黃河發(fā)電運營公司人事檔案管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范黃河發(fā)電運營公司（以下簡稱"公司"）人事檔案管理工作，提高人事檔案管理水平，有效地保護和利用人事檔案，為公司的人才選拔、任用、培訓、考核等提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司人事檔案由人力資源部集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自保存他人檔案或拒絕、拖延歸檔。2.真實、完整、準確原則。人事檔案應(yīng)如實反映員工的工作經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、獎懲情況等，確保檔案材料真實、完整、準確。3.保密原則。嚴格遵守保密制度，確保人事檔案信息不泄露。4.方便利用原則。建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和使用。二、人事檔案管理職責（一）人力資源部職責1.負責制定和完善公司人事檔案管理制度，并組織實施。2.負責收集、鑒別、整理、歸檔員工的人事檔案材料，確保檔案材料的齊全、完整、準確。3.負責辦理員工人事檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)，嚴格執(zhí)行保密制度。4.負責對公司人事檔案進行定期檢查和清理，確保檔案的安全。5.負責根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，做好人事檔案的信息化管理工作。（二）檔案管理人員職責1.認真學習和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)人事檔案管理的法律法規(guī)和公司的人事檔案管理制度。2.負責做好人事檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等日常工作，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序。3.嚴格遵守保密制度，不得泄露人事檔案內(nèi)容。4.定期對人事檔案進行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。（三）員工所在部門職責1.負責及時將本部門員工的各類人事檔案材料收集整理后移交人力資源部。2.協(xié)助人力資源部做好員工人事檔案的查閱、核實等工作。三、人事檔案內(nèi)容（一）履歷材料包括員工個人基本情況登記表、工作經(jīng)歷、學歷學位、培訓經(jīng)歷等相關(guān)材料。（二）自傳材料員工撰寫的個人成長經(jīng)歷等自傳性材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.員工年度考核、聘期考核、專項考核等材料。2.干部考察、民主評議、組織鑒定等材料。（四）學歷學位、培訓和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學歷學位證書復(fù)印件、學歷認證報告等。2.參加各類培訓的結(jié)業(yè)證書、培訓鑒定等材料。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任文件等。（五）政審材料1.政治歷史情況審查材料。2.入黨、入團材料。（六）黨團材料1.黨員年度民主評議、黨性分析等材料。2.團員年度評議等材料。（七）獎勵材料包括獲得的各級各類獎勵表彰的審批表、榮譽證書等。（八）處分材料受到黨紀政紀處分的決定、調(diào)查報告等材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資發(fā)放記錄等。2.職務(wù)任免文件、崗位變動通知等。3.出國（境）審批表、護照使用記錄等。（十）其他可供組織參考的材料如員工的健康體檢報告、勞動合同等。四、人事檔案的收集與整理（一）收集1.人力資源部定期發(fā)布人事檔案材料收集清單，各部門應(yīng)按照清單要求及時收集本部門員工的相關(guān)檔案材料，并在規(guī)定時間內(nèi)移交人力資源部。2.員工個人應(yīng)主動向所在部門提交需要歸檔的材料，確保檔案材料的完整性。（二）鑒別1.檔案管理人員對收集到的檔案材料進行認真鑒別，剔除不應(yīng)歸檔的材料，確保歸檔材料真實、準確、完整。2.對不符合要求的材料，應(yīng)及時與相關(guān)部門或個人溝通，要求補充或更正。（三）整理1.按照檔案內(nèi)容的分類，對鑒別后的檔案材料進行排序、編目、裝訂，做到整齊、規(guī)范。2.建立檔案目錄，包括檔案材料的名稱、日期、來源等信息，便于查閱和管理。3.為每份檔案建立檔案盒，在盒面上標注員工姓名、部門、檔案編號等信息。五、人事檔案的保管（一）保管要求1.設(shè)立專門的人事檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標準。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。（二）檔案存放1.按照員工類別、部門等進行分類存放，便于查找和管理。2.對重要檔案和長期保存的檔案應(yīng)進行專柜存放，并采取必要的保護措施。（三）檔案清點與核對1.定期對人事檔案進行清點，核對檔案數(shù)量、檔案內(nèi)容等，確保檔案的準確性和完整性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。六、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意，人力資源部負責人審批后，方可查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案材料上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。4.查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行認真核對，確保檔案的完整性。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由和借閱期限，經(jīng)所在部門負責人簽字同意，人力資源部負責人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責任。七、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工離職、調(diào)動工作單位等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的。2.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司要求需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的其他情況。（二）轉(zhuǎn)遞手續(xù)1.人力資源部開具《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并密封檔案。2.通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞人事檔案，嚴禁個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。3.接收單位收到檔案后，應(yīng)在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章，并及時反饋給人力資源部。（三）轉(zhuǎn)遞記錄1.建立人事檔案轉(zhuǎn)遞記錄，詳細記錄檔案轉(zhuǎn)遞的時間、去向、接收單位等信息。2.對檔案轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的解決措施。八、人事檔案的信息化管理（一）建立人事檔案信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立公司人事檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的電子化管理。2.將員工的基本信息、檔案材料等錄入信息系統(tǒng)，便于檔案的查閱、統(tǒng)計、分析等。（二）信息維護與更新1.檔案管理人員應(yīng)定期對人事檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保信息的準確性和及時性。2.員工的檔案材料發(fā)生變動時，應(yīng)及時在信息系統(tǒng)中進行更新。（三）信息安全管理1.加強人事檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保信息不泄露。2.定期對信息系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.采取必要的安全防護措施，如防火墻、防病毒軟件等，防止信息系統(tǒng)受到攻擊。九、人事檔案的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露人事檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱人事檔案的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，不得將檔案內(nèi)容告知無關(guān)人員。3.對涉及公司機密的人事檔案信息，應(yīng)采取加密、限制訪問等措施進行保護。（二）安全措施1.加強檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房安全。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。3.對自然災(zāi)害等突發(fā)事件，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，確保檔案的安全。十、人事檔案的檢查與清理（一）定期檢查1.人力資源部每年對人事檔案進行一次定期檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、安全性等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改，并記錄在案。（二）不定期抽查1.人力資源部不定期對人事檔案進行抽查，抽查比例不低于[X]%。2.對抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時督促相關(guān)部門或個人進行整改。（三）檔案清理1.對已超過保管期限、失去保存價值的人