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技術方案書

典型協同辦公系統需求設計方案書

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內部培訓資料

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上海泛I就阿緬科技有限2^1

WeaverNetwork.,Ltd.

目錄

第一章項目背景.....................................................8

1.1XXX集團公司簡介..................................................8

1.2XXX集團公司信息產業協同辦公的背景................................8

1.2.1行業發展的需要..........................................................8

1.2.2企業內部發展的需要.......................................................9

1.3本項目建設目標與范圍................................................9

1.3.1建設目標................................................................9

1.3.2建設范圍...............................................................10

第二章XXX集團公司技術與實施分析................................11

2.1XXX集團公司現狀與面臨問題的初步診斷.............................11

2.2XXX集團公司管理目標分析一一六大整合.............................13

2.3XXX集團公司信息化目標分析一六化...............................14

2.4XXX集團公司系統建設目標分析一一六大平臺.........................15

2.5XXX集團公司項目實施需求分析.....................................17

2.5.1統一認識，制度保障......................................................18

2.5.2優先解決迫切需求.......................................................18

2.5.3多種培訓策略相結合......................................................19

2.5.4提供無須技術人員維護的后臺工具以及運維服務.............................19

2.6XXX集團公司需求分析總結.........................................19

第三章XXX集團公司系統規劃.......................................21

3.1XXX集團公司企業信息空間的構建...................................21

3.2XXX集團公司企業門戶設計理念與規劃...............................22

3.3XXX集團公司協同辦公系統設計理念與規劃...........................23

3.4XXX集團公司系統建設效益分析.....................................25

3.4.1廣泛的溝通渠道............................................................26

3.4.2規范的行政管理............................................................26

3.4.3全面的信息共享............................................................26

3.4.4深入的系統集成............................................................26

3.4.5智能的業務運作............................................................27

3.4.6全新的企業文化............................................................27

第四章XXX集團公司系統總體設計...................................28

4.1設計原則...........................................................28

4.1.1安全性原則.................................................................28

4.1.2成熟性原則.................................................................29

4.1.3標準化原則................................................................29

4.1.4易用性原則.................................................................29

4.1.5開放性原則................................................................30

4.1.6可維護性原則..............................................................30

4.1.7高效性原則.................................................................30

4.1.8先進性原則................................................................31

4.2設計標準與開發規范................................................31

4.3系統結構設計......................................................33

4.4系統性能設計......................................................34

4.5技術實現路徑......................................................34

4.5.1基于J2EE的分布式計算技術...............................................34

4.5.2構件技術..................................................................35

4.5.3UI技術....................................................................37

4.5.4單點登錄技術..............................................................37

4.5.5SOA技術.................................................................39

4.5.6Portlet技術...............................................................39

4.5.7自定義工作流技術......................................................40

4.5.8可信的WebService技術................................................41

4.6系統安全保障設計..................................................43

4.6.1安全體系設計原則......................................................43

4.6.2系統安全體系設計......................................................45

4.6.3CA的建設與接口.......................................................48

4.6.4郵件系統接口設計......................................................48

4.6.5財務系統接口設計......................................................48

4.7系統運行環境......................................................48

4.7.1數據庫服務器IBMSystemp5561.....................................................48

4.7.2應用服務器IBMSystemp5550A......................................................50

