服務行業人事檔案管理制度及流程一、制定目的及范圍為保障服務行業人事檔案的系統化、規范化管理，提升人力資源管理效率，特制定本制度。本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理，包括但不限于新員工入職檔案、在職員工檔案、離職員工檔案的建立、維護和管理。二、人事檔案管理原則人事檔案管理應遵循以下原則：1.真實：員工檔案信息必須真實、準確，杜絕虛假信息。2.完整：檔案內容要全面，涵蓋員工的基本信息、工作經歷、培訓記錄、考核結果等。3.保密：所有人事檔案信息需嚴格保密，僅限人力資源部及相關管理人員查閱。4.安全：檔案資料應妥善保存，防止丟失、損毀或泄露。三、人事檔案管理流程1.檔案建立1.1新員工入職：新員工在入職時需填寫《員工入職登記表》，提供身份證明、學歷證明等相關文件。1.2資料收集：人力資源部需將新員工提交的資料進行整理，并核對信息的真實性。1.3檔案錄入：將新員工的各類信息錄入人事管理系統，并生成個人檔案。1.4紙質檔案歸檔：將員工的紙質資料整理歸檔，按照部門及姓名分類存放，確保便于查找。2.檔案維護2.1在職員工檔案更新：在職員工如有職位變動、培訓經歷、考核結果等變更情況，需及時更新檔案信息。2.2定期審核：人力資源部門每半年對在職員工的檔案進行一次全面審核，確保信息的準確性和完整性。2.3檔案管理責任：各部門需指定專人負責本部門員工檔案的維護和更新，確保責任落實。3.離職員工檔案管理3.1離職手續辦理：員工離職時需填寫《離職申請表》，并與人力資源部進行離職面談。3.2檔案整理：離職員工的檔案需進行整理，包括離職原因、離職考核結果等，并更新人事管理系統。3.3檔案保存：離職員工的紙質檔案需按照相應的保存期限進行保存，通常為離職后五年。4.檔案查閱與利用4.1查閱申請流程：需查閱員工檔案的人員需提出書面申請，說明查閱目的，經人力資源經理批準后方可查閱。4.2查閱記錄：所有查閱檔案的記錄需進行登記，注明查閱時間、查閱人員及查閱目的，以備后續審查。5.檔案的銷毀5.1銷毀申請流程：對于需要銷毀的檔案，須填寫《檔案銷毀申請表》，并說明銷毀原因。5.2審批流程：銷毀申請需經人力資源部經理審核批準，方可進行銷毀。5.3銷毀記錄：銷毀后需填寫《檔案銷毀記錄表》，記錄銷毀的檔案名稱、數量及銷毀時間等信息。四、檔案管理職責1.人力資源部職責：全面負責公司人事檔案的建立、維護、更新及管理工作，制定相關規章制度。2.部門負責人職責：協助人力資源部管理本部門員工檔案，確保信息的及時更新和準確性。3.員工職責：如實填寫個人信息，及時向人力資源部報告個人信息變更情況。五、檔案管理的監督與反饋機制為確保人事檔案管理流程的有效實施，需建立監督與反饋機制。1.定期檢查：人力資源部定期對各部門檔案管理情況進行檢查，發現問題及時整改。2.員工反饋：員工可向人力資源部提出對檔案管理流程的意見與建議，定期收集反饋信息。3.流程優化：依據檢查結果和員工反饋，定期對檔案管理制度及流程進行優化調整，確保其適應性與高效性。六、檔案管理的培訓與宣傳為提升員工對人事檔案管理的認識與重視程度，需定期開展相關培訓與宣傳活動。1.培訓計劃：定期組織人事檔案管理培訓，特別是針對新員工及相關管理人員。2.宣傳資料：制作人事檔案管理制度宣傳手冊，向全體員工發放，提高大家對檔案管理重要性的理解。七、附則本制度自發布之日起實施，所有員工均需遵守。人力資源部有權根據實際情況對本制度進