外協外購管理辦法?一、總則1.目的為加強公司外協外購業務的管理，規范外協外購流程，確保外協外購產品和服務的質量、進度及成本符合公司要求，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司所有外協外購項目，包括但不限于原材料采購、零部件加工、產品組裝、技術服務、設備租賃等。3.術語定義外協：指本公司因生產、技術、設備等條件限制，將部分產品零部件、工序或服務委托給外部供應商進行加工或提供的業務活動。外購：指本公司向外部供應商購買原材料、零部件、設備、辦公用品等物品或服務的業務活動。供應商：指與本公司簽訂外協外購合同，提供產品或服務的外部單位。二、職責分工1.采購部門負責制定采購計劃，尋找、評估、選擇合格供應商，并建立供應商檔案。組織與供應商進行商務談判，簽訂采購合同或外協加工合同。跟蹤采購訂單的執行情況，協調解決采購過程中的問題。負責采購成本的控制和采購付款的審核與執行。2.技術部門提供外協外購產品或服務的技術要求和質量標準。參與供應商的技術評估和樣品檢驗，協助解決技術問題。對外協外購產品的技術變更進行審核和管理。3.質量部門制定外協外購產品的檢驗計劃和驗收標準。對外協外購產品進行檢驗和試驗，確保產品質量符合要求。對供應商的質量管理體系進行評估和監督，處理質量問題。4.生產部門根據生產計劃提出外協外購需求，提供生產進度要求。參與供應商的評估和選擇，協助跟蹤外協外購產品的進度。負責接收和檢驗外協外購產品，安排入庫或投入生產。5.財務部門參與采購合同的審核，負責采購資金的預算和支付安排。對外協外購業務進行財務核算和成本分析，監督采購成本的控制情況。協助處理與供應商的財務糾紛。6.其他部門根據公司規定和業務需要，配合采購部門、技術部門、質量部門、生產部門等做好外協外購相關工作。三、供應商管理1.供應商選擇供應商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商候選名單。對候選供應商進行初步調查，了解其基本情況、生產能力、質量控制、價格水平、服務能力等方面的信息。供應商評估：組成評估小組，由采購部門、技術部門、質量部門等相關人員參加，按照制定的評估標準對候選供應商進行評估。評估內容包括企業資質、生產設備、技術水平、質量管理體系、生產能力、價格、交貨期、售后服務等方面。根據評估結果，對供應商進行打分排序，選擇得分較高的供應商作為合格供應商。供應商審批：將評估合格的供應商名單提交公司管理層審批，審批通過后納入合格供應商名錄。2.供應商檔案管理采購部門負責建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估記錄、合作歷史、產品質量情況、交貨期情況、售后服務情況等內容。定期更新供應商檔案信息，確保檔案內容的準確性和完整性。3.供應商考核與評價考核指標：制定供應商考核指標體系，包括產品質量、交貨期、價格、服務等方面的指標。如產品合格率、交貨準時率、價格合理性、售后服務響應時間等。考核周期：根據實際情況，確定供應商考核周期，一般為季度或年度。考核方式：采購部門牽頭，組織技術部門、質量部門、生產部門等相關人員對供應商進行考核評價。通過查閱采購訂單執行記錄、檢驗報告、客戶反饋等資料，結合實地考察等方式，對供應商的各項指標進行評分。結果處理：根據考核評價結果，對供應商進行分類管理。對于考核優秀的供應商，給予一定的獎勵，如增加訂單份額、優先付款等；對于考核不合格的供應商，發出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，取消其合格供應商資格。四、外協外購流程1.需求提出生產部門根據生產計劃和庫存情況，提出外協外購需求，填寫《外協外購需求申請表》，詳細說明需求產品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、交貨期等信息。將《外協外購需求申請表》提交給采購部門，同時抄送技術部門和質量部門。2.采購計劃制定采購部門收到《外協外購需求申請表》后，進行匯總和分析。結合公司庫存情況、生產進度安排以及供應商的生產能力和交貨期等因素，制定采購計劃。