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山西省地方標準

DBXX/TXXXX—XXXX

公共資源交易平臺檔案服務(wù)規(guī)范

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（征求意見稿）

XXXX-XX-XX發(fā)布XXXX-XX-XX實施

山西省市場監(jiān)督管理局??發(fā)布

DBXX/TXXXX—XXXX

公共資源交易平臺檔案服務(wù)規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了公共資源交易平臺電子檔案的基本要求、檔案范圍、系統(tǒng)要求、歸檔、存檔、檔案處

置、檔案服務(wù)、檔案安全、評價改進等。

本文件適用于進入公共資源交易平臺進行交易項目的檔案服務(wù)。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T39784-2021電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

電子檔案

公共資源交易活動中產(chǎn)生的以項目為單位，按照一定的順序編排，內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確、能反映公

共資源交易真實情況，具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件和元數(shù)據(jù)

3.2

電子文件

公共資源交易全過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等信息，以

數(shù)據(jù)電文形式存儲于磁盤和光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)等電子設(shè)備閱讀、處理、存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)

上傳輸?shù)?，不涉及國家安全、國家秘密的文件?/p>

3.3

元數(shù)據(jù)

描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。通過與交易雙方不存在利益和

權(quán)屬關(guān)系的第三方的親眼所見和現(xiàn)場記錄，保存公共資源交易環(huán)節(jié)、交易過程的真實性的數(shù)據(jù)、視頻等

資料。

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3.4

電子檔案管理系統(tǒng)

用于電子文件的收集、整理、移交與電子檔案的接收、存儲、備份、利用、鑒定和安全管理的信息

系統(tǒng)。

3.5

檔案證明電子專用章

各級交易平臺檔案管理部門出具檔案證明時，用于識別單位身份并表明認可其中內(nèi)容真實性、完整

性的電子印章。

4基本要求

4.1應(yīng)遵循全程管理、統(tǒng)一規(guī)范、安全可靠和便于利用的原則。

4.2應(yīng)建立健全管理制度，明確檔案管理相關(guān)部門和人員的職責與分工。

4.3各級公共資源交易平臺服務(wù)機構(gòu)宜建立電子檔案管理系統(tǒng)，電子檔案管理系統(tǒng)安全性應(yīng)經(jīng)過相關(guān)

部門評估考核通過后方可投入使用，暫不具備條件建立電子檔案管理系統(tǒng)的公共資源交易平臺服務(wù)機構(gòu)

也可紙質(zhì)檔案,紙質(zhì)檔案管理按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.4應(yīng)對公共資源交易活動中電子檔案的形成、歸檔、存檔、服務(wù)等環(huán)節(jié)實行集中管理并全程監(jiān)控，

確保電子檔案真實性、可靠性、完整性。

4.5符合國家有關(guān)規(guī)定的公共資源交易電子文件應(yīng)以電子形式歸檔。除法律、法規(guī)另有規(guī)定外,不再歸

檔對應(yīng)紙質(zhì)材料。

5檔案范圍

5.1工程類

包括但不限于：項目登記備案表、立項批復(fù)資料、招標代理合同、招標公告、招標文件、更正公告、

澄清答疑、投標文件、開標記錄表、評審因素系數(shù)抽取表、資質(zhì)評審匯總表、保證金核驗表、評標結(jié)果

報告、專家評標匯總表、中標候選人公示、中標結(jié)果公示、專家廉政承諾書/回避承諾書以及其他資料。

5.2采購類

包括但不限于：采購計劃資料、采購公告、采購文件、更正公告、澄清答疑、投標文件、開標記錄

表、保證金核驗表、專家評標匯總表、評標結(jié)果報告、中標通知書、中標公告、專家廉政承諾書/回避

承諾書以及其他資料。

5.3自然資源類

包括但不限于：出讓公告、補充公告、終（中）止公告、報名信息資料、保證金繳納情況表、競價

結(jié)果表、成交結(jié)果公示以及其他資料。

5.4產(chǎn)權(quán)資產(chǎn)類

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包括但不限于：轉(zhuǎn)讓公告、更正公告、流拍公告、終（中）止公告、競價結(jié)果表、成交結(jié)果公示以