4.7.3數據管理與備份方案.....................................................52

4.7.4電子簽章軟件...........................................................52

4.7.5即時通訊軟件...........................................................64

4.7.6短信平臺..............................................................65

第五章XXX集團公司綜合辦公應用...................................68

5.1公文流轉..........................................................68

5.1.1主要功能特點...........................................................68

5.1.2普通用戶的界面操作功能................................................70

5.1.3公文管理員的管理功能...................................................72

5.2綜合事務..........................................................74

5.2.1會議管理..............................................................74

5.2.2車輛管理..............................................................76

5.2.3辦公耗材管理...........................................................77

5.2.4宣傳品（禮品）管理.....................................................78

5.2.5合同管理..............................................................78

5.2.6出差管理..............................................................78

5.2.7請假管理..............................................................78

5.2.8信息化運維管理.........................................................79

5.2.9計算機類資產管理......................................................79

5.3知識管理..........................................................79

5.3.1綜合信息..............................................................80

5.3.2信息收集和發布平臺.....................................................83

5.3.3企業社區..............................................................83

5.3.4在線幫助..............................................................83

5.4項目管理..........................................................84

5.5個人工作平臺......................................................88

5.5.1待辦工作..............................................................88

5.5.2員工通訊錄.............................................................89

5.5.3個人文檔管理...........................................................89

5.5.4電子郵件...............................................................89

5.5.5日程安排...............................................................89

5.5.6工作委托..............................................................90

5.5.7即時通訊...............................................................91

5.6系統管理..........................................................91

5.6.1綜合管理..............................................................91

5.6.2組織信息..............................................................92

5.6.3權限維護..............................................................92

5.6.4系統審核日志...........................................................92

第六章XXX集團公司項目實施方案......................................94

6.1項目組織管理......................................................94

6.1.1項目組隊..............................................................94

6.1.2項目組職責分工.........................................................96

6.1.3投入本項目的力量.....................................................103

6.1.4項目管理.............................................................104

6.1.5軟件質量管理..........................................................110

6.1.6系統環境質量控制......................................................117

6.2項目實施計劃.....................................................119

6.2.1項目計劃..............................................................120

6.2.2需求調研..............................................................120

6.2.3規劃設計..............................................................121

6.2.4系統配置與開發........................................................122

6.2.5安裝調試..............................................................122

6.2.6用戶培訓..............................................................123