在采購計劃中明確采購產品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、交貨期、預計采購金額、擬選供應商等信息。將采購計劃提交給相關部門審核，審核通過后執行采購計劃。3.供應商選擇與詢價根據采購計劃，采購部門從合格供應商名錄中選擇若干潛在供應商，向其發送詢價函或采購訂單，要求其報價。詢價函或采購訂單應明確產品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、交貨期、價格條款等內容。供應商收到詢價函或采購訂單后，應在規定時間內回復報價。采購部門對供應商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、質量可靠、交貨期有保障的供應商進行進一步的商務談判。4.商務談判與合同簽訂采購部門組織與選定的供應商進行商務談判，就產品或服務的價格、質量、交貨期、付款方式、售后服務等條款進行協商。技術部門和質量部門參與商務談判，對技術要求和質量標準進行明確和溝通。商務談判達成一致后，雙方簽訂采購合同或外協加工合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括產品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、交貨期、價格、付款方式、驗收標準、違約責任等條款。采購合同或外協加工合同簽訂后，由采購部門負責存檔，并將合同副本分發給技術部門、質量部門、生產部門等相關部門。5.訂單下達與跟蹤采購部門根據簽訂的合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確訂單編號、產品或服務名稱、規格、數量、交貨期、交貨地點等信息。采購部門建立訂單跟蹤臺賬，及時跟蹤供應商的訂單執行情況，包括原材料采購、生產進度、質量檢驗、包裝運輸等環節。定期與供應商溝通訂單執行情況，及時解決出現的問題，確保訂單按時、按質、按量完成。如發現供應商可能無法按時交貨或產品質量存在問題，應及時采取措施，如要求供應商加班趕工、更換供應商等，以減少對公司生產的影響。6.到貨驗收外協外購產品到貨前，采購部門應提前通知質量部門和生產部門做好驗收準備工作。質量部門按照驗收標準對到貨產品進行檢驗和試驗，檢驗內容包括外觀、尺寸、性能、質量證明文件等方面。對于重要的原材料或零部件，可進行抽樣送檢或進行全檢。生產部門參與到貨驗收，主要檢查產品的數量、規格是否與訂單一致，產品的包裝是否完好，是否滿足生產使用要求等。驗收合格的產品，由質量部門出具《驗收合格報告》，生產部門辦理入庫手續或直接投入生產。驗收不合格的產品，由質量部門填寫《不合格品處理單》，注明不合格原因，采購部門負責與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。7.付款管理財務部門根據采購合同約定的付款方式和期限，審核采購部門提交的付款申請。付款申請應包括訂單編號、供應商名稱、發票號碼、付款金額、付款理由等信息，并附上驗收合格報告、發票等相關憑證。財務部門審核通過后，按照公司資金審批流程進行付款。對于貨到付款的采購業務，在驗收合格后及時付款；對于預付款項的采購業務，按照合同約定的預付款比例支付預付款；對于分期付款的采購業務，按照合同約定的付款節點支付款項。財務部門定期與供應商核對往來賬目，確保付款金額準確無誤。如發現與供應商存在付款糾紛，應及時與供應商溝通協商解決，必要時通過法律途徑解決。五、質量控制1.技術要求明確技術部門在簽訂外協外購合同前，應向供應商提供詳細的技術要求和質量標準，確保供應商清楚了解產品或服務的技術要求。技術要求應包括產品的規格、型號、性能指標、工藝要求、原材料要求等方面的內容。2.樣品檢驗對于重要的外協外購產品或首次合作的供應商，在批量生產前，要求供應商提供樣品。技術部門和質量部門對樣品進行檢驗和測試，驗證樣品是否符合技術要求和質量標準。樣品檢驗合格后，方可進行批量生產。3.過程檢驗質量部門根據產品特點和生產工藝，制定外協外購產品的過程檢驗計劃。