及其他資料。

5.5環(huán)境權(quán)類

包括但不限于：轉(zhuǎn)讓公告、更正公告、流拍公告、終（中）止公告、競價結(jié)果表、成交結(jié)果公示以

及其他資料。

5.6政府和社會資本合作（PPP）類

包括但不限于：采購計劃資料、采購公告、采購文件、更正公告、澄清答疑、投標文件、開標記錄

表、保證金核驗表、專家評標匯總表、評標結(jié)果報告、中標通知書、中標公告、專家廉政承諾書/回避

承諾書以及其他資料。

6系統(tǒng)要求

6.1公共資源交易平臺應(yīng)建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)。

6.2電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備在公共資源電子化交易過程中按照電子檔案數(shù)據(jù)標準實現(xiàn)歸檔功能，即

在公共資源交易過程中及時、準確、全面地捕獲電子文件元數(shù)據(jù)，并按照邏輯關(guān)系生成以項目為單位的

電子文件，自動生成交易項目電子檔案。電子檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)具備提供目錄檢索、檔案查詢、檔案檢

測等功能。

6.3電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)符合GB/T39784-2021。

7文件收集與整理

7.1文件收集

應(yīng)真實完整收集電子文件，內(nèi)容信息應(yīng)與其形成時保持一致，包括但不限于：

a)同一項目交易形成的電子文件應(yīng)真實、完整、齊全。

b)電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文處理單等應(yīng)齊全完整。

c)聲像類電子文件應(yīng)能客觀、完整地反映業(yè)務(wù)活動的主要內(nèi)容、人物和場景等。

d)郵件、網(wǎng)頁、媒體類電子文件的文字信息、圖片、音視頻文件等應(yīng)齊全、完整。

7.2文件整理

7.2.1應(yīng)在文件收集過程中完成保管期限鑒定、分類、排序、命名、存儲等整理活動。

7.2.2應(yīng)以件或卷為管理單位整理文件。

7.2.3應(yīng)在分類下根據(jù)項目交易活動、形成時間等關(guān)鍵字，對電子文件、紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)進行同步

排序，排序結(jié)果應(yīng)能保持電子文件，紙質(zhì)文件之間的有機聯(lián)系。

7.3電子檔案形成

7.3.1電子檔案在形成過程中，應(yīng)當符合國家法律法規(guī)規(guī)定的原件形式。

7.3.2電子檔案應(yīng)能夠有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容，并可以隨時調(diào)取查用，視為符合法律、法規(guī)要求的書面

形式。

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7.3.3除法律、法規(guī)規(guī)定不適用的情況外，經(jīng)認可的第三方認證電子簽名與手寫簽名或蓋章具有同等

的法律效力。

7.3.4符合下列條件的電子檔案，視為滿足規(guī)定的原件形式：

a）能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供隨時調(diào)取查用；

b）能夠保證電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起，內(nèi)容保持完整、來源可靠，未被非法更改；

c）在信息交換、存儲、讀取和顯示過程中發(fā)生的形勢變化不影響電子文件內(nèi)容的真實、完整；

d）采用符合國家標準的電子文件存儲格式，并能夠確保長期有效讀取。

8歸檔

8.1一般要求

8.1.1按照“一項一檔”的要求，將交易服務(wù)過程中產(chǎn)生的電子文檔、紙質(zhì)資料以及音視頻等按有關(guān)規(guī)

定統(tǒng)一歸檔。

8.1.2電子檔案管理人員使用電子檔案管理系統(tǒng)按照項目進場交易流程歸集電子文件，對電子文件的

真實性、完整性、可用性和安全性進行鑒定，發(fā)現(xiàn)缺失的電子文件應(yīng)注明原因，可進行補充的電子文件

應(yīng)補充完善，并記錄鑒定情況。

8.1.3公共資源交易平臺運行服務(wù)機構(gòu)應(yīng)啟用檔案證明電子專用章，在電子檔案歸檔時加蓋電子檔案

證明電子專用章。

8.1.4歸檔案卷應(yīng)齊全、完整、目錄清晰。

8.2檔案編目

8.2.1應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案總目錄，并根據(jù)公共資源交易內(nèi)容和性質(zhì)對檔案進行編碼。