6.2.7系統試運行............................................................125

6.2.8項目驗收..............................................................125

6.3系統環境安裝實施方案.............................................126

6.3.1基本要求.............................................................126

6.3.2場地準備..............................................................126

6.3.3系統聯調..............................................................127

6.3.4系統測試..............................................................127

6.4項目培訓方法.....................................................128

6.4.1針對XXX集團公司特點的培訓策略.......................................129

6.4.2培訓師資.............................................................129

6.4.3培訓方式.............................................................129

6.4.4培訓對象.............................................................130

6.4.5培訓環境..............................................................131

6.4.6作息時間.............................................................131

6.4.7培訓內容..............................................................131

6.4.8培訓費用..............................................................134

6.5需求變更管理.....................................................134

6.5.1提出修改.............................................................134

6.5.2雙方的反應............................................................135

6.5.3雙方的認可............................................................135

6.5.4實施..................................................................135

6.5.5修改程序流程.........................................................136

6.6項目文檔管理....................................................136

6.6.1文檔編碼規范.........................................................136

6.6.2文件命名規則.........................................................137

6.6.3文檔鑒定制度.........................................................137

6.6.4文檔管理流程.........................................................138

6.6.5項目文檔.............................................................138

6.7項目風險管理....................................................141

6.7.1項目風險管理方法.....................................................141

6.7.2項目風險預測與識別...................................................141

6.7.3項目風險評估與分析...................................................142

6.7.4項目風險處置.........................................................142

6.7.5項目風險及化解辦法...................................................142

6.7.6人力資源風險.........................................................144

6.8系統驗收管理....................................................144

6.8.1系統驗收前準備.......................................................145

6.8.2系統驗收過程.........................................................146

6.8.3組成驗收小組.........................................................146

6.8.4工程上線驗收.........................................................147

6.8.5系統設備及軟件安裝調試初步驗收.......................................148

6.8.6系統設備及軟件系統試運行.............................................149

6.8.7系統設備及軟件安裝調試最終驗收.......................................149

第七章售后服務與技術支持........................................154

7.1400熱線服務....................................................154

7.1.1服務熱線.............................................................154

7.1.2服務內容.............................................................155

7.2技術支持.........................................................157

7.3客戶跟蹤.........................................................158

7.3.1項目實施階段的客戶跟蹤...............................................158

7.3.2項目驗收后的客戶跟蹤..................................................159

7.4駐場服務與應急服務...............................................160

7.4.1保修期服務............................................................160

7.4.2保修期后服務..........................................................161

