信息工作1信息工作概述2信息工作程序圖3信息的收集與整理4信息的傳遞與存儲5信息的開發(fā)與利用6信息的反饋7技能訓(xùn)練教學(xué)目的

通過本模塊的學(xué)習(xí)，熟悉信息工作的基本程序，能夠運用多種方法收集信息及對信息進行系統(tǒng)整理、有效傳遞、有序存儲、開發(fā)利用，掌握信息利用服務(wù)的方法并做好信息服務(wù)工作。

教學(xué)重點與難點1、教學(xué)重點信息工作的程序與方法；收集信息的渠道和方法；信息整理工作；傳遞信息工作；信息利用與反饋工作。2、教學(xué)難點信息工作的程序與方法；信息工作案例分析；技能訓(xùn)練。案例導(dǎo)入：

（教材）P179案例一、二

小張是剛從大學(xué)畢業(yè)分配來的某廠辦公室秘書，雖然他早就聽人說過信息是資源，是財富，但究竟它的價值有多大，對領(lǐng)導(dǎo)決策起多大作用，總感到說不清。在一次領(lǐng)導(dǎo)辦公會上，辦公室盧主任讓小張做記錄，他才對信息工作有了切身的理解。

會上，管設(shè)備的副廠長提出技術(shù)改造方案，以提高企業(yè)的競爭力，要求把剛剛收回的一大筆資金，重點投放到購買機械設(shè)備上。管財務(wù)、管生產(chǎn)的副廠長都表示支持。當廠長正要拍板決斷時，盧主任說他想向各位領(lǐng)導(dǎo)匯報一個新情況，供領(lǐng)導(dǎo)們參考。領(lǐng)導(dǎo)們的目光一起轉(zhuǎn)向了他。“我先說幾條信息請領(lǐng)導(dǎo)們參考：一是我國糧食進入市場后，糧價上調(diào)的趨勢十分明顯；二是國際上幾個主要糧食進口量大的國家今年均遭自然災(zāi)害，國際性糧食歉收趨勢已定；三是供應(yīng)我廠工業(yè)糧食原料產(chǎn)量區(qū)今年都遭到嚴重的水災(zāi)；第四，今年又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)發(fā)展很快的一年，這些鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)不少是利用其資源優(yōu)勢從事投資少見效快的食品和釀酒業(yè)，都將以糧食為原料。根據(jù)以上情況，我預(yù)計，近期糧價必上漲，而且上漲幅度較大，可能每千克上漲0．2至0．5元之間；我廠每年工業(yè)原料用糧10萬噸，按每千克原料用糧上漲0．3元計算，每噸將上漲300元，10噸就是3000元，全年就是3千萬!因此，我建議當務(wù)之急是在糧食漲價前購進原料，這樣可以降低成本，提高競爭力，獲得可觀的經(jīng)濟效益。然后再把獲得的盈利投入技術(shù)改造；由于經(jīng)濟實力增強了，我們進行技術(shù)改造的起點可以更高些，最好能達到國際先進水平。這樣，就為我們的產(chǎn)品參與國際市場競爭打下了堅實的基礎(chǔ)。……”盧主任的發(fā)言結(jié)束后，會場一片寂靜。領(lǐng)導(dǎo)們有的拿出計算器仔細地算著；有的掏出鋼筆，在本子上寫著；還有的托著腮在沉思……過了一會兒，廠長的發(fā)言打破了寂靜：“盧主任提出了一個值得我們深思的問題。我同意他對糧食價格變化所作的分析和預(yù)測。擺在我們面前的問題，是先搞基本建設(shè)和技術(shù)改造，還是先購進即將漲價的原料，取得經(jīng)濟效益后再以更大的投入進行高起點的技術(shù)改造。請大家對這兩個方案再議一議。”大家七嘴八舌討論起來，會議氣氛十分活躍。經(jīng)過反復(fù)比較、分析、論證，廠領(lǐng)導(dǎo)最后一致同意采納盧主任的建議：先購進糧食原料，再進行技術(shù)改造。后來的事實證明，盧主任的預(yù)測是完全正確的，他的方案使企業(yè)獲得了巨大的利潤，整整多賺了一個億!小張敬佩地對盧主任說：“看來信息是金錢的說法一點不假!您是怎樣獲得這些信息的呢?”盧主任說：“信息變化極快，信息工作無止境。這次我們雖然從大量信息中淘出了一些金沙，但不知還有多少金礦等待我們?nèi)ラ_掘、去淘洗、去利用。稍一馬虎，它就會從你眼皮底下溜走。淘金，把小張引入了對信息工作的深層思索從這件事中，你對信息工作有哪些認識與啟發(fā)？

1信息工作概述信息的含義及類型（閱讀教材：P172）

對事物的特征和變化的客觀描述，是事物的運動狀態(tài)經(jīng)過一定的方式傳遞后的再現(xiàn)。文字形態(tài)、聲像形態(tài)和記憶形態(tài)。信息的特點（大家談）

1、可量度2、可識別3、可轉(zhuǎn)換4、可存儲5、可處理6、可傳遞7、可再生8、可壓縮9、可利用10、可共享信息對秘書工作的意義秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)；秘書人員處理日常事務(wù)的依據(jù)。秘書人員起草文書的基礎(chǔ)；秘書人員協(xié)助管理、協(xié)調(diào)關(guān)系的依據(jù)。

