2025企業員工人事檔案保管的合同范本甲方（員工）：乙方（企業）：鑒于甲方為乙方的在職員工，乙方負責管理甲方的人事檔案，為明確雙方的權利與義務，依據《中華人民共和國勞動合同法》、《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規，并結合實際情況，甲乙雙方經友好協商，達成如下協議：第一條合同的目的和依據本合同旨在規范乙方對甲方人事檔案的保管工作，確保檔案的真實、完整和安全。本合同的簽訂依據包括但不限于以下文件：《中華人民共和國勞動合同法》；《中華人民共和國檔案法》；《企業事業單位檔案管理規范》（GB/T17608-1999）；其他相關法律法規及乙方內部規章制度。第二條合同的有效期限本合同自簽訂之日起生效，至甲方與乙方的勞動關系終止或雙方協商一致解除之日止。合同期限為年，具體起止日期為年月日至年月日。第三條雙方的權利與義務甲方的權利與義務信息的真實性：甲方應確保其提供的個人資料（包括但不限于學歷證明、工作經歷、培訓記錄等）真實、準確和完整。如因甲方提供虛假或不完整的信息導致檔案內容錯誤，乙方不承擔任何責任。及時更新：甲方在個人情況發生變化時（如聯系方式變更、家庭成員信息變動等），應及時通知乙方，并配合乙方完成檔案的更新工作。配合義務：甲方應積極配合乙方的檔案管理工作，包括提供必要的文件資料以及協助乙方進行檔案的核查和整理。乙方的權利與義務檔案管理：乙方負責甲方人事檔案的收集、整理、歸檔及保管工作，并確保檔案的安全性和完整性。乙方應當按照國家相關規定建立完善的檔案管理制度。信息保密：乙方對甲方的人事檔案負有保密義務，未經甲方書面同意，不得向第三方泄露甲方的個人隱私信息或檔案內容，法律法規另有規定除外。檔案使用：在甲方與乙方勞動關系存續期間，乙方有權根據需要使用甲方的檔案信息，包括但不限于招聘、培訓、績效考核等用途。第四條檔案管理的具體內容與要求檔案收集：乙方應按照國家相關規定和乙方內部制度的要求，及時收集甲方的相關人事資料，并進行分類整理。檔案歸檔：乙方應當在收到甲方的各類人事資料后，及時完成歸檔工作，并做好登記記錄。歸檔范圍包括但不限于：甲方的證件明文件（如證件、護照等）；甲方的學歷證明文件（如畢業證、學位證等）；甲方的工作經歷證明；甲方與乙方簽訂的勞動合同及相關補充協議；甲方的培訓記錄和考核結果；其他與甲方工作相關的文件資料。檔案保管：乙方應當為甲方提供安全、可靠的檔案保管環境，防止檔案損壞或遺失。如因乙方管理不善導致檔案損毀或丟失，乙方應承擔相應的法律責任。電子檔案管理：若乙方采用電子化方式管理人事檔案，應當采取必要的技術措施確保電子檔案的安全性，并定期備份以防止數據丟失。第五條檔案的使用與查詢內部使用：在甲方與乙方勞動關系存續期間，乙方因工作需要可以查閱、復制甲方的人事檔案。查閱或復制檔案應當履行相關審批程序，并做好記錄。外部提供：未經甲方書面同意，乙方不得將甲方的檔案信息提供給第三方。如因法律要求或其他正當理由確需提供的，乙方應當提前通知甲方并征得其書面同意。員工查詢：在符合法律法規的前提下，甲方有權了解其人事檔案的保管情況，并可以提出合理的查閱請求。乙方應在收到甲方查詢申請后個工作日內予以回復。第六條合同的費用與支付方式管理費：乙方為甲方提供人事檔案保管服務的，雙方約定每年收取檔案管理費人民幣元（大寫：）。該費用應當由甲方在每年的月日前支付至乙方指定賬戶。其他費用：如因甲方要求辦理檔案轉遞、復印或其他特殊服務產生額外費用的，由甲方承擔。第七條雙方的權利與義務員工權利：有權了解本人人事檔案的管理情況；有權要求乙方依法保護其個人隱私和檔案信息安全；有權拒絕提供虛假或不完整的信息。企業義務：為甲方提供符合標準的人事檔案保管服務；確保檔案管理工作的規范性和保密性；及時處理甲方關于檔案管理的合理請求。第八條違約責任甲方違約責任：若甲方未按本合同約定履行義務，如提供虛假信息、拒絕配合檔案更新等，乙方有權要求甲方改正或采取其他補救措施。情節嚴重的，乙方有權解除本合同，并追究甲方的相應法律責任。乙方違約責任：若乙方因管理不善導致甲方檔案損壞或遺失，或者未經甲方同意泄露甲方隱私信息，乙方應當承擔相應的賠償責任。第九條爭議解決如雙方在履行本合同過程中發生爭議，應通過友好協商解決；協商不成的，任何一方均可向有管轄權的人民法院提起訴訟。第十條其他條款合同變更：本合同的任何修改或補充均需經雙方協商一致，并以書面形式確認后方可生效。不可抗力：因不可抗力導致本合同無法履行的，雙方應及時協商解決。通知方式：本合同項下所有通知、文件應當采用書面形式，并通過郵件、傳真或親自送達的方式發送至對方指定地址。任何一方變更地址的，應當提前日以書面形式通知另一方。第十一章簽署甲方（簽字）：日期：年月日乙方（蓋章