7.5升級策略.........................................................162

7.6系統環境售后服務承諾............................................162

7.6.1安裝調試.............................................................162

7.6.2原廠家承諾的質量保障..................................................163

7.6.3保修期內服務內容和方式...............................................163

7.6.4保修期外服務內容和方式...............................................166

第一章項目背景

1.1XXX集團公司簡介

信息產業集團有限公司是一個集科研開發、生產經營、技術服務、系統集成于一體

的大型高新技術企業集團，以電力系統自動化、信息化和能源管理系統解決方案為主營

業務，是國家和山東省重點扶持的高新技術企業之一。

XXX集團公司1971年建廠。1975年研制出計算機輔助設備一光電輸入機，并于

1980年榮獲中國計算機行業第一塊國家質量獎銀牌。1982年與山東工業大學合作開

發了我國第一臺微機電力遠動設備，將企業帶入了電力系統自動化領域。歷經30多年

的發展，公司已經擁有包括一個上市公司在內的11個權屬企業，資產總額達22億元。

現有員工2000余人，本科及以上學歷人員占70.43%,產品覆蓋了電力自動化、信息

化以及鐵路、能源（礦山、油田、大型冶煉與化工）等領域，目前有電廠自動化、保護

及變電站綜合自動化、配電自動化、電能計量計費管理、企業信息管理、智能通信電源、

無線通信等8大系列300多個品種。

1.2XXX集團公司信息產業協同辦公的背景

當前XXX集團公司面對國內外巨頭的直接競爭與挑戰，為更好地應對挑戰，急需

以信息技術為支撐點，以信息化為突破口，通過建設辦公自動化等系統推動企業的業務

流程再造與組織結構重組以提升競爭力。這種通過信息化求生存謀發展的迫切需要，與

我們整個電子行業面臨的生存與發展挑戰是分不開的。

121行業發展的需要

早在進入21世紀之初，國家就提出了“信息化帶動工業化”這一戰略方針。我國

電子信息產業為了迎接WTO后市場開放的挑戰，用最先進的信息技術全面滲入電子行

業設計、生產、流通、管理過程，加速電子信息產業、產品的結構調整，完善電子信息

產業管理體制，滿足市場和消費者的需求，提高整體競爭實力。

122企業內部發展的需要

如何實現資源的優化組合使、'1+1>2,這是當前XXX集團公司面臨的主要問題，

實現企業內部資源互補，資源融合，資源協調，資源統一，從而實現企業在戰略目標上

的實現。要注重的是不同企業文化的融合、品牌的集中，不但要整合行業內資源，還要

完成企業內部業務流程重組與再造、建立科學高效的管理方式。面對多點離散辦公的集

團本部與相隔千里的下屬生產點，如何實現一體化運作呢？

答案就是信息化，即“在信息的空間重建企業的運作”一一將改革、發展規劃與信

息化建設充分結合起來，利用信息化手段建立電子工業企業聯合重組下的改革、管理、

運營支撐體系，輔助推進和落實改革的各項任務，使管理橫跨全省、業務遍布全國的公

司成為一個完整、流暢的管控一體化企業系統。

122.1協同辦公系統化解整合危機

要實現這樣一個“信息空間”，僅有ERP系統與傳統的辦公自動化系統是遠遠不足

夠的，要建設一個包含辦文、辦事、辦會、溝通、信息發布與獲取以及涵蓋各部門職能

業務、涵蓋員工各種日常辦公工作的綜合性辦公系統，該系統不但能夠與財務、ERP、

人力資源管理等系統互聯互通，還能夠通過互聯網讓總廠全省員工在任何時間任何地點

使用，無分時間地點地協同工作，建成一個用戶范圍最廣泛的總廠一體化運作管理的大

平臺。

1.3本項目建設目標與范

131建設目標

系統應實現XXX集團公司兩級用戶和應用系統的協同，提高辦公效率；按照“全

集團一套系統、一個平臺、一個門戶、二級應用”的總體建設思路,構建一個基于互聯

網的、電子一體化的、覆蓋XXX集團公司信息產業的、統一的現代化辦公協同平臺和

企業信息門戶，滿足XXX集團公司工業公司跨時間、跨區域、跨部門的集團化協同辦

公要求；根據不同的業務，建立分類的企業知識庫，形成企業的知識地圖，將人員、流

程和業務知識緊密集成在一起，促進信息的有效利用和科技創新。

系統應提供對各個業務環節進行整合的方案，建設一個可以面向整個業務過程來進

行管理的協作平臺。

從應用的層面看，本平臺以部門之間、跨部門以及企業內部與外部的工作流程帶動

知識信息流、物流、資金流等在企業內外的無障礙流動，并完成相關數據庫的更新。對

于系統本身，任何一個模塊都可以看作是系統應用層面上的核心，其他所有的模塊都圍

繞本平臺工作，共同完成本平臺所要求的相關應用。

從管理的層面上看，本平臺的設計應基于資源協同，實現“以點帶面”和“協同運

作”，任何一個因素的變化都在系統中的相關點反應出來，并通過本平臺提供給企業各

部門、以及企業的外部資源，從而使業務過程達到高效、協作的目的。用戶只需在統一

的平臺和界面中便可獲得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平臺、數據庫

和應用系統之間切換。

132建設范圍

本系統涵蓋以下建設范圍：

1）覆蓋XXX集團公司集團以及下屬10多個下屬以及關聯公司統的需求調研、方

案規劃、開發、實施和培訓；

2）系統配套的服務器，系統軟件，機架式安裝所需的零配件如顯示器、鍵鼠、切

換裝置和支持所有應用模塊所需購買的第三方軟件產品的采購、安裝、調試和集成工作;

3）建立一套完整的配套管理體系。

第二章XXX集團公司技術與實施分

析

隨著集團業務的不斷發展，XXX集團公司企業規模不斷擴大，原有的管理體制已

經不能適應企業管理需要。現在存在的問題有：管理層次過多，響應環境變化的能力不

強；生產、經營部門授權不足、制度執行不力；流程運行不暢、效率低下，資源未能充

分有效整合；職工危機意識、競爭意識不強；信息傳遞效率低，溝通不及時，信息數據

沒有充分共享等。

XXX集團公司為適應市場化改革和新一輪聯合重組需要，力求通過充分利用信息

化管理工具切實推動企業管理變革，理順績效考核機制，實現XXX集團公司更高層次、

更高水平的科學管理，不斷進行業務流程重組，理順核心業務流程，提高信息化水平，

確立XXX集團公司工業在下一輪競爭中的優勢地位，使企業各項管理工作再上臺階，

最終達到資源有效整合，發揮最大效益的目的，推動企業做大做強、做實做好。

2.1XXX集團公司現狀與面臨問題的初步診斷

電子信息產業的公司制改造已完成，形成了多點生產的運作格局，依托傳統的電話、

紙質辦公模式，己不能滿足管理的時效性和準確性的要求，因此為了提升公司管理，促

進企業發展，需要建設一套符合電子信息產業自身特點的辦公自動化系統，實現各單位、

各部門跨地域、高時效地協同工作。

圖：XXX集團公司多點生產、離散運作的現狀

在整合初步到位、“怎樣合理布局管理架構以實現企業經營的規模效益？

■如何理順企業內各部門、企業與下屬企業之間的定位、管理職責和流程關系？

■如何優化管理流程，提高執行力以提升企業經營管理效率？

■如何解決企業分散的信息資源的整合？

■如何解決在變革管理過程中分散的組織結構導致的管理溝通障礙？文化融合傳

播障礙？

■如何解決本部對各部門、下屬企業的生產、經營、銷售、財務等信息的了解與

掌控？

為了解決這些問題，XXX集團公司管理信息化的核心思想是利用信息化工作來推

動企業信息化經營管理模式的確立和完善：

■做實和做到信息化企業管理一一“一體化經營模式”，用信息技術重建企業運作

空間。

■以信息系統推動和服務信息化企業管理一一信息化規劃工作與信息系統建設。

■信息化工作的落地一一著手協同辦公系統與門戶系統的建設。

2.2XXX集團公司管理目標分析一六大整合

對于任何大型企業集團，規模不等于效益，做大不等于做強，尤其對于多地、多層

的XXX集團公司，必然會遇到戰略分散、組織分散、流程分散、信息分散、資源分散、

文化分散的發展瓶頸，必須通過信息化手段來推動管理的“六大整合”目標:戰略一致、

組織扁平、流程結合、信息集中、資源共享、文化一統，從而突破瓶頸，從做大走向做

強，從實現規模擴展走向實現規模效益。

規

規

模

模

做

擴

效

強

張

益

■從“戰略分散”到“戰略一致”

將多家原來各自為政的下屬企業，在XXX集團公司統領下，統一傳遞、執行與落

實共同的企業戰略，為同一個目標而不是多個目標而共同努力。

■從“組織分散”到“組織扁平”