信息工作的基本要求及時、準確、全面、適用目前最急需的信息預(yù)測性信息動態(tài)性信息反饋性信息綜合性信息秘書信息工作的特點普遍性緊迫性開拓性

2信息工作程序圖收集整理存儲傳遞利用開發(fā)反饋3信息的收集與整理信息的收集

1、范圍

政策法規(guī)信息；社會動態(tài)信息組織內(nèi)部信息；國際信息同級相關(guān)信息；貿(mào)易信息客戶信息；交際信息

信息的收集2．渠道信息網(wǎng)絡(luò)渠道、大眾傳描媒介渠道文書渠道、調(diào)查渠道會議渠道、圖書館渠道關(guān)系渠道、信訪渠道檔案渠道、信息機構(gòu)渠道信息的收集

3、方法

1)觀察法2)詢問法3)問卷法4)閱讀法5)交換法6)索取法7)購置法8)網(wǎng)絡(luò)法信息的收集

4、原則價值原則時效性原則層次性原則針對性原則全面系統(tǒng)性原則信息整理

1、分類方法1）字母分類法；2）主題分類法；3）來源分類法；4）地區(qū)分類法；5）數(shù)字分類法；6）時間分類法。信息整理

2、篩選方法1）查重法。2）時序法。3）比較法。4）測評法。

3、校核方法1）溯源法。2）比較法。3）核對法。4）邏輯法。5）調(diào)查法。6）數(shù)理統(tǒng)計法。信息整理

4、綜合分析方法1）點面結(jié)合法。2）定性定量分析法。3）預(yù)測分析法。

5、信息加工的形式1）編寫信息簡報。2）信息資料的編寫。4信息的傳遞與存儲信息傳遞的方法（4個）當面對話召開會議

1、語言傳遞

接打電話電臺傳送電視傳輸

文本

2、文字傳遞

表格圖表

表格示例收文機關(guān)名稱收文號

收文日期

年月日存檔號

柱狀圖餅狀圖折線圖框圖收集整理存儲傳遞利用開發(fā)反饋組織圖校長教學(xué)副校長副校長后勤副校長教務(wù)科實習(xí)基地教研組圖書館實驗室學(xué)生科招生就業(yè)辦辦公室人事科總務(wù)科財務(wù)室門衛(wèi)食堂醫(yī)務(wù)室信息傳遞的方法電話、電報

3、電訊傳遞

傳真電子郵件攝影、攝像

4、實物及輔助設(shè)備傳遞投影實物展示

信息存儲

1、方法登記編碼存放排列檢索

2、方式手工存儲、計算機存儲、電子存儲、縮微膠片存儲。5信息的開發(fā)與利用信息的開發(fā)

1、形式剪報、剪報、索引、目錄編制、文摘簡訊、調(diào)查報告、資料冊和綜述。

2、方法匯集法。歸納法。縱深法。連橫法。圖表法。轉(zhuǎn)換法。信息的利用

1、信息利用服務(wù)的途徑

（1）信息檢索服務(wù)①信息復(fù)制服務(wù)。②信息發(fā)布服務(wù)。

③數(shù)據(jù)庫檢索服務(wù)。④網(wǎng)絡(luò)信息檢索。⑤電子期刊利用。信息的利用

(2)信息加工服務(wù)(3)定題、查詢利用服務(wù)(4)信息咨詢服務(wù)(5)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)6信息的反饋信息反饋的形式

1、正反饋和負反饋2、縱向反饋和橫向反饋3、前反饋和后反饋信息反饋的方法

1、口頭反饋2、書面反饋3、通訊反饋注意事項既報喜也報憂做到快準結(jié)合做到深淺結(jié)合做到冷熱結(jié)合7技能訓(xùn)練1．收集有關(guān)環(huán)保信息，然后將信息資料整理成一本小冊子，供宣傳普及用。2．收集技能考證方面的信息，包括外語等級、計算機等級、教師資格證證書、職業(yè)資格鑒定證書、上崗資格證書等，因各人情況不同，請你根據(jù)你小組成員的情況，整理出適合他們參加考試的信息。3．到學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)辦公室索取今年來本校招聘的用人單位信息，并將這些信息整理加工，形成《今年招聘計劃表》、《用人單位對畢業(yè)生素質(zhì)的要求》等信息材料。問題討論1、為什么說“在一定程度上，秘書工作就等于接收、變換、傳輸信息的工作”？2、秘書收集信息的渠道和方法有哪些？3、秘書如何做好信息整理工作？4、秘書如何準確、快速地傳遞信息？5、秘書如何做好利用與反饋工作？9、青少年是一個美好而又是一去不可再得的時期，是將來一切光明和幸福的開端。。4月-254月-25Tuesday,April8,202510、人的志向通常和他們的能力成正比例。16:43:4416:43:4416:434/8/20254:43:44PM11、夫?qū)W須志也，才須學(xué)也，非學(xué)無以廣才，非志無以成學(xué)。4月-2516:43:4416:43Apr-2508-Apr-2512、越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯兒。16:43:4416:43:4416:43Tuesday,April8,202513、志不立，天下無可成之事。4月-254月-2516:43:4416:43:44April8,202514、古之立大事者，不惟有超世之才，亦必有堅忍不拔之志。08四月20254:43:44下