ICS01.140.20

CCSR01

團體標準

T/WHGX008—2023

檔案信息化管理規范

學兔兔標準下載

2023-11-10發布2023-11-15實施

武漢市高新技術產業協會發布

T/WHGX008—2023

檔案信息化管理規范

1范圍

本文件規定了檔案信息化管理的總則、應用系統基礎建設、電子文件管理。

本文件適用于檔案信息化的管理。

2規范性引用文件

下列文件中的內容通過文中的規范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應的版本適用于本文件。不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T11822科學技術檔案案卷構成的一般要求

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規范

GB/T22239信息安全技術網絡安全等級保護基本要求

GB/T22240信息安全技術網絡安全等級保護定級指南

GB/T29194電子文件管理系統通用功能要求

GB/T39784電子檔案管理系統通用功能要求

DA/T31紙質檔案數字化規范

DA/T46文書類電子文件元數據方案

DA/T47版式電子文件長期保存格式需求

DA/T50數碼照片歸檔與管理規范

DA/T58電子檔案管理基本術語

DA/T70文書類電子檔案檢測一般要求

DA/T78錄音錄像檔案管理規范

3術語和定義

DA/T58界定的以及下列術語和定義適用于本文件

3.1

電子文件electronicdocument

國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、信

學兔兔息化加工、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。標準下載

3.2

電子檔案electronicrecord

具有憑證、查考和利用價值并歸檔保存的電子文件。

3.3

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元數據metadata

描述電子文件的內容、結構、背景及其整個管理過程的數據。

4總則

4.1總體要求

4.1.1電子文件與電檔案管應堅持“統一管理、全程管理、規范標準、便于利用、安全保密的的管理原

則。

4.1.2應建設、配備必要的檔室信息化基礎設施和應用系統，為電子文件與電子檔案管理提供技術保障。

4.1.3應基于安全的網絡環境和離線存儲設備實施電子文件和電子檔案管理，保障數據信息安全。

4.1.4電子文件及電子檔案管理系統功能的規劃設計，應符合GB/T29194、GB/T39784等標準的規定。

4.2工作原則

4.2.1可靠性原則

電子文件與電子檔案，應由經過授權和確認的法定形成者在既定的業務活動中，在特定的時間內，

通過經過安全核驗的系統生成。

4.2.2規范性原則

電子檔案管理應明確管理和技術要求，對電子檔案的形成、歸檔、保存、利用等全過程進行控制，

做到各環節程序規范。

4.2.3合規性原則

電子檔案的內容數據、元數據及管理數據等要素，均應符合相關標準要求，各組成要素齊全、完

整、規范、可讀。

4.2.4安全性原則

電子檔案管理，應符合國家檔案開放規定以及有關規定，加強檔案數字化各個環書的管理工作，

確保數字化檔案的安全。

4.3元數據

4.3.1業務系統與電子檔案管理系統應內置元數據方案，并實現元數據的傳輸、解析、交換、利用。

4.3.2元數據的捕獲方式和捕獲節點應在業務系統和電子檔案管理系統設計與開發過程中進行規劃，實

4.3.3元數據的捕獲方式包括直接提取、計算寫入、默認賦值及人工錄入等。

4.3.4元數據的捕獲節點包括但不限于:項目電子文件管理生命周期中的捕獲、歸檔、接收、整理、保

管、利用、鑒定、處置、移交等各個節點。

4.3.5電子文件歸檔時，應同時歸檔對應的元數據，確保元數據與所描述的項目電子文件之間的關聯關

系。

學兔兔4.3.6電子文件與電子檔案元數據的設置應根據DA/T46的要求,設置文標準下載件實體、機構人員實體業務實

體、關系實體。

5應用系統基礎建設

5.1一般要求

5.1.1檔案信息化基礎設施和安全設施應能夠保障業務系統與電子檔案管理系統的正常運行，滿足電

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子文件形成、歸檔與電子檔案管理活動的實際需求。

5.1.2信息系統與電子檔案管理系統運行的網絡應能滿足檔案資源安全管理的要求，應為檔案部門部

署局域網、互聯網等網絡基礎設施。

5.1.3應配備與電子檔案管理系統相適應的系統運行環境：

a)硬件系統，包括但不限于：

—直接使用服務器；

—存儲等物理設備。

b）軟件系統，包括但不限于：

—關系型數據庫管理系統；

—網絡操作系統；

—中間件。

5.1.4應為電子檔案系統配置備份設備，可采用但不限于：

—虛擬帶庫；

—物理帶庫；

—藍光光盤帶庫；

