工程檔案管理辦法?一、總則1.目的為加強工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統和有效利用，為工程建設、運行、維護及管理提供可靠依據，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司范圍內各類新建、改建、擴建工程項目檔案的管理。3.定義工程檔案是指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，包括工程前期文件、工程施工文件、工程竣工文件等。二、管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善工程檔案管理制度、流程和標準。指導、監督和檢查工程建設各參建單位的檔案管理工作。收集、整理、保管公司重要工程項目檔案，建立檔案數據庫。組織工程檔案的驗收、移交和鑒定銷毀工作。提供工程檔案查閱、借閱服務，開發利用工程檔案信息資源。2.工程建設管理部門職責負責本部門職責范圍內工程檔案管理工作的組織和協調。督促、指導工程建設各參建單位做好工程檔案的收集、整理和歸檔工作。參與工程檔案的驗收工作，對驗收中發現的問題提出整改意見。配合檔案管理部門做好工程檔案的移交、保管和利用工作。3.工程建設各參建單位職責建立健全本單位工程檔案管理制度，明確檔案管理責任人。負責收集、整理、歸檔本單位在工程建設過程中形成的各類文件資料，確保檔案的完整、準確、系統。按照合同要求和檔案管理部門的規定，及時向建設單位移交工程檔案。接受建設單位和檔案管理部門的指導、監督和檢查，對存在的問題及時整改。三、工程檔案的形成與收集1.形成要求工程檔案應隨工程建設進度同步形成，確保真實反映工程建設全過程。文件材料的形成應符合國家及行業有關標準、規范和規定，書寫材料應符合耐久性要求，禁止使用易褪色的書寫材料。工程文件應字跡清晰，圖樣準確，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。2.收集范圍工程前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環境影響評價報告、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、施工許可證等。工程設計文件：包括初步設計、施工圖設計文件、設計變更通知等。工程施工文件：包括施工組織設計、施工技術交底、施工日志、工程測量記錄、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。工程監理文件：包括監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理通知單、工程質量評估報告等。工程竣工驗收文件：包括竣工驗收報告、工程質量保修書、竣工圖等。其他與工程建設有關的文件：如工程招投標文件、合同協議、會議紀要、來往信函等。3.收集分工建設單位負責收集工程前期文件、建設過程中形成的各類管理文件以及竣工驗收文件等。勘察、設計單位負責收集本單位形成的工程勘察、設計文件及相關變更文件。施工單位負責收集本單位在工程施工過程中形成的各類施工文件。監理單位負責收集本單位形成的工程監理文件。四、工程檔案的整理1.整理原則遵循文件材料的形成規律和有機聯系，保持文件之間的歷史銜接。分類科學，組卷合理，便于保管和利用。同一事項的文件應集中整理，不同載體的文件應分別整理。2.分類標準工程檔案按照工程前期文件、工程設計文件、工程施工文件、工程監理文件、工程竣工驗收文件等類別進行一級分類。每一類別下再根據文件的性質、內容等進行二級分類，如工程施工文件可分為施工管理文件、施工技術文件、施工物資文件等。3.組卷要求工程文件應按照卷、冊、盒等形式進行組卷，每卷厚度不宜超過[X]厘米。卷內文件應排列有序，按照文件形成時間或重要程度依次排列，頁號編寫應符合規范要求。卷內文件應編制卷內目錄，目錄內容應包括序號、文件題名、日期、頁號等，便于查找和利用。不同載體的文件應分別組卷，如紙質文件、電子文件、聲像文件等。電子文件應存儲在脫機載體上，并注明文件的題名、日期、存儲路徑等信息。4.編目要求工程檔案應編制檔案目錄，目錄內容應包括檔號、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級等。檔號應按照檔案分類編號規則編制，確保唯一性和系統性。案卷題名應準確概括卷內文件的主要內容，簡潔明了。編制單位應填寫文件的形成單位或部門名稱。起止日期應填寫卷內文件的形成起止時間。保管期限應按照國家及公司有關規定確定，分為永久、長期、短期三種。密級應根據文件的保密要求確定，分為絕密、機密、秘密三級。五、工程檔案的歸檔1.歸檔時間工程建設各參建單位應在工程竣工后[X]個月內，向建設單位移交工程檔案。對于分階段竣工驗收的工程，應在各階段竣工驗收后[X]個月內，向建設單位移交該階段的工程檔案。2.歸檔要求歸檔的工程檔案應完整、準確、系統，符合整理和編目要求。