8.2.2檔案以“件”為單位，將交易過程中產(chǎn)生的電子文件、元數(shù)據(jù)、操作痕跡數(shù)據(jù)、音視頻等數(shù)據(jù)

進行整理，根據(jù)項目的時間、類別、存檔期限等信息統(tǒng)一編號。

8.3歸檔時間與方式

8.3.1公共資源交易項目應(yīng)當在交易完成后10個工作日內(nèi)完成已生成電子文件的歸檔工作。

8.3.2可采用在線歸檔或離線歸檔方式，通過電子檔案管理系統(tǒng)客戶端或歸檔接口完成電子文件及其

元數(shù)據(jù)的歸檔。

8.4歸檔要求

電子檔案歸檔應(yīng)符合下列要求：

a）電子檔案應(yīng)標明載體編號、類別代碼、密級、存檔期限等。

b）電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)當同時歸檔，元數(shù)據(jù)應(yīng)符合國家相關(guān)標準。

c）加密的電子文件歸檔前應(yīng)做解密處理，明文歸檔。

d）對未在電子交易系統(tǒng)中留痕的應(yīng)歸檔材料，均需通過人工掃描等方式形成電子檔案（標準PDF

格式文件）留存。

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e）檔案室應(yīng)配備保管所需要的裝具和硬件設(shè)施，確保電子檔案的保管安全。歸檔載體應(yīng)遠離強磁

場、強熱源，并與有害氣體隔離。

9存檔

9.1一般要求

9.1.1公共資源交易平臺運行服務(wù)機構(gòu)在保證系統(tǒng)安全的基礎(chǔ)上，設(shè)定數(shù)據(jù)存儲和備份規(guī)則。有條件

的單位可增加一套異地封存保管。

9.1.2應(yīng)對已存檔的檔案數(shù)據(jù)每三個月進行一次定期檢查登記；每年進行一次抽樣機讀檢驗登記，抽

樣率不得低于10%，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。

9.2電子檔案存儲

9.2.1電子檔案的存儲模式，包括在線存儲、光盤存儲等。分門別類、集中有序的按照存儲路徑自動

在線存儲和自動刻錄電子檔案。

9.2.2應(yīng)為電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全存儲配置與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的在線存儲設(shè)備及光盤自

動刻錄設(shè)備。

9.2.3公共資源交易平臺運行服務(wù)機構(gòu)需保存近5年的進場交易項目電子檔案，保存保管期從電子檔

案證明電子專用章簽章之日起算。

9.2.4電子文件應(yīng)采用通用數(shù)據(jù)格式存儲，如數(shù)據(jù)有特殊要求無法使用通用數(shù)據(jù)格式存儲的，應(yīng)當提

供可安裝于通用計算機系統(tǒng)便于數(shù)據(jù)讀取、查閱和利用的應(yīng)用程序一同存檔，并在檔案記錄中進行說明。

9.3電子檔案備份

9.3.1應(yīng)定期將電子檔案進行遷移備份，有條件的單位可增加一套異地封存保管。

9.3.2應(yīng)采用一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等離線存儲介質(zhì)實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)等的離線備份。

9.3.3電子檔案或電子檔案離線存儲介質(zhì)自形成一年內(nèi)可送同級綜合檔案館電子檔案中心進行備份。

10檔案處置

10.1應(yīng)定期對電子檔案進行銷毀鑒定和解密審查，鑒定、審查程序應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。

10.2電子檔案存儲介質(zhì)自形成起5年內(nèi)，可移交同級綜合檔案館，移交保存的電子檔案須進行加密保

存。

10.3電子檔案的銷毀應(yīng)參照國家關(guān)于檔案銷毀的有關(guān)規(guī)定與程序執(zhí)行。

11檔案服務(wù)

11.1檔案服務(wù)應(yīng)嚴格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定。

11.2應(yīng)按規(guī)定提供檔案查詢服務(wù)，并做好檔案查詢記錄，確保檔案的保密性、完整性。

11.3公共資源交易電子檔案自形成之日起滿十五年向社會開放。

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11.4公安機關(guān)、檢察院、法院、紀檢監(jiān)察、審計部門或行業(yè)主管等部門因查辦案件或處理投訴需要調(diào)