面對不同管理模式的下屬企業，基于扁平式組織管理模式，建立系統、科學、規范

的管理制度體系去保障企業管理有序、高效運行。

■從“流程分散”到“流程優化”

企業當前有大量的工作缺乏約束和指導，尚未形成規范的工作流程體系。下屬企業

自身已經存在各種隱性與顯性流程，須在全省范圍內進行流程清洗、梳理、整合、優化

并貫徹落實執行。

■從“信息分散”到“信息集中”

隨著企業日益發展，各種信息資源也越來越豐富多樣化，但分散在各個部門和各個

下屬企業的信息資產缺乏有效的管理。須以領導決策為導向，在全省范圍內進行信息采

集、匯總、存儲、管理、統計分析、統一發布。

■從“資源分散”到“資源共享”

集團本部與每個下屬企業都有廣泛的內部企業資源與外部社會資源，這些都是XXX

集團公司發展壯大的寶貴資源，資源唯有一體化整合、管理與利用才能發揮XXX集團

公司整體綜合優勢。

■從“文化分散”到“文化一統”

面對具有多種多樣的部門小文化的下屬企業小文化，如何從全集團統一文化的高度

去整合各種文化，取其精華，繼承、發展、融合為全新的XXX集團公司統一的企業文

化，并向各部門與下屬企業進行傳播、實踐與再創新。

2.3XXX集團公司信息化目標分析一六化

為了支撐上述六大管理目標的達成，我們認為XXX集團公司信息化的目標是：“在

XXX集團公司的管轄范圍內，最大限度地實現數字化的運營與管理，以全面實現信息

化對業務流程的支持為起點，通過提高信息質量，整合信息管理，在先進技術手段的支

持下，推動XXX集團公司專業化和精細化的管理需求，借助先進技術和管理平臺，實

現集成的、科學的、精細化的企業管理體制，提高XXX集團公司的核心競爭力。”

