商應誠實守信，履行合同約定。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立院區采購管理委員會，由院區領導、相關部門負責人等組成。負責審議重大采購項目，制定采購政策和策略，監督采購活動。（二）采購執行部門設立采購部門，負責具體采購工作的實施。其職責包括：1.制定采購計劃和預算。2.尋找、篩選和評估供應商。3.組織采購談判和合同簽訂。4.跟蹤采購合同執行情況。5.處理采購過程中的相關問題。（三）需求部門各需求部門負責提出采購需求，提供詳細的技術規格和質量要求，參與采購評審工作，協助采購部門驗收采購物資和服務。（四）財務部門負責審核采購預算，監督采購資金的支付，參與采購合同的審核。（五）審計部門負責對采購活動進行審計監督，檢查采購程序的合規性和采購資金的使用情況。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、預算金額、預計到貨時間等信息。2.《采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行初步審核，確認需求的合理性和必要性。2.對于金額較小的采購項目，由采購部門負責人審批；對于金額較大的采購項目，需提交采購管理委員會審議批準。（三）采購計劃制定采購部門根據審批通過的采購申請，制定采購計劃，明確采購方式、采購時間安排、供應商選擇標準等。（四）供應商選擇與管理1.供應商尋找：采購人員通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.供應商篩選：對潛在供應商進行篩選，審查其營業執照、資質證書、生產能力、產品質量、信譽狀況等，建立供應商名錄。3.供應商評估：定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格等，根據評估結果對供應商進行分類管理。4.供應商選擇：根據采購項目的要求，從合格供應商中選擇合適的供應商，采用招標、詢價、競爭性談判、單一來源采購等方式確定供應商。（五）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商進行采購談判，達成一致意見后，起草采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。3.采購合同經法務部門審核后，由采購部門負責人和供應商簽字蓋章生效。（六）采購執行與跟蹤1.采購部門按照采購合同約定，及時向供應商下達采購訂單，跟蹤采購進度，確保供應商按時、按質、按量交貨。2.需求部門協助采購部門做好采購物資的驗收準備工作，參與采購物資的驗收。（七）采購驗收1.采購物資到貨后，采購部門通知需求部門和相關人員進行驗收。2.驗收人員按照采購合同和相關標準對采購物資的數量、質量、規格等進行檢驗，填寫《采購驗收單》。3.對于驗收合格的采購物資，辦理入庫手續；對于驗收不合格的采購物資，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。（八）采購付款1.采購部門根據采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，附上采購發票、采購合同、驗收單等相關憑證。2.《付款申請單》經需求部門、采購部門、財務部門審核簽字后，提交給院區領導審批。3.財務部門根據審批通過的《付款申請單》，按照合同約定的付款方式和時間支付采購款項。四、采購方式（一）招標采購1.適用范圍：適用于金額較大、技術復雜、有多家潛在供應商可供選擇的采購項目。2.招標方式：包括公開招標和邀請招標。公開招標是指招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標；邀請招標是指招標人以投標邀請書的方式邀請特定的法人或者其他組織投標。3.招標程序：編制招標文件。發布招標公告或投標邀請書。發售招標文件。組織開標、評標、定標。發出中標通知書。簽訂采購合同。（二）詢價采購1.適用范圍：適用于規格標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.詢價程序：確定詢價供應商名單。向詢價供應商發出詢價通知書，要求其在規定時間內報價。收集詢價供應商的報價文件。對詢價供應商的報價進行比較和評估，選擇報價最低且符合要求的供應商作為成交供應商。發出成交通知書，簽訂采購合同。（三）競爭性談判采購1.適用范圍：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。2.競爭性談判程序：成立談判小組。制定談判文件。確定邀請參加談判的供應商名單。組織談判。確定成交供應商。簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。2.單一來源采購程序：填寫《單一來源采購申請表》，說明采用單一來源采購方式的理由。提交采購管理委員會審議批準。與單一供應商進行談判，簽訂采購合同。五、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門根據院區年度工作計劃和各部門采購需求，編制年度采購預算。2.采購預算應明確采購項目、采購金額、采購時間等內容，并報財務部門審核。（二）預算執行1.采購部門應嚴格按照采購預算執行采購活動，不得超預算采購。2.如因特殊原因需要調整采購預算，應按照預算編制程序進行調整，報采購管理委員會審批。（三）預算監控1.財務部門定期對采購預算執行情況進行監控，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。2.采購部門應定期向財務部門報送采購預算執行情況報告，接受財務部門的監督檢查。六、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括供應商風險、合同風險、質量風險、價格風險、交貨期風險等。2.針對不同的風險因素，分析其產生的原因和可能造成的影響。（二）風險評估1.采用定性和定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和可能性。2.根據風險評估結果，制定相應的風險應對策略。（三）風險應對1.供應商風險應對：加強供應商管理，建立供應商評估和選擇機制，與供應商簽訂詳細的合同條款，降低供應商違約風險。2.合同風險應對：嚴格合同審核，確保合同條款合法合規、明確清晰，加強合同執行過程中的監督和管理，及時處理合同糾紛。3.質量風險應對：加強采購物資的驗收管理，建立質量反饋機制，對不合格物資及時采取措施，要求供應商整改或退換貨。4.價格風險應對：加強市場調研，掌握價格動態，采用招標、詢價等方式，選擇合理的采購價格，簽訂價格調整條款，降低價格波動風險。5.交貨期風險應對：在采購合同中明確交貨期條款，加強與供應商的溝通協調，建立交貨期預警機制，及時解決交貨期延誤問題。七、采購檔案管理（一）檔案范圍采購檔案包括采購申請文件、采購審批文件、采購計劃、供應商資料、采購合同、采購訂單、驗收單、付款憑證等與采購活動相關的文件資料。（二）檔案整理采購部門應定期對采購檔案進行整理，按照類別、時間順序進行分類歸檔，確保檔案資料的完整性和準確性。（三）檔案保管采購檔案應妥善保管，指定專人負責檔案管理，建立檔案保管制度，確保檔案資料的安全。檔案保管期限按照國家法律法規和院區相關規定執行。（四）檔案查閱因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經相關部門負責人批準后，在檔案管理人員的陪同下查閱。查閱人員不得擅自復印、摘抄檔案資料。八、監督與考核（一）監督機制1.審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購程序的合規性、采購合同的執行情況、采購資金的使用情況等。2.紀