過程檢驗計劃應明確檢驗項目、檢驗方法、檢驗頻次、檢驗人員等內容。質量部門按照過程檢驗計劃對外協外購產品的生產過程進行檢驗和監督，確保產品質量符合要求。如發現質量問題，及時通知供應商采取糾正措施，整改合格后方可繼續生產。4.最終驗收外協外購產品生產完成后，質量部門按照驗收標準進行最終驗收。最終驗收應包括產品的外觀、尺寸、性能、質量證明文件等方面的檢驗。驗收合格的產品出具《驗收合格報告》，驗收不合格的產品按照《不合格品處理單》進行處理。5.質量問題處理如發現外協外購產品存在質量問題，質量部門應及時通知采購部門和供應商。采購部門負責與供應商溝通協商，要求供應商采取有效的糾正措施，如返工、返修、換貨、退貨等，以解決質量問題。質量部門對質量問題進行跟蹤和驗證，確保供應商采取的糾正措施有效，產品質量得到改進。對于多次出現質量問題的供應商，按照供應商考核與評價制度進行處理。六、進度管理1.進度計劃制定采購部門在與供應商簽訂合同后，應要求供應商制定詳細的生產進度計劃，并提交給采購部門審核。生產進度計劃應明確各個生產環節的開始時間、完成時間、責任人等信息。2.進度跟蹤與監控采購部門建立進度跟蹤臺賬，定期與供應商溝通生產進度情況，及時掌握生產進度動態。如發現供應商的生產進度可能影響交貨期，應及時與供應商協商解決，要求供應商采取加快生產進度的措施，如增加設備、人員加班等。3.進度協調與溝通在生產過程中，如因供應商自身原因或其他不可抗力因素導致生產進度延誤，采購部門應及時與供應商溝通協調，共同制定解決方案，采取有效的措施減少對交貨期的影響。同時，采購部門應及時向公司內部相關部門通報進度延誤情況，以便做好相應的調整和準備工作。4.交貨期管理采購部門嚴格按照合同約定的交貨期對供應商進行考核。如供應商未能按時交貨，采購部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。同時，采購部門應及時評估交貨期延誤對公司生產和銷售的影響，采取相應的措施進行補救，如調整生產計劃、安排緊急采購等。七、成本管理1.采購成本控制采購部門通過與供應商談判、招標、詢價等方式，爭取最有利的采購價格。在談判過程中，充分了解供應商的成本結構和市場行情，合理運用采購策略，降低采購成本。優化采購批量，根據公司的生產計劃和庫存情況，合理確定采購批量，以降低采購成本和庫存成本。加強采購過程中的成本管理，嚴格控制采購費用，如運輸費、保險費、檢驗費等，確保采購成本在預算范圍內。2.成本分析與核算財務部門定期對外協外購業務進行成本分析，對比采購成本與預算成本，分析成本變動原因。對采購成本較高的產品或服務，進行專項分析，查找成本高的原因，并提出改進措施。同時，財務部門做好外協外購業務的成本核算工作，準確記錄采購成本、運輸成本、檢驗成本、質量成本等各項費用，為成本控制提供數據支持。3.成本節約獎勵建立成本節約獎勵制度，對在采購過程中通過合理談判、優化采購方案、降低采購成本等方式為公司節約成本的部門或個人給予獎勵。獎勵方式可以包括獎金、榮譽證書等，以激勵員工積極參與成本控制工作。八、風險管理1.風險識別與評估采購部門會同相關部門對外協外購業務可能面臨的風險進行識別，包括供應商違約風險、質量風險、交貨期風險、價格波動風險、法律風險等。對識別出的風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據。2.風險應對措施供應商違約風險：選擇信譽良好、實力較強的供應商，簽訂詳細的合同，明確雙方的權利和義務及違約責任。加強對供應商的跟蹤和監督，及時發現供應商的異常情況，采取相應的措施防范違約風險。質量風險：嚴格控制供應商的選擇和評估，明確質量標準和檢驗要求。加強過程檢驗和最終驗收，及時發現和處理質量問題。要求供應商提供質量保證承諾和售后服務，對質量問題承擔相應的責任。交貨期風險：與供應商簽訂明確的交貨期條款，要求供應商制定詳細的生產進度計劃，并跟蹤進度執行情況。建立應急預案，如備用供應商、緊急采購等，以應對交貨期延誤的情況。價格波動風險：關注市場價格動態，與供應商協商簽訂價格調整條款或采用套期保值等方式鎖定價格。合理安排采購計劃，避免因價格波