—磁盤陣列；

—網絡安全設備。

5.1.5根據系統硬件與基礎軟件生命周期、技術升級、故障、性能等實際情況，適時進行更新、升級。

5.2功能要求

5.2.1系統文件管理功能執行GB/T18894中5.1的要求。

5.2.2電子檔案管理系統應按照GB/T18894中5.2給出的要求開發、配置電子檔案管理基本功能和

擴展功能。

5.3安全管理要求

5.3.1電子檔案管理系統安全管理應執行GB/T18894中5.4的要求

5.3.2電子檔案管理系統應根據網絡類型的不同，滿足網絡安全等級保護要求。

5.3.3電子檔案管理系統存儲電子檔案時，參照《檔案信息系統安全等級保護定級工作指南》《檔案

信息系統安全保護基本要求》，并執行GB/T22239、GB/T22240的規定。

5.3.4電子檔案管理系統的建設應符合GB/T39784的規定。

6電子文件管理

6.1文件歸檔

6.1.1業務系統應具備電子文件管理功能，通過設置電子文件管理模塊或專門的電子文件管理系統實

施電子文件管理。

6.1.2電子文件應能夠轉換成符合國家規范的文件格式，應具備格式開放，可轉換，易于利用等要求。

學兔兔6.1.3電子文件應以單份文文件或一個組合文件作為一個保管單位，并能標準下載夠按照內置規則對單份電子

文件及組合電子文件命名。

6.1.4應對電子檔案與紙質檔案進行同步整理、審核、匯總成套等工作。

6.1.5電子檔案的整理應根據GB/T11822、DA/T50、DA/T78的要求。

6.2文件存儲

6.2.1電子檔案管理系統可參照紙質檔案分類方案進行分類，集中有序地存儲電子檔案

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6.2.2采取在線存儲項目電子檔案時，應配備相應的運行環境。

6.2.3在線存儲應定期掃描、診斷，發現問題并及時處理。

6.2.4電子檔案的存儲應執行GB/T18894中第9.1的規定。

6.3備份

6.3.1重要的電子檔案應當異地異質備份。

6.3.2應同時備份保障數據恢復的管理系統與應用軟件。

6.3.3電子檔案的各份應執行GB/T18894中9.2的規定。

6.4利用

6.4.1應建立電子檔案利用制度，對利用的范圍、方式、對象、審批等做出規定。

6.4.2電子檔案保管單位應建立專門的電子檔案數據利用庫，與長期保存的項目電子檔案數據庫分離。

6.4.3應根據職務、職責等要求為利用者設置相應的利用權限，并在利用權限允許范圍內檢索、瀏覽、

復制、下載電子檔案及其元數據。

6.4.4對電子檔案采取在線利用方式時，應實行審批和登記程序，建立可溯源的審計跟蹤記錄，確保

項目電子檔案不會超授權利用、復制或公布。

6.4.5電子檔案及其元數據的存儲介質不得外借，其使用應在檔案部門的監控范圍內。

6.5統計

檔案管理機構應對接收、保管、利用等情況進行統計并建立臺賬，應執行GB/T18894中9.4的規

定。

6.6鑒定

6.6.1應定期對電子檔案進行鑒定，鑒定方法及程序應符合DA/T70的要求。

6.6.2檔案部門應根據本單位檔案保管期限表進行電子檔案銷毀鑒定，提出鑒定對象的續存或銷毀意

見，必要時可協商相關職能部門。

6.6.3鑒定意見需經上級領導或主管部門審核、批準后方可實施。

6.7轉換與遷移

電子檔案及其元數據的轉換或遷移，應執行GB/T18894中第10.2的規定。

6.8移交與銷毀

6.8.1電子檔案的驗收與移交應參照《電子檔案移交與接收辦法》等有關規定執行。

6.8.2電子檔案及其元數據的銷毀，應執行GB/T18894中第10.3的規定。

7保密管理

學兔兔7.1運行管理要求標準下載

檔案管理責任部門或第三方檔案管理服務機構應接受檔案行政管理部門、保密工作部門的保密審查

和指導監督，并與信息化實施單位簽訂保密協議。

7.2人員管理

檔案信息化加工人員卜崗前應接受保密安全培訓，簽訂保密承諾書，并保持相對穩定。信息化服

務機構對參加信息化工作的人員，應進行身份登記和安全保密審查。

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7.3管理制度

檔案信息化過程中應實行保密管理領導責任制，制定與信息涉密等級相應的管理制度，定期對制度

實施情況進行檢查。

7.4場所管理

7.4.1信心化加工場所一般設在數字化實施單位內部，按臨時保密要害部位進行管理。加工場所應安

裝監控攝像頭和錄像設備，全程攝錄加工現場情況備查。

7.4.2數字化加工場所應配備專門的儲物柜，用于工作人員存放私人物品。不得數字化加工人員將個

人手機、數碼拍攝設備及移動存儲介質等帶入數字化加工場所。不得存放易燃、易爆物品。

7.4.3應制定消防預案，配備一定數量的手攜消防器材，定期、專人檢查。設置兼職消防安全員，實

施消防安全員值日制度，定期檢查，發現異常情況立即報告并采取適當措施。

7.5設備管理

7.5.1信息化加工過程中所使用的掃描儀、照相機、計算機及存儲等設備，應符合有關保密技術標準

和保密要求。

7.5.2應根據所加工檔案的最高密級，確定計算機及其存儲質的密級，并采取