XXX集團公司信息化目標具體可展開為以下“六化”：

企業統一實行標準管理，各個部門與下屬企業執行相對標準的流程，通過信

流程規范化X-

/息系統得以推行和固化

?-實現信息建設的統一標準，統一平臺，統一數據庫和統一網絡

資源一體化

?■不但利用信息化保障管理水平的提升，而且通過信息手段來驅動企業改革

管理精細化

〉■利用高質量的實時數據分析經營現狀、預測趨勢，為經營決策提供有力支持

決策科學化

\?通過大平臺的建設，實現核心應用和關鍵平臺的物理及邏輯集中化，從而共

數據集中化/享資源，降低成本和管理風險，實現系統集成和信息協同效應

服務專業化》?建立專業的rr治理體系，關注核心領域，拓展差異化優勢，外包非核心領域

■流程規范化

電子信息產業本部實行標準管理，各個部門與下屬企業執行相對標準的流程，通過

信息系統得以推行和固化。

■資源一體化

實現信息建設的統一標準，統一平臺，統一數據庫和統一網絡。

■管理精細化

不但利用信息化保障管理水平的提升，而且通過信息手段來驅動企業改革。

■決策科學化

利用高質量的實時數據分析經營現狀、預測趨勢，為經營決策提供有力支持。

■數據集中化

通過信息平臺的建設，實現核心應用和關鍵平臺的物理及邏輯集中化，從而共享資

源，降低成本和管理風險，實現系統集成和信息協同效應。

■服務專業化

建立專業的rr治理體系，關注核心領域，拓展差異化優勢，外包非核心領域。

2.4XXX集團公司系統目標分析一六大平臺

任何一個信息系統應用與建設是解決企業實際管理問題、實現企業信息化目標的手

段與工具。針對上述管理目標與信息化目標，XXX集團公司協同辦公系統需要用協同

工作管理機制來重建企業運作空間，用流程管理機制來規范行政管理流程和業務管理流

程，用信息門戶技術整合企業信息資源，用知識管理機制來進行知識資產的整理利用，

打造XXX集團公司“六臺合一”的綜合數字化管理平臺：

統一集成工作平臺,、\'無論在辦公室還是移動辦公，企業各級領導與各部門、下屬企業都以協同辦

/公系統作為工作的主要平臺，個性化使用各種辦公應用與未來各種業務應用

統一信息發布平臺:\-實現企業、行業、社會各種信息的統一管理和發布、提供互聯網各種電子商

/務應用以及個性化的信息服務

統一實時通信平臺;）\■提供了點對點或點對多個點的信息通訊的功能，包括電子郵件、即時通信、

/短信收發、留言、意見征詢、文件傳閱、視頻會議等等

統一流程整合平臺,\-實現企業內各種業務工作與管理工作的電子化流轉，各種工作流程均采用電

y子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔，人性化設計尊重傳統辦公習慣

統一信息集成平臺,\.集成與匯總企業內各部門、下屬企業目前與未來各種業務系統獨立的、靜態

7或者動態的業務數據，并進行統一的統計分析，為企業領導決策服務

統一知識管理平臺,.\'系統利用長久積累的信息、文檔、知識資源與專家技能，改進行動決策能力、

/快速響應能力、提高工作效率和團隊整體素質，最大限度地釋放主觀能動性

圖：XXX集團公司“六臺合一”的綜合數字化管理平臺

■統一集成工作平臺

XXX集團公司各級領導與人員都以協同辦公系統作為工作的主要平臺，平臺除了

集成本項目各種辦公應用，還具備充分的擴展性，能夠鏈接與集成目前與未來各種專業

業務系統，使所有用戶在統一的界面上使用不同的軟件系統。并且，平臺的集成框架具

備個性化定制能力，可以按照不同部門、不同領導的需要，為不同類型的用戶實現不同

的界面風格與定制不同的軟件功能使用權限。通過網絡與通訊平臺的支持，使出差或外

地人員可以隨時隨地實現移動辦公。

■統一信息發布平臺

協同辦公平臺也是一個內部信息發布系統，為信息發布交流提供一個有效的場所，

實現企業內部各種信息（辦公信息、文件、函件等）的統一管理和發布，以及個性化的

服務。平臺也支持發布互聯網上的各種信息，包括行業信息、社會信息以及網上訂票訂

購、網上銀行等在線服務。

■統一實時通信平臺

提供了點對點或點對多個點的信息通訊的功能，包括電子郵件、即時通信、短信收

發、網上傳真、留言、意見征詢、文件傳閱、視頻會議等等，它為企業提供快捷、靈活、

方便的信息傳遞機制，實現了用戶文件共享、文字信息、語音信息、視頻信息的傳遞及

積累；系統中的工作流以及待辦事宜等信息可以發送到相關人員的手機上，解決外出工

作人員的后顧之憂。

■統一流程整合平臺

實現企業內各種業務工作與管理工作的電子化流轉，范圍基本覆蓋了紙質辦公時期

的所有工作流程類別，各種工作流程均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔

等電子化流轉方式，并采用尊重工作人員傳統辦公習慣的人性化設計，真正順利實現無

紙化辦公。

■統一信息集成平臺

集成與匯總XXX集團公司內各部門、各下屬企業目前與未來各種業務系統獨立的、

靜態或者動態的業務數據，包括財務系統、CRM系統等，并進行統一的統計分析，為

企業領導決策服務。這些數據、信息還可以集成到工作流平臺中，使用戶能有效獲取處

