檔案資料管理系統(tǒng)總則第一條：為了完整、系統(tǒng)地保存本公司在工作活動中形成的公文、圖紙、合同、資料、簿冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片、傳真等各種門類和各種載體檔案，提高歸檔文件材料的質(zhì)量，以適用公司領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和公司各項工作的需要，為公司積累門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案史料，特擬訂檔案管理辦法。二、檔案的分級負(fù)責(zé)與歸口管理第二條：本公司的檔案管理為“兩級分工管理制”即公司為“一級管理”由綜合部部負(fù)責(zé)；各職能部門為“二級管理”，由各部門自行負(fù)責(zé)。第三條：鑒于本公司的歸檔文件資料面廣、量大，因此必須分工歸口管理，具體分工管理如下：公司一級管理歸檔范圍：部門（含部門）以上的各種計劃、方案、規(guī)劃。部門（含部門）以上的各種總結(jié)、報告。部門（含部門）以上的各種重要通知、通報。部門（含部門）以上的各種文件、紀(jì)要、大事記。各種協(xié)議書、合同書。各種工程圖紙底圖。各種設(shè)備檔案及說明書。各類工程檢測、鑒定報告。公司財務(wù)部、公司年初財務(wù)預(yù)算報告及年終財務(wù)報告。（10）公司各種審計報告、資產(chǎn)評估報告。（11）公司各種管理規(guī)章制度。（12）公司各種注冊、登記證件、政府批文。（13）公司各種法律、公證文件。（14）公司各部門經(jīng)理人事檔案（其余員工的人事檔案由人事主任保管）。（15）有董事會成員總經(jīng)理參加的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和社會活動的圖片資料及電視資料片。（16）公司發(fā)展大事記。（17）公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。（18）公司通訊。部門二級檔案管理歸檔范圍：公司、部門及職員的各種計劃、方案、規(guī)劃。公司、部門及職員的各種總結(jié)、報告。公司、部門及職員的各種重要通知、通報。公司、部門及職員的各種文件、紀(jì)要、大事記。公司的各種管理制度。其它各種職能業(yè)務(wù)性文件資料等。三、公司檔案分類表類別細(xì)目名稱編號基本范圍經(jīng)營管理類經(jīng)營決策000000公司規(guī)劃，重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策，公司發(fā)展規(guī)劃，方案目標(biāo)管理等。計劃工作000000公司中長期計劃，年（季）度計劃，各項專業(yè)發(fā)展計劃，全面計劃管理工作。統(tǒng)計工作000000各種統(tǒng)計報表，公司綜合性統(tǒng)計分析工作等。公司管理000000公司行政管理、各種管理制度。財務(wù)管理000000資金管理，價格管理，會計管理，資金流通管理。物資管理000000物資供應(yīng)，倉庫管理，廢舊物資回收與修舊利廢等。樓宇租賃、售租000000市場分析，客戶調(diào)查，樓宇銷售，廣告宣傳，售后服務(wù)工作等。行政管理類行政事務(wù)000000公司綜合性行政事務(wù)工作，司務(wù)會議，總經(jīng)理辦公室工作，文秘工作，機(jī)要保密工作等。安全保衛(wèi)-000000消防，保衛(wèi)等。法律事務(wù)000000合同管理，涉外法律事務(wù)等。審計工作000000各專項審計工作活動等。人事管理000000干部管理，工人招聘、錄用、調(diào)配工作等。勞動管理000000勞動定額、定員，勞動調(diào)配，勞動工資，勞動保護(hù)等。培訓(xùn)工作000000職工在職培訓(xùn)，管理干部開發(fā)等。檔案和信息管理000000公司檔案工作，各類數(shù)據(jù)管理，電子計算機(jī)系統(tǒng)，情報工作，圖書資料工作等。醫(yī)療衛(wèi)生000000員工防病治病，計劃生育工作等。后勤福利000000員工生活福利，宿舍等。外事工作000000公司涉外活動等。生產(chǎn)技術(shù)管理類生產(chǎn)調(diào)度000000生產(chǎn)組織、調(diào)度指揮工作等。質(zhì)量管理000000公司質(zhì)量管理，樓宇質(zhì)量檢測和質(zhì)量控制工作等。能源管理000000能源消耗定額管理，功能降耗工作等。安全管理000000安全生產(chǎn)，工傷事故處理，職工安全教育等。