文檔管理制度?一、總則（一）目的為加強公司文檔管理，確保公司文檔的完整性、準確性、安全性和規范性，提高工作效率，促進公司各項業務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的所有部門和員工。（三）文檔定義本制度所稱文檔是指公司在經營管理活動中形成的各種形式的信息記錄，包括但不限于文件、合同、報告、報表、圖紙、信函、電子郵件、會議紀要、工作記錄等。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司文檔管理工作實行集中統一領導，由公司綜合管理部門負責歸口管理，各部門指定專人負責本部門文檔的收集、整理、保管和移交等工作。2.分類分級管理原則：按照文檔的來源、內容、形式等進行分類，根據其重要性和保密性程度進行分級管理。3.及時準確原則：各部門應及時將工作中形成的文檔進行整理歸檔，確保文檔內容真實、準確、完整。4.安全保密原則：加強文檔的安全保密措施，防止文檔的泄露、丟失和損壞，確保公司商業秘密和敏感信息的安全。二、文檔分類與編號（一）分類1.行政公文類：包括公司發布的各類通知、通報、報告、請示、批復、決定、函等。2.業務合同類：涵蓋公司簽訂的各類采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同等。3.財務文檔類：如財務報表、審計報告、稅務資料、資金文件等。4.人事檔案類：員工個人檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。5.技術文檔類：產品研發資料、工藝文件、技術標準、項目文檔等。6.市場營銷類：市場調研報告、營銷策劃方案、客戶資料、宣傳資料等。7.會議紀要類：公司各類會議形成的紀要文件。8.日常工作記錄類：員工工作日志、考勤記錄、值班記錄等。9.其他類：不屬于上述分類的其他文檔，如榮譽證書、資質文件、法律文件等。（二）編號1.文檔編號采用"分類代碼+年份+順序號"的形式。例如，行政公文類的編號為"XG2023001"，其中"XG"為行政公文類的分類代碼，"2023"為年份，"001"為順序號。2.分類代碼如下：行政公文類：XG業務合同類：HT財務文檔類：CW人事檔案類：RS技術文檔類：JS市場營銷類：SC會議紀要類：JY日常工作記錄類：RJ其他類：QT三、文檔的收集與整理（一）收集1.各部門應明確專人負責本部門文檔的收集工作，確保各類文檔及時、完整地收集上來。2.在業務活動中形成的文檔，承辦人應在工作完成后的[X]個工作日內將文檔整理好并移交至本部門文檔管理人員。3.外來文件由相關部門接收后，應及時進行登記，并按照要求進行傳閱、辦理或歸檔。（二）整理1.文檔管理人員應對收集到的文檔進行分類整理，按照編號規則進行編號，并編制文檔目錄。2.文檔應保持整齊、清潔，紙張應完好無損，字跡應清晰可辨。對于破損、褪色的文檔，應及時進行修復或復制。3.電子文檔應按照統一的命名規則進行命名，并存儲在指定的文件夾中，確保便于查找和使用。四、文檔的保管（一）保管方式1.紙質文檔應存放在專門的文件柜中，按照類別和年份進行分類存放，并建立相應的索引標識，便于查找。2.電子文檔應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，按照分類目錄進行存儲，并定期進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并異地存放。（二）保管期限1.行政公文類：重要文件長期保存，一般性文件保存[X]年。2.業務合同類：按照合同約定的履行期限及相關法律法規要求確定保管期限，一般不少于[X]年。3.財務文檔類：按照國家財務制度規定的保管期限執行，如會計憑證保管[X]年，會計賬簿保管[X]年等。4.人事檔案類：員工個人檔案長期保存。5.技術文檔類：根據項目的重要性和后續使用需求確定保管期限，一般不少于[X]年。6.市場營銷類：重要資料長期保存，一般性資料保存[X]年。7.會議紀要類：保存[X]年。8.日常工作記錄類：保存[X]年。9.其他類：根據實際情況確定保管期限。（三）保密要求1.涉及公司商業秘密、敏感信息的文檔，應嚴格按照公司保密制度進行保管，限制查閱和使用范圍。2.文檔管理人員應妥善保管好文檔的存儲介質和訪問密碼，防止信息泄露。3.未經授權，任何人不得擅自復制、傳播、銷毀公司文檔。五、文檔的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部員工因工作需要查閱文檔的，應填寫《文檔查閱申請表》，注明查閱文檔的名稱、編號、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到文檔管理部門查閱。2.文檔管理部門應設立專門的查閱區域，為查閱人員提供必要的條件，并對查閱過程進行監督。查閱人員應在規定的時間內歸還文檔，不得擅自將文檔帶出查閱區域。3.查閱重要或機密文檔的，應經公司分管領導批準，并在文檔管理人員的陪同下進行查閱。（二）借閱1.因工作需要借閱文檔的，應填寫《文檔借閱申請表》，詳細說明借閱文檔的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等，經所在部門負責人和文檔管理部門負責人簽字同意后，報公司分管領導審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管所借文檔，不得轉借他人，不得在文檔上涂改、圈劃、污損，不得擅自復制。如發現文檔有損壞或丟失，應及時報告文檔管理部門，并按照規定進行賠償。4.借閱到期后，借閱人員應按時歸還所借文檔，文檔管理部門應進行認真核對，確保文檔完整無損。六、文檔的傳遞與共享（一）傳遞1.公司內部文檔傳遞應通過公司內部網絡、郵件系統或專人送達等方式進行，確保文檔及時、準確地傳遞到相關部門和人員手中。2.傳遞重要或機密文檔時，應采取加密、專人護送等安全措施，防止文檔泄露。（二）共享1.對于需要共享的文檔，應按照公司規定的權限設置進行共享，確保只有授權人員能夠訪問。2.共享文檔應定期進行更新和維護，保證文檔的時效性和準確性。七、文檔的銷毀（一）銷毀條件1.文檔保管期限已滿，且已無留存價值的。2.因公司機構調整、業務變更等原因，不再需要保存的文檔。3.文檔內容涉及違法違規或商業秘密已不再具有保密價值的。（二）銷毀程序1.各部門應定期清理本部門保管的文檔，對符合銷毀條件的文檔填寫《文檔銷毀申請表》，注明文檔名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，經部門負責人審核后，報文檔管理部門。2.文檔管理部門對各部門提交的《文檔銷毀申請表》進行匯總審核，報公司分管領導批準。3.經批準后，文檔管理部門應組織專人對需銷毀的文檔進行清點、登記，確保銷毀文檔的準確性和完整性。4.銷毀紙質文檔應采用粉碎、焚燒等方式進行，確保文檔無法恢復；銷毀電子文檔應采用格式化、刪除等方式進行，并對存儲介質進行物理銷毀。5.文檔銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、人員、文檔名稱及數量等信息，并由監銷人員簽字確認。八、文檔管理的監督與考核（一）監督1.公司綜合管理部門負責對各部門文檔管理工作進行定期檢查和不定期抽查，發現問題及時督促整改。2.各部門負責人應加強對本部門文檔管理工作的日常監督，確保文檔管理工作規范有序。（二）考核1.將文檔管理工作納入公司績效考核體系，對文檔管理工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵。2.對違反本制度規定，導致文檔丟失、損壞