理信息，提高整體反應速度與工作效率。

■統一知識管理平臺

系統利用長久積累的信息、文檔、知識資源與專家技能，改進行動決策能力、快速

響應能力、提高工作效率和公務員整體素質。平臺將傳統的垂直化領導模式轉化為基于

項目或任務的“扁平式管理”模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小

的同時，心理距離也將會逐漸縮小，提高企業協作能力，將人從繁瑣的事務、森嚴的等

級、刻板的環境中解放出來，最大限度地釋放人的主觀能動性。

2.5XXX集團公司項目實施需求分析

辦公自動化建設是一種“三分技術、七分管理”的系統工程項目，信息技術是手段,

解決管理問題是目的。因此，除了對本項目進行上述技術需求分析外，還必須針對XXX

集團公司的管理現狀與項目建設目標，對項目實施進行需求分析，找出確保項目成功的

管理實施路徑（而不僅僅是技術路徑），才能真正實現信息化促進管理變革的目的。

根據XXX集團公司管理人員的總結、我們前期的調研，結合大型企業集團建設辦

公自動化項目所遇到的共性問題，我們認為本項目在實施過程當中主要將遇到以下問

題，必須提出針對性強的切實可行的實施解決方案：

■本項目涉及集團本部、以及下屬的企業，覆蓋面大，用戶眾多，合理安排實施、

推廣、培訓工作是項目能否按時按質按量成功實施的關鍵。

■企業內各種業務流程與管理流程還存在不清晰、不穩定、不規范的問題，這些

流程不進行梳理就難以開展流程電子化工作，更談不上流程的優化。

■雖然本項目已經有了明確的建設目標，但由于籌備時間較短，尚未對企業內部

進行廣泛的民主的需求調研，因此項目在實施過程當中必然遇到大量的需求變

更問題，如果有效解決需求的變化問題，是項目建設目標能否達到的關鍵。

■下屬各單位信息化水平參差不齊，電子信息產業各部門的信息化觀念、重視程

度同樣也參差不齊，需要一把手在人力、財力、物力上的支持，需要一把手的

親自參與，否則解決管理問題的辦公自動化項目很難推進。

■系統上線以后的正式運行階段是系統真正發揮價值的時候，但目前XXX集團公

司信息中心沒有充足的IT技術力量與管理力量，系統運行的管理、維護工作難

以保障。

在以往同類大型企業集團辦公自動化項目的實施經驗以及智慧的基礎上，為了幫助

XXX集團公司項目成功，泛微公司針對上述問題將采取以下解決方案：

251統一認識，制度保障

建議XXX集團公司在企業內部做好統一認識、統一思想的培訓宣傳工作，讓電子

信息產業各部門、下屬各廠、公司領導層充分認識到企業信息化對企業戰略執行、企業

管理變革優化的必要性、重要性。建議XXX集團公司指定信息化管理制度，并將信息

化工作納入企業各級管理人員的績效考核體系中，使全省信息化工作得到制度保障。

252優先解決迫切需求

辦公自動化建設過程中，優先解決電子信息產業各部門與各廠的迫切問題，例如各

廠向電子信息產業提出的審批申請流程，充分考慮各級管理人員的切身利益，同時不斷

調動更廣泛的積極性，讓項目快速見效的過程中也讓廣大用戶快速從傳統辦公模式轉變

為電子辦公模式，對信息化工作有了更直接的體驗，繼而提出更多更廣的信息化需求，

推動辦公自動化滾動發展。在這個過程當中發生的需求變更，將發起需求變更流程，由

雙方共同組成的需求變更管理委員會進行統一評估，篩選真實有效的需求，確保不偏離

項目建設目標，確保系統開發實施工作的有效性。

253多種培訓策略相結合

項目培訓工作應該與系統開發實施工作同步進行。首先對全集團各級管理人員的信

息化技能進行摸底調查，提前進行“掃盲”培訓并狠抓考核，確保在系統上線之前，廣

大用戶具備基礎的計算機操作能力，如Windows、Office以及上網操作。對于廣大用

戶的辦公自動化培訓工作，我們將采用理論與實踐結合、現場與遠程結合、共性與個性

結合、培訓與考核結合、自助與他助結合的培訓策略，一方面系統自身的人性化易用性

設計將大大降低學習難度（一部分計算機操作熟練的用戶無須培訓），另一方面系統提

供網上培訓I、自助功能，讓每一位用戶隨時進行學習，并能在系統提供的學習論壇上進

行經驗交流。特別地，必須加強對電子信息產業各部門與各廠骨干的培訓，尤其對位于

流程的關鍵節點的領導與管理人員進行重點培訓，確保流程暢通無阻。

254提供無須技術人員維護的后臺工具以及運維服務

系統后臺管理維護是辦公自動化系統的穩定運行與發展的堅強后盾，因此泛微公司

將選擇成熟的技術路線，并提供一整套能夠讓非IT專業人員維護的易用的后臺工具。

系統后臺采用分級管理，即由熟悉各自業務的各級管理人員維護本部門、本廠的管理流

程，無須電子信息產業總部專人負責。不但系統后臺要能夠讓非IT專業人員維護，系

統前臺更要作大量的人性化設計，充分尊重用戶原有的工作習慣，才能幫助XXX集團

公司盡快過渡到網上電子辦公，降低前臺維護工作量。根據本項目的要求，泛微公司還

將派駐技術專家到XXX集團公司現場提供長期運維服務支持，實現運維過程的自動化,

所有IT資源都在自動監控之下運作，發現問題能提前報警、智能分析、提前排除隱患，

確保XXX集團公司業務順暢運作