移交的工程檔案應編制檔案移交清單，清單內容應包括檔號、案卷題名、編制單位、移交日期等，雙方簽字確認。電子檔案應與紙質檔案同時歸檔，確保內容一致，并提供電子檔案的存儲介質及相關說明。聲像檔案應按照要求整理編目，與紙質檔案或電子檔案建立對應關系，一并歸檔。3.歸檔流程工程建設各參建單位整理好工程檔案后，填寫檔案移交清單，向建設單位提出檔案移交申請。建設單位檔案管理部門對移交的工程檔案進行審核，審核合格后辦理接收手續，在檔案移交清單上簽字蓋章。建設單位檔案管理部門將接收的工程檔案進行分類存放，納入檔案管理系統。六、工程檔案的保管1.保管場所公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設備、消防設備等，確保檔案安全存放。檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。永久保存的檔案包括工程立項批復、可行性研究報告、環境影響評價報告、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、施工許可證、竣工驗收報告、工程質量保修書等。長期保存的檔案包括工程設計文件、施工技術文件、監理文件等，保管期限為[X]年。短期保存的檔案包括工程施工過程中的一般性文件，保管期限為[X]年。3.保管措施對紙質檔案應進行分類存放，按照檔號順序排列，便于查找和利用。定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，確保檔案的完整和安全。對電子檔案應進行備份，存儲在不同的介質上，并定期進行數據維護和更新，防止數據丟失或損壞。對聲像檔案應妥善保管，定期檢查存儲介質的質量，確保聲像資料的清晰和完整。七、工程檔案的利用1.利用范圍公司內部各部門因工程建設、運行、維護、管理等工作需要，可以查閱、借閱工程檔案。外單位因工作需要查閱公司工程檔案的，應按照規定辦理相關手續。2.利用流程公司內部人員查閱、借閱工程檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、檔號、用途等，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續。檔案管理部門根據申請表提供檔案，并做好查閱、借閱登記，記錄查閱、借閱時間、人員、檔案名稱等信息。查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意。借閱檔案應按時歸還，如需延期，應辦理續借手續。歸還時，檔案管理部門應對檔案進行檢查，確保檔案完好無損。外單位查閱公司工程檔案，應提前向公司提出申請，說明查閱的目的、內容、范圍等。經公司主管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱過程中，不得擅自摘抄、復制、拍攝檔案內容。如需摘抄、復制、拍攝檔案，應經公司檔案管理部門同意，并簽訂保密協議。3.利用服務檔案管理部門應積極主動為利用者提供檔案查閱、借閱服務，提高服務質量和效率。根據利用者的需求，檔案管理部門可以提供檔案編研資料，如工程建設大事記、工程總結等，為工程建設和管理提供參考依據。利用工程檔案過程中，如發現檔案存在問題或需要進一步核實相關信息，檔案管理部門應協助利用者進行查找和核實。八、工程檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織公司成立工程檔案鑒定小組，由檔案管理部門、工程建設管理部門及相關專業技術人員組成，負責對到期的工程檔案進行鑒定。2.鑒定標準根據工程檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。對保管期滿但仍具有重要參考價值的檔案，應延長保管期限。對已失去保存價值的檔案，應列出銷毀清單，報公司主管領導批準后進行銷毀。3.銷毀程序檔案管理部門根據鑒定小組的意見，編制檔案銷毀清單，清單內容應包括檔號、案卷題名、編制單位、保管期限、銷毀原因等。經公司主管領導批準后，檔案管理部門會同相關部門共同對擬銷毀的檔案進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、人員等信息。銷毀清單應永久保存，作為檔案鑒定銷毀工作的依據。九、監督與檢查1.監督檢查內容工程建設各參建單位檔案管理制度的建立和執行情況。工程檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管等工作的質量和進度。工程檔案的查閱、借閱、鑒定銷毀等利用情況。2.監督檢查方式定期檢查：檔案管理部門會同工程建設管理部門定期對工程建設各參建單位的檔案管理工作進行檢查，檢查結果進行通報。不定期抽查：檔案管理部門對工程建設各參建單位的檔案管理工作進行不定期抽查，發現問題及時督促整改。專項檢查：針對工程建設中的重要環節或存在的突出問題，組織專項檔案檢查，確保檔案管理工作與工程建設同步推進。