取電子檔案，應(yīng)向公共資源交易平臺運行服務(wù)機構(gòu)出具相關(guān)手續(xù)按程序辦理,公共資源交易電子檔案調(diào)

取單參見附錄A。

11.5應(yīng)建立交易數(shù)據(jù)統(tǒng)計制度，保障數(shù)據(jù)質(zhì)量，及時統(tǒng)計并向有關(guān)電子服務(wù)系統(tǒng)和行政監(jiān)督部門推送

統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

11.6應(yīng)通過電子服務(wù)系統(tǒng)，向社會公開各類交易信息，接受社會監(jiān)督。

12檔案安全

12.1一般要求

12.1.1應(yīng)將檔案安全保密管理納入單位安全管理工作內(nèi)容，提供必要的人員、經(jīng)費、設(shè)施等保障，明

確電子檔案安全管理工作的主管領(lǐng)導(dǎo)、人員分工和崗位職責。

12.1.2應(yīng)建立健全檔案安全保密管理制度，定期進行保密知識培訓(xùn)，強化人員保密意識。

12.1.3應(yīng)嚴格按照《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南》的要求，制定電子檔案管理系統(tǒng)的安

全保護等級。

12.1.4電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)綜合運用數(shù)字簽名、可信時間戳等技術(shù)手段，防止電子檔案數(shù)據(jù)被篡改、

偽造，有效保障電子檔案的真實可信。

12.1.5各級公共資源交易中心、電子交易平臺軟件開發(fā)商、系統(tǒng)維護商、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商、設(shè)備服務(wù)商、

其他數(shù)據(jù)平臺不得將敏感數(shù)據(jù)擅自公開及用于商業(yè)用途。

12.1.6一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息泄密情況,應(yīng)及時采取補救措施,并按有關(guān)規(guī)定及時向同級檔案行政管理部

門和保密工作部門報告。

12.2保密

12.2.1電子文件按照保密程度的不同劃分為公開數(shù)據(jù)、敏感數(shù)據(jù)和保密數(shù)據(jù):

a）公開數(shù)據(jù)是指依據(jù)法律法規(guī)按照信息公開要求，在公共資源交易信息網(wǎng)主動公開的數(shù)據(jù)。包括

公示公告信息、公示公告信息澄清或修改信息、項目預(yù)算金額、開標信息、協(xié)議供貨和定點采購的成交

記錄、中標結(jié)果信息、暫?；蚪K止交易信息、市場主體信用信息，投訴、監(jiān)督檢查等處理決定公告等。

b）敏感數(shù)據(jù)是指除公開數(shù)據(jù)外的非保密數(shù)據(jù)，包括各類交易活動的統(tǒng)計數(shù)據(jù)和分析數(shù)據(jù)等。

c）保密數(shù)據(jù)是指法律法規(guī)規(guī)定的在一定時間段或長期不能對外公開的數(shù)據(jù)。包括中標結(jié)果確定前

的評標委員會成員名單、開標前的投標名單、網(wǎng)絡(luò)競價成交前的競買人名單、標底（底價）、評標活動

有關(guān)信息等。

12.2.2電子檔案中包含的電子文件，按照數(shù)據(jù)保密程度的不同，分層次開展共享和利用：

a）屬于公開數(shù)據(jù)的電子文件，在公共資源交易平臺公開。

b）屬于敏感數(shù)據(jù)的電子文件，共享和利用由同級公共資源交易主管部門批準，涉及重大敏感信息

時，應(yīng)當向省級公共資源交易主管部門報批。

c）屬于保密數(shù)據(jù)的電子文件，采用網(wǎng)絡(luò)傳輸方式提供利用時，應(yīng)采取身份認證、權(quán)限控制等安全

保密措施，并遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。

13評價改進

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13.1應(yīng)建立檔案服務(wù)監(jiān)督評價機制，定期開展檔案服務(wù)評價工作。

13.2評價內(nèi)容包括