公司檔案管理制度及流程?一、總則1.目的為了加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協議、報表、圖紙、信函、照片、音像資料等。二、檔案管理職責1.綜合管理部負責制定和完善公司檔案管理制度，并監督執行。負責公司檔案工作的統籌規劃、組織協調和業務指導。負責集中統一管理公司各類檔案，包括但不限于行政檔案、人事檔案、財務檔案、業務檔案等。負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。負責檔案信息的開發利用，為公司各項工作提供檔案資料支持。2.各部門負責本部門檔案工作的具體實施，指定專人負責檔案的收集、整理和保管。按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部移交應歸檔的檔案。積極配合綜合管理部開展檔案管理工作，提供必要的協助和支持。三、檔案收集1.收集范圍公司設立、變更、注銷過程中形成的各類文件，如營業執照、公司章程、股東會決議等。公司內部的規章制度、工作流程、通知、通報等文件。公司與外部單位簽訂的合同、協議、意向書等文件。公司的財務報表、審計報告、稅務資料等文件。公司的人事檔案，包括員工入職申請表、勞動合同、培訓記錄、考核評價等。公司的業務檔案，如項目策劃書、招投標文件、客戶資料、業務往來函件等。公司的工程檔案，如工程圖紙、施工方案、竣工驗收報告等。公司的會議記錄、紀要、決議等文件。公司的重要活動記錄，如慶典活動、培訓活動、團建活動等的照片、錄像、文字資料等。其他具有保存價值的文件、資料。2.收集要求各部門應明確檔案收集責任人，負責本部門檔案的及時收集。檔案收集應確保文件資料的完整性、準確性和真實性，不得遺漏、篡改或偽造。對于重要文件和資料，應及時收集并妥善保管，防止丟失或損壞。各部門應定期對本部門的檔案進行清理和核對，發現問題及時整改。3.收集時間各類文件資料形成后，應在一個月內整理歸檔。項目結束后，項目負責人應在項目驗收后的兩周內將項目檔案整理歸檔。員工離職后，所在部門應在員工離職后的一周內將其人事檔案移交綜合管理部。四、檔案整理1.分類標準公司檔案分為行政檔案、人事檔案、財務檔案、業務檔案、工程檔案等五大類。行政檔案包括公司文件、會議記錄、規章制度、證照印章等。人事檔案包括員工個人信息、勞動合同、培訓記錄、考核評價等。財務檔案包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。業務檔案包括項目策劃書、招投標文件、客戶資料、業務往來函件等。工程檔案包括工程圖紙、施工方案、竣工驗收報告等。2.整理方法按照分類標準對收集到的檔案進行分類。對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性。對檔案進行裝訂、編目、裝盒等整理工作，確保檔案整齊、美觀、便于查閱。編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。五、檔案歸檔1.歸檔原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。便于保管和利用。2.歸檔流程各部門檔案收集責任人將整理好的檔案移交本部門負責人審核。本部門負責人審核無誤后，填寫檔案移交清單，將檔案移交綜合管理部。綜合管理部檔案管理人員對移交的檔案進行檢查和核對，確認無誤后辦理簽收手續。綜合管理部檔案管理人員按照檔案分類標準和編號規則對檔案進行分類、編號、裝盒，并將檔案上架存放。六、檔案保管1.保管要求綜合管理部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準。對檔案應進行定期檢查和清點，發現問題及時處理。對電子檔案應進行備份，并存儲在不同的介質上，如硬盤、光盤、磁帶等，確保電子檔案的安全。2.保管期限公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案包括公司設立、變更、注銷過程中形成的各類文件，如營業執照、公司章程、股東會決議等；公司的財務決算報告、審計報告等；公司的重要合同、協議等。長期保管的檔案包括公司的規章制度、工作流程、通知、通報等文件；公司的人事檔案；公司的業務檔案等，保管期限為[X]年。短期保管的檔案包括公司的一般性文件、資料等，保管期限為[X]年。3.檔案借閱因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱事由、借閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，交綜合管理部檔案管理人員審核。綜合管理部檔案管理人員審核通過后，辦理檔案借閱手續，借閱人應在規定的借閱期限內歸還檔案。借閱檔案應保持檔案的完整性和保密性，不得擅自涂改、復印、轉借或損壞檔案。如需長期借閱檔案，應經公司分管領導批準。4.檔案歸還借閱人應在借閱期限屆滿前歸還檔案，如需續借，應提前辦理續借手續。檔案管理人員在接收歸還的檔案時，應認真檢查檔案的完整性和保密性，如發現問題應及時處理。七、檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則以國家有關法律法規和公司檔案管理制度為依據，對檔案進行鑒定。堅持全面、歷史、發展的觀點，準確判定檔案的價值。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定小組負責對公司檔案進行定期鑒定，提出檔案銷毀意見。3.鑒定方法檔案鑒定小組應根據檔案的保管期限、內容價值、利用情況等因素，對檔案進行綜合分析和評估。對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應予以銷毀。對仍有保存價值但已不符合現行檔案管理要求的檔案，應進行重新整理和歸檔。4.銷毀流程檔案鑒定小組提出檔案銷毀意見后，填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、數量、保管期限等信息，經公司分管領導批準后實施。檔案銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。檔案銷毀過程中，應指定專人負責監督，并填寫檔案銷毀記錄，記錄銷毀時間、地點、方式、監督人等信息。檔案銷毀記錄應與檔案銷毀申請表一并保存。八、檔案信息化管理1.信息化建設目標建立公司檔案信息管理系統，實現檔案的數字化管理和信息化利用。提高檔案管理工作的效率和質量，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務。2.信息化建設內容檔案信息錄入：將公司各類檔案進行數字化處理，錄入檔案信息管理系統，建立檔案數據庫。檔案檢索查詢：在檔案信息管理系統中建立完善的檢索查詢功能，方便用戶快速查找所需檔案信息。檔案借閱管理：通過檔案信息管理系統實現檔案借閱的在線申請、審批、登記等功能，提高檔案借閱管理的效率和透明度。檔案安全管理：采取必要的安全措施，確保檔案信息在存儲和傳輸過程中的安全，防止檔案信息泄露和丟失。3.信息化管理要求檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統的操作技能，確保檔案信息的準確錄入和及時更新。定期對檔案信息管理系統進行維護和升級