公司企業文件和資料管理制度?一、總則1.目的為加強公司文件和資料的管理，確保文件和資料的完整性、準確性、系統性，提高工作效率，實現文件和資料的有效利用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各分支機構以及所有與公司有業務往來的外部單位。3.職責分工行政部門：負責公司文件和資料管理工作的歸口管理，制定和完善文件和資料管理制度，指導、監督各部門文件和資料的管理工作；負責公司文件的收發、登記、編號、歸檔、保管、借閱等工作；負責公司重要文件的起草、審核、印發等工作。各部門：負責本部門文件和資料的收集、整理、分類、編號、保管、借閱等工作；負責本部門文件的起草、審核、印發等工作；負責將本部門形成的文件和資料及時移交行政部門歸檔。檔案管理人員：負責公司檔案的整理、編目、裝訂、上架、保管、查閱、利用等工作；負責對公司文件和資料的管理情況進行檢查、監督和考核。二、文件和資料的分類與編號1.文件分類行政文件：包括公司的規章制度、通知、通報、報告、請示、批復、會議紀要等。業務文件：包括公司在經營管理、市場營銷、財務管理、人力資源管理、質量管理等方面形成的文件。技術文件：包括公司的產品設計圖紙、工藝文件、技術標準、檢驗規范等。合同文件：包括公司簽訂的各類合同、協議、意向書等。其他文件：包括公司的榮譽證書、資質證書、宣傳資料、培訓教材等。2.文件編號行政文件編號：由"公司簡稱+年份+流水號"組成，如"XX公司20XX年第XX號"。業務文件編號：根據業務類型進行分類編號，如"營銷字第XX號"、"財務字第XX號"等，編號格式為"業務類型簡稱+年份+流水號"。技術文件編號：按照技術文件的類別進行編號，如"設計圖字第XX號"、"工藝文件字第XX號"等，編號格式為"技術文件類別簡稱+年份+流水號"。合同文件編號：由"合同類別簡稱+年份+流水號"組成，如"采購合同字第XX號"、"銷售合同字第XX號"等。其他文件編號：根據文件的性質和用途進行編號，編號格式為"其他文件類別簡稱+年份+流水號"。三、文件和資料的起草與審核1.起草要求文件起草應符合國家法律法規和公司規章制度的要求，內容準確、完整、清晰、簡潔。文件起草應明確文件的主題、目的、適用范圍、主要內容、執行要求等。文件起草應使用規范的語言文字，避免使用模糊、歧義、生僻的詞匯和句子。2.審核要求文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核。審核內容包括文件的合法性、合規性、準確性、完整性、邏輯性等。部門負責人審核通過后，應提交行政部門進行審核。行政部門審核內容包括文件的格式、編號、字體、排版等是否符合公司要求。涉及公司重要事項、重大決策、重要政策等文件，應提交公司領導進行審批。四、文件和資料的收發與登記1.收文管理行政部門負責公司外來文件的簽收、登記、編號、分發等工作。行政部門收到外來文件后，應及時進行簽收，并檢查文件的完整性和準確性。如發現文件有破損、缺頁、模糊等情況，應及時與發文單位聯系。行政部門對簽收的外來文件進行編號，并填寫《文件收文登記表》，詳細記錄文件的名稱、文號、發文單位、發文日期、份數、密級等信息。行政部門根據文件的內容和性質，將文件分發至相關部門或人員，并做好分發記錄。2.發文管理各部門需要發文時，應填寫《文件發文審批表》，詳細說明發文的主題、目的、內容、發送范圍等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將《文件發文審批表》提交行政部門進行審核。行政部門審核內容包括文件的格式、編號、字體、排版等是否符合公司要求。行政部門審核通過后，將文件進行編號，并填寫《文件發文登記表》，詳細記錄文件的名稱、文號、發文單位、發文日期、份數、密級等信息。行政部門根據文件的內容和性質，將文件打印、蓋章，并分發至相關部門或人員。五、文件和資料的歸檔與保管1.歸檔范圍公司在經營管理、市場營銷、財務管理、人力資源管理、質量管理等方面形成的具有保存價值的文件和資料。公司簽訂的各類合同、協議、意向書等。公司的產品設計圖紙、工藝文件、技術標準、檢驗規范等。公司的榮譽證書、資質證書、宣傳資料、培訓教材等。其他與公司業務相關的具有保存價值的文件和資料。2.歸檔要求各部門應定期將本部門形成的文件和資料進行整理、分類、編號，確保文件和資料的完整性和準確性。各部門應在每年年底前將本年度形成的文件和資料移交行政部門歸檔。移交時，應填寫《文件歸檔清單》，詳細記錄文件的名稱、文號、形成日期、份數、密級等信息。行政部門收到各部門移交的文件和資料后，應及時進行整理、編目、裝訂、上架，確保文件和資料的安全保管。