非營利組織物品采購流程指南一、制定目的與范圍本指南旨在為非營利組織提供一套清晰、有效的物品采購流程，確保采購活動高效、透明，符合組織的使命與價值觀。該流程適用于所有非營利組織的物品采購，包括日常辦公用品、活動所需物資、設(shè)備及服務(wù)等。二、采購原則1.采購活動需遵循公正、透明、合理的原則，確保在選擇供應商時考慮價格、質(zhì)量及服務(wù)等多方面因素。2.所有采購物品必須從可信賴的供應商處獲取，并要求開具合法發(fā)票，以確保財務(wù)的合規(guī)性。3.各部門應指定專人負責采購，確保申購人與采購人角色分離，以防止利益沖突。三、采購流程1.采購申請物品采購的第一步是由申購人向采購部門提交采購申請。申購人需確認所需物品的必要性，并檢查現(xiàn)有庫存情況。填寫“采購申請單”，包括物品名稱、數(shù)量、用途及預算等信息。2.申購審批申請?zhí)峤缓螅嚓P(guān)部門負責人需對申請進行審核，確保采購的合理性及必要性。審批后，申請單需轉(zhuǎn)交財務(wù)部門進行預算審核。只有在預算批準后，采購流程方可繼續(xù)。3.詢價與選擇供應商在獲得預算批準后，采購部門負責對市場進行調(diào)研，至少聯(lián)系三家不同的供應商獲取報價。此階段需注意供應商的信譽、歷史合作情況及物品質(zhì)量。報價信息需匯總，以便后續(xù)選擇。4.核價與比較收集到的報價需與歷史價格進行對比分析，確保所選報價在合理范圍內(nèi)。采購部門需記錄核價結(jié)果，并將其附在采購申請單上，以便后續(xù)審批。5.審批流程采購申請單及報價核價結(jié)果需經(jīng)過逐級審批，最終報組織的最高管理層審批。審批過程中，管理層需關(guān)注預算、物品必要性及供應商的選擇。6.采購實施一旦獲得最終審批，采購部門可正式向選定供應商下單。確認訂單后，需記錄訂單號及預計交貨時間，以便后續(xù)跟蹤。7.驗收與入庫物品到貨后，應由相關(guān)人員進行驗收，核對實際到貨情況與采購訂單是否一致。驗收合格后，物品應及時入庫，并做好記錄。8.付款與報銷采購物資到貨且驗收合格后，采購部門需根據(jù)合同條款完成付款。所有付款需在財務(wù)系統(tǒng)中錄入，并保留相關(guān)發(fā)票與合同作為憑證。報銷工作應在物品到貨后一個月內(nèi)完成，逾期將不予受理。四、特殊采購情況1.集中采購對于常規(guī)辦公用品等可預測性強的需求，各部門應在每月的指定時間內(nèi)提交采購需求，由采購部門統(tǒng)一進行集中采購，以降低成本。2.緊急采購針對突發(fā)情況，非營利組織可啟動緊急采購流程。在緊急情況下，采購部門可在不進行詢價的前提下，盡快從可信賴的供應商處采購所需物品，同時需在事后補充相關(guān)采購文件。3.年度采購計劃對于年度需求的物品，相關(guān)部門應提前進行需求預測，編制年度采購計劃，并向管理層報備。年度采購的預算應與財務(wù)部門密切溝通，以確保資金的合理分配。五、備案與文檔管理所有采購活動結(jié)束后，采購部門需將相關(guān)文檔進行整理，包括采購申請單、報價單、驗收單及發(fā)票。所有文檔應復印并存檔，以備審計和日后參考。電子文檔應存儲在組織內(nèi)部數(shù)據(jù)庫中，確保信息的安全性與可追溯性。六、采購的監(jiān)督與反饋機制為確保采購流程的有效性，非營利組織需建立監(jiān)督機制。定期對采購流程進行評估，收集各部門的反饋意見，識別流程中的不足之處，及時進行調(diào)整與優(yōu)化。采購部門應定期召開會議，分享采購經(jīng)驗及最佳實踐，以提高整體采購效率。七、采購紀律與倫理要求所有參與采購的人員需遵守組織的倫理規(guī)范，確保在采購過程中不接受供應商的任何禮品或回扣。違反規(guī)定的人員將受到嚴厲的紀律處分，確保采購活動的公正性與透明度。通過以上流程指南，非營利組織