技術(shù)管理000000新工程開發(fā)，技術(shù)成果管理，技術(shù)引進(jìn)，技術(shù)創(chuàng)新和采用新技術(shù)，合理化建議等。環(huán)境保護(hù)000000環(huán)境保護(hù)檢測與控制，污染治理等。計量工作000000各種計量檢測工作。標(biāo)準(zhǔn)化工作000000公司標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，各種標(biāo)準(zhǔn)檔案。生產(chǎn)類產(chǎn)品類細(xì)目名稱按工程項目或建筑項目設(shè)置000000同一工程項目內(nèi)，包含工程的勘探測繪圖、總體規(guī)劃圖、各類設(shè)計圖、施工圖、水電圖、竣工驗收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程。設(shè)備儀器類設(shè)備儀器檔案細(xì)目名稱按設(shè)備種類設(shè)置000000同一設(shè)備儀器類，含設(shè)備購置安裝調(diào)試、運行，維護(hù)修理各設(shè)備管理等全過程。注：編號解釋說明，（公司）（類別）（年份）（細(xì)目名稱）（月）（日）（編號）四、檔案的保管工作第五條：檔案的保管工作必須按規(guī)范進(jìn)行科學(xué)管理。其程序如下：（一）歸檔程序：登記編號分類立卷資料收集登記編號分類立卷資料收集歸檔管理檢索目錄歸檔管理檢索目錄（二）保管程序：經(jīng)常維護(hù)日常保管歸還（銷號）借閱（登記經(jīng)常維護(hù)日常保管歸還（銷號）借閱（登記）第六條：歸檔的文件資料，必須根據(jù)其性質(zhì)區(qū)別密級（秘密、機(jī)密、絕密）和保管年限（短期、長期、永久）進(jìn)行分類立卷。第七條：必須建立按分工歸口管理的檔案借閱管理辦法。凡屬公司一級管理的檔案——借閱一般檔案資料由綜合部部長批準(zhǔn)。借閱秘密檔案資料由總經(jīng)理助理批準(zhǔn)。借閱機(jī)密檔案資料由副總經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱絕密檔案資料由總經(jīng)理批準(zhǔn)。凡屬部門二級管理的檔案——借閱一般檔案資料由部門文員辦理。借閱秘密檔案資料由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱機(jī)密檔案資料由總經(jīng)理助理批準(zhǔn)。借閱絕密檔案資料由副總經(jīng)理批準(zhǔn)。凡借出或歸還都必須健全登記和注銷手續(xù)。第八條：對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料經(jīng)綜合部部長鑒定后，副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記后予以銷毀。第九條：檔案管理部門必須做好經(jīng)常性的防潮、防曬、防蟲、防鼠、防火、防盜等維護(hù)性工作。第十條：檔案管理員應(yīng)建立借（查）閱登記本，按文件名、借（查）閱日期、歸還日期等內(nèi)容填寫，并由借（查）閱人簽名。第十一條：檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時上報人事行政部經(jīng)理，重要問題應(yīng)及時上報總經(jīng)理。第十二條：要妥善保管檔案，謹(jǐn)防丟失，不得隨意轉(zhuǎn)借，或替當(dāng)事人涂改內(nèi)容。第十三條：檔案柜鑰匙不得隨身攜帶，應(yīng)妥善保管。第十四條：對檔案、文件的機(jī)密內(nèi)容，保管人員要做到守口如瓶，嚴(yán)守職責(zé)，不得傳播或泄露內(nèi)容。第十五條：檔案管理員要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生，要做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。五、借閱人員第十六條：為確保檔案機(jī)密程度，檔案資料只供本公司員工借（查）用，一般檔案借閱期為七天，較重要檔案為三天，重要檔案不許拿走，在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。外單位若工作需要借（查）閱，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可。第十七條：借（查）閱人對所借（查）用一般性檔案資料，須妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、拆散、抽出、復(fù)印或在文件上涂改。六、附件第十八條：每半年綜合部組織相關(guān)人員對各級檔案管理進(jìn)行檢查評分，