3.保管期限文件和資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的文件和資料包括公司的規章制度、重要會議紀要、重大決策文件、財務報表等。長期保管的文件和資料包括公司的業務文件、技術文件、合同文件等，保管期限一般為10年至30年。短期保管的文件和資料包括公司的一般性文件、臨時性文件等，保管期限一般為1年至5年。4.保管要求行政部門應建立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保文件和資料的安全保管。檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查、清點，如發現檔案有破損、缺頁、發霉、蟲蛀等情況，應及時采取措施進行修復和處理。檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理制度，保守檔案機密，不得擅自將檔案轉借、轉讓、銷毀或泄露給他人。六、文件和資料的借閱與利用1.借閱范圍因工作需要，公司內部人員可以借閱公司的文件和資料。因業務往來，與公司有合作關系的外部單位可以借閱公司的相關文件和資料。2.借閱要求公司內部人員借閱文件和資料時，應填寫《文件借閱申請表》，詳細說明借閱的文件和資料名稱、借閱目的、借閱期限等信息，并提交部門負責人審批。部門負責人審批通過后，將《文件借閱申請表》提交行政部門進行審核。行政部門審核通過后，辦理借閱手續，并將文件和資料提供給借閱人員。外部單位借閱公司的文件和資料時，應填寫《文件借閱申請表》，并提交公司相關部門負責人審批。公司相關部門負責人審批通過后，將《文件借閱申請表》提交行政部門進行審核。行政部門審核通過后，辦理借閱手續，并將文件和資料提供給借閱人員。借閱人員應嚴格遵守文件和資料的借閱期限，按時歸還借閱的文件和資料。如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。借閱人員應妥善保管借閱的文件和資料，不得擅自復印、轉借、轉讓、銷毀或泄露給他人。如發現文件和資料有損壞、丟失等情況，應及時向行政部門報告，并承擔相應的賠償責任。3.利用要求公司內部人員利用文件和資料時，應在行政部門指定的地點進行查閱，并遵守行政部門的相關規定。外部單位利用公司的文件和資料時，應在公司相關部門的陪同下進行查閱，并遵守公司的相關規定。利用文件和資料時，應注意保護文件和資料的安全，不得在文件和資料上涂改、標記、污損等。七、文件和資料的保密與銷毀1.保密要求公司文件和資料涉及公司的商業秘密、技術秘密、財務秘密等，應嚴格保密。檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理制度，保守檔案機密，不得擅自將檔案轉借、轉讓、銷毀或泄露給他人。公司內部人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得擅自將公司文件和資料泄露給他人。如因工作需要，確需查閱、使用公司機密文件和資料的，應按照公司的相關規定辦理審批手續。2.銷毀范圍已超過保管期限且無保存價值的文件和資料。因工作失誤、業務變更等原因形成的重復文件和資料。涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密等，且已不再需要的文件和資料。3.銷毀要求文件和資料需要銷毀時，應填寫《文件銷毀申請表》，詳細說明銷毀的文件和資料名稱、文號、形成日期、份數、密級等信息，并提交部門負責人審批。部門負責人審批通過后，將《文件銷毀申請表》提交行政部門進行審核。行政部門審核通過后，安排專人對文件和資料進行銷毀。銷毀文件和資料時，應采用適當的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保文件和資料的內容無法恢復。銷毀文件和資料時，應安排專人進行監督，并填寫《文件銷毀記錄》，詳細記錄銷毀的文件和資料名稱、文號、形成日期、份數、密級等信息，以及銷毀的時間、地點、方式等信息。八、文件和資料管理的監督與考核1.監督檢查行政部門應定期對公司各部門文件和資料的管理情況進行監督檢查，檢查內容包括文件和資料的收集、整理、分類、編號、保管、借閱、利用等情況。行政部門應建立文件和資料管理監督檢查記錄，對檢查中發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.考核評價行政部門應將文件和資料管理工作納入公司績效考核體系，對各部門文件和資料的